請求書の書き方タイトル

請求書は、商品やサービスの対価を取引先に請求するために発行する書類です。

請求書は企業活動に重要な役割を果たす書類なので、請求書の正しい書き方や送り方のマナーを知っておきましょう。

請求書の書き方

請求書を書くには一般的にはエクセルなどの表計算ソフトがつかわれますが、手書きや請求や見積もりのできるソフトを利用するなど企業によって異なります。

請求書に必要な項目(サンプル)

請求書には法的に決まったフォーマットはありません。しかし、最低限必要な項目は決められています。

No.6625 請求書等の記載事項や発行のしかた(国税庁)

1.書類作成者の氏名又は名称
2.相手方の氏名又は名称
3.取引年月日
4.取引内容
5.取引金額(税込み)

これらを記載すれば、請求書としては成り立ちます。しかし、これだけでは相手先に不親切な場合もあるので実際によく使われる請求書には支払期限、振込先も明記してあることがほとんどです。

では、実際の請求書のサンプルと各項目について説明します。

請求書の説明のサンプル

1. 書類作成者の氏名又は名称

請求書を作成した会社名を記載します。個人の場合は個人名です。一般的には、会社名と郵便番号、住所、電話番号(FAX番号)、請求担当者の個人名なども記載します。

印鑑はなくとも法的には問題ありませんが、通常は会社名に少しかかるぐらいの位置に角印(個人の場合は個人の認印)を押します。

相手先によっては、社印を押さないと受け付けてくれない会社もあるので特に理由がなければ角印を押しておいた方が無難です。

2. 相手方の氏名又は名称

請求先の会社名を記載します。会社名は法的にも必須の項目ですが、郵便番号や住所、電話番号は必ずしも必要ではありません。請求書のテンプレートには住所や電話番号がついていることが多いです。

請求先につける敬称は、

会社名の場合は、「御中」
会社名+部署の場合は、「御中」
会社名+担当者の場合は「様」
個人宛の場合は「様」

となります。

3. 取引年月日

請求書を作成(発行)した日付です。請求書の発行は、相手側の経理処理の都合があるため取引年月日を指定されることもあります。

初めての場合は取引年月日を相手先に確認することがトラブルを避けるコツです。

4. 取引内容

商品名や提供したサービス名、その数量、単価、単位、金額などを記載します。取引によっては、単価や単位がない場合もあるので、不要な項目は記載しないこともあります。

複数の取引をまとめるため、取引内容の最下段には小計、小計にかかる消費税、小計と消費税を合わせた合計金額を計算しておくと親切です。

5. 取引金額(税込み)

請求書によって結局いくら支払えばいいのかを示す金額欄です。各取引の合計、消費税、それらを合計したものを大きく明記します。

消費税の端数は、切り捨てにするか、四捨五入にするか、切り上げにするか自分で選ぶことができますが、一度決めた処理を後で変えることはできません。

一般的には、端数を切り捨てにすることが多いようです。

6. 振込先

振込先は必須ではありませんが、銀行振込で受け取るたい場合は、間違いを防ぐためにも明記しておくことが望ましいです。また、振込手数料をどう扱うのかも明記しておいた方がトラブルが起きません。

振込手数料は、支払い側が負担する場合が多いですが業界の慣習や各企業の都合など確認が必要な場合もあります。

振込先は、以下のような情報を記載します。

「金融機関名」
「支店名」
「口座種別」
「口座番号」
「口座名義」

7. 支払期限

請求した金額を支払ってもらう支払期限を明記します。支払期限は、契約や発注を行った時点で決めておくことが一般的です。相手側の経理の都合などもあるので、相手側とすり合わせをしておいてください。

支払期限を決めておかないと、いつ支払をしてもらえるかわからず売上が上がっても現金がないという状態になるので、契約時に必ず確認すべきです。

その他の項目

取引条件や、特定の相手先との取引の場合には記載する項目も変わってきます。請求書には以下のような項目が必要な場合もあります。

請求書番号

請求書番号は、請求書を管理するための番号です。特に決まりはないため、自社でわかりやすいように番号をつけることができます。 例えば、年月日や自社で管理している取引先のNoなどをつければわかりやすくなります。

例:2019年11月21日に発行した1枚目の請求書
20191121-01

備考・特記事項

請求書に特別な条件があれば備考や特記事項の欄に明記します。

源泉徴収

特定の業種のフリーランスや個人事業主の人が、法人に請求書を発行する場合には源泉徴収税を記載しなければならない場合があります。

源泉徴収の対象となる取引は以下のようなものがあります。

1. 原稿料や講演料など
2. 士業の人に支払う報酬・料金
3. プロスポーツ選手やモデルに支払う報酬
4. タレントなどに支払う報酬
5. ホステスなどに支払う報酬

詳細は国税庁のHPで確認してください。

源泉徴収が必要な報酬・料金等とは

請求書の送付の仕方

請求書は一般的には郵送で送付しますが、FAXや電子メールで相手に送ることも可能です。ただし可能というだけで相手が郵送だけで受け付けることも多いので、送付の方法は必ず相手先に確認した方がいいでしょう。

郵送

請求書を郵送する方法

請求書を相手先に送るのに最もオーソドックスなのが郵送です。請求書を郵送する場合は宅急便のメール便は利用せずに普通郵便で郵送する必要があります。

1. A4用紙で請求書と送付状を作成
2. 作成した請求書、送付状をそれぞれを3つ折りにする
3. 長形3号(120mm x 235mm)の封筒に入れる
4. 封筒に相手先の住所を書く
会社名の場合は「御中」担当者宛ての場合は「様」
5. 封筒に「請求書在中」と書く(スタンプでも可)
6. 84円切手を貼る(郵便局で支払う場合は不要)
7. ポストに投函する(郵便局にもっていく)

FAX

FAXで送付する方法

FAXで請求書を送付する場合に気を付けることは、意外に送付ミスがあることです。請求書は重要な書類なので、送付後にメールや電話で送付した旨を伝えてもいいでしょう。

1. A4用紙で請求書とFAX送付状を作成
2. 送付状、請求書をFAXで送信

電子メール

電子メールを送信する方法

メールで請求書を送信する場合は、エクセルファイルやワードファイルではなくPDFファイルにして送信する必要があります。PDFファイルはエクセルやワードを保存するときに拡張子(*.PDF)を選ぶことで作成することができます。

1. 請求書をPDFで作成する
2. 請求書を送付するメールの文面を用意する
3. 相手のメールアドレスを入力してPDFを添付
4. 相手先にメールを送信する

請求書を簡単に作成するには

エクセルで請求書を作成する場合は、一からフォーマットをつくるのは結構大変なので、すでに項目が設定されているテンプレートを利用すると簡単です。

当サイトでも、請求書のエクセルテンプレートを無料でダウンロードすることが可能です。是非活用して下さい。

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