この記事ではエクセルやワードのFAX送付状テンプレートを紹介します。
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FAX送付状PDF作成ツール
FAX送付状テンプレート
FAX送付状の文例
FAX送付状の冒頭には簡単な挨拶文を入れるのがマナーになっています。挨拶文は、通常のビジネス文書のように時候の挨拶を入れても構いませんが、普段から付き合いのある相手だと冗長に感じてしまいます。
そのため、よく知っている取引先には「いつもお世話になっております。・・・」といった簡易な挨拶を添えて続けて用件に入るといいでしょう。
以下では、FAX送付状の見本文例をいくつか紹介します。
ビジネス文例１
下記の書類を送付致しますので、ご査収のほどよろしくお願い申し上げます。
ビジネス文例２
定例のミーティングの日程につきまして、次回の打ち合わせ日時が下記の通り決まりましたのでご連絡いたします。お忙しいことろ恐縮ですが、ご出席くださるようお願い申し上げます。
個人の文例
下記の通り書類を送付させていただきますのでご確認ください。
見積書の文例
さて、先日ご依頼いただきましたお見積書を送付させていただきます。ご査収くださいますようお願い申し上げます。
なお、何かご不明な点がございましたら、ご遠慮なくお問合せください。
ご検討のほどよろしくお願いいたします。
請求書の文例
早速ですが、先日納品いたしました商品に関しての請求書を作成いたしましたので、ご査収くださいますようお願い申し上げます。
FAX送付状のよくある質問
FAXを送信する際に、FAX送付状は必要なケースと不要なケースがあります。請求書や領収書、相手の会社の個人宛の連絡事項などは送付状が必要ですが、プレスリリースの依頼やFAX広告の送信などにはfax送付状なしとすることが通例です。
送り主の情報（会社名、部署名、担当者名、電話番号、FAX番号）、受け取り先の情報（会社名、部署名、担当者名）、日付、件名、本文、添付書類の有無、緊急度、送り主の署名または連絡先を記載することが一般的です。
FAX送付状に書く文例は、ビジネスシーンや個人間のやり取りに応じて使い分けることが重要です。ビジネスシーンでは丁寧でフォーマルな表現を使い、個人間のやり取りではカジュアルで親しみやすい表現を選ぶことが適切です。
FAX送付状は、手書きでも構いません。手書きで書く場合でも、件名、宛先・差出人の連絡先・日付・用件・送信枚数などの必要事項を記入してください。
FAX送付状は、書類の第一印象を決めるため最低限のレイアウトやデザインを心がけてください。おしゃれではなくとも、整頓した適切なレイアウト、フォント、文字サイズを選ぶことで、相手に対して良い印象を与えることができます。
FAX送付状を作成する際には、以下の点に注意してください。
・文字の大きさやフォントを統一する
・記載する情報を正確にする
・無駄な装飾は避ける
・丁寧な挨拶文を記載する
・受け取り先の情報が正確であることを確認する
受け取ったFAXに返信する場合は、返信とわかるようにすることが大切です。具体的には、FAX送付状の上部に「返信」と大きく書き、先方のFAXに自分の会社名や名前に「御中」や「様」が付いていれば二重線で消します。また相手先が「行」になっている場合は、「御中」「様」と敬称に直してください。
まとめ
最近では、ビジネス文書のやり取りにはメールを使うことが多くなりましたが、病院やセキュリティが重要な業界では、依然としてFAXが利用されることがあります。
FAXを利用して情報を送る際には、まずFAX送信状を送ることがマナーとされています。これにより、送付先や簡単なメッセージを伝えることができます。特に大企業の場合、部署や担当者を明確に記載しないと、相手が受け取るまでに遅延が生じることもあるため注意が必要です。
FAX送付状はどんなものを使ったらいいかわからない場合には、テンプレートを活用すれば、手間をかけずに簡単にFAX送信状を作成することができます。テンプレートを使って、効率的かつ丁寧なコミュニケーションを心がけましょう。
fax送付状のフォーマットや書式など書き方の詳細については以下の記事を参照してください。
FAX送付状の書き方
