委任状とは、手続きを指定した代理人に行ってもらうための文書です。
委任状は便利ですが、指定した代理人は、本人と同じ権限を持つため作成は慎重に行わなければなりません。
そう書くと何だか怖そうですが、ルールと注意点さえ守っていれば問題はありません。
このページでは、委任状の書き方、一般用の委任状テンプレートを無料ダウンロードもできます。
委任状を書く前にぜひ目を通しておいてください。
目次
委任状テンプレート(ワードひな形)
一般用に使える委任状のワードテンプレートです。作成日と宛先を上部に記入し、代理人、委任事項、委任者を記入するタイプのひな型です。
一般的なフォーマットなので、特に委任状の形式が決められていない委任事項に使用することができますが、手続きの種類によっては委任状の形式や必要な項目が決められている場合があります。
その場合は、役所や企業で決められている形式の委任状を使用してください。
委任状のpdfテンプレート
ワード版をPDFに変換したバージョンのテンプレートです。
ワード版では、わかりやすくするために住所などにダミーの文字を入れていますが、PDF版ではワードのないスマホなどで、そのまま印刷できるようにダミーをすべて抜いてあります。
委任状の書き方
委任状を書く際に重要ルールが、委任状は委任者が書くということです。よくある間違いとして、代理人欄を代理人が書いてしまうことですが、代理人欄も委任者が書くのが基本です。
ネットで配布されている委任状のテンプレートを利用する方も多いと思いますが、内容やフォーマットを記載するのはパソコンで構いませんが署名欄には自筆で捺印しなければなりません。
委任状の書き方の例
委任状のフォーマット
委任状には法的に決まった形式やフォーマットはありません。しかし委任状として成立するために最低限必要な項目というのはあります。
1. 委任状の作成日(委任した日付)
委任状を作成した日付を記載します。
2. 委任者の住所、氏名、(連絡先電話番号)
委任する方の住所、氏名を記載します。 連絡先電話番号の記入を求められる場合もあります。住所や氏名は、通常は自筆で記入します。不受理になってもう一度作成となると面倒なので必ず自筆で書きましょう。
3. 委任者への捺印
通常は実印や認印どちらでもいいですが、印章を用いて押したものが必要です。パソコンの電子印鑑やシャチハタ印などでは効力を認められません。
また、特に重要な取引や手続きの場合は実印が求められることもあります。手続きの必要書類に明記してあるので実印が必要かどうかを確認してください。
4. 代理人の住所、氏名、(生年月日)
代理人の住所、氏名を記載します。生年月日の記載が必須の場合もあるので確認しておいた方がいいでしょう。また、役所の窓口では、通常は代理人の本人確認(免許証、保険証、パスポートなど)が必要です。
5. 委任事項
代理人に委任する内容を具体的に記載します。依頼事項が複数ある場合は、1. 2. ..など番号を振ります。
（例：住民票の写しの申請、戸籍謄本の交付申請、印鑑登録の申請など）
なお、委任する内容によっては「に関する一切の行為」という文言を書かなければならない場合もあります。
6. 使用目的
自治体への書類申請の場合などは使用目的の欄が必要な場合があります。
（例：パスポートの取得、勤務先への提出など）
委任状に使う用紙
特に定められた用紙というのはないので、コピー用紙、便箋でもなんでもかまいません。
テンプレートを利用するなら通常のA4コピー用紙を使用して印刷したものを提出すればいいでしょう。
委任状に印紙は必要か
委任状は非課税なので収入印紙は必要ありません。
代理人は誰にすればいいのか？
自分が信頼して代理人に指定できる人を書きます。
委任状を作成するのは、役所での手続きなどを代行してもらうことが多いと思いますので、通常は税理士や行政書士などの名前を書くことが多いでしょう。
総会などの議決を委任する場合は、議長などの名前を書くことが多いですが、その会でフォーマットとどのように書くか決まっている場合が多いので確認すればいいでしょう。
委任状の作成で気を付けたいポイント
委任状は、自分の権限を代理で渡す文書なので、間違って作成してもらうと大変なトラブルになってしまうこともあります。そこで、委任状を作成する際に気を付けておくポイントについて解説します。
捨て印は押さない
文書の欄外に捨て印を押しておくと、文書の内容を訂正印なしでも内容の変更が可能になります。勝手に文書を変更されないためにも捨て印は押さない方がいいでしょう。
署名は本人が直筆し捺印
委任状の署名は、本人が自分で記入し押印するのが基本です。ワープロやパソコンで打った署名では受け付けてもらえない場合もあります。トラブルを防止するためにも、必ず自分で行いましょう。
余白がある場合は「以下余白」と書く
委任状にスペースがあると、あとから委任事項に勝手に委任項目を追記されてしまうといったトラブルが起きるかもしれません。そのため、委任状の下に余白ができたときは「以下余白」と記します。
白紙委任状には注意する
代理人や委任の項目を記載せずに、署名と捺印だけをしている委任状を「白紙委任状」といいます。
「白紙委任状」は、内容や代理人を自由に書けてしまうため、かなり危険なことにもなりかねません。「白紙委任状」を作成する場合には十分に注意してください。
委任状はコピーをとっておく
委任状は返還されないこともあるので、内容を確認するためにもコピーを保存しておいた方が安心できます。コピーを取っておくと万が一改ざんされても原本と違うことがわかります。
まとめ
委任状の書き方やワード、PDFテンプレート、作成における注意点などを紹介しました。
委任状は、指定すれば本人に代わってさまざまな行為を行える便利である反面、危険な文書です。委任状を作成する場合は、運用には十分な注意をはらってください。
