委任状とは、手続きを指定した代理人に行ってもらうための文書です。
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委任状テンプレート
汎用の委任状
一般的な用途に使えるシンプルな委任状テンプレートです。汎用の書式フォーマットなので、特に委任状の形式が決められていない場合、簡単に使用することができます。
免許証・課税証明の委任状
納税証明・住民票の委任状
異動・印鑑登録の委任状
転入届や転出届など転居するときに使用する委任状テンプレートです。
自動車に関する委任状
移転登録、変更登録、抹消登録のときに手続きを代理人に委任するときに使用できます。
国土交通省で発行されている委任状と同じですが、こちらはエクセルでダウンロードができます。
国土交通省：自動車 登録手続き
自治会の委任状
町内会などの自治会の議決に対する委任状です。総会などで使用できますが、内容を変更すればどのような議決でも使用できます。
委任状の記入例
委任状のひな形には、代理人(頼まれた人)、委任者(頼む人)の住所、氏名、用途に合わせて委任の内容を記載します。
- 代理人（頼まれた人）
- 委任の内容
- 委任日
- 委任者(頼む人)
手続きなどを代行してもらう人の住所や氏名を記載します。役所によっては生年月日や委任者との関係を記載させることもあります。
どのような手続きについて委任するかを記載します。証明書などの「取得」や手続きなど、委任する目的に合わせて記載します。
委任を行った日を記載ます。通常は委任状を作成した日になります。
委任を頼む人(本人)の住所や氏名、生年月日を記載します。電話番号は必要な場合と不要な場合がありますが、書類に不備があった場合などに連絡をしてくれる自治体などもあるので念のため記載しておいた方がいいでしょう。
また氏名欄は、自筆でなければ受け付けない場合もあるので自筆で記入した方が確実です。
委任状作成の注意点
委任状は、自分の権限を代理で渡す文書なので、間違って作成してもらうと大変なトラブルになってしまうこともあります。そこで、委任状を作成する際の注意点について解説します。
文書の欄外に捨て印を押しておくと、文書の内容を訂正印なしでも内容の変更が可能になります。勝手に文書を変更されないためにも捨て印は押さない方がいいでしょう。
委任状の署名は、本人が自分で記入し押印するのが基本です。ワープロやパソコンで打った署名では受け付けてもらえない場合もあります。トラブルを防止するためにも、必ず自分で行いましょう。
委任状にスペースがあると、あとから委任事項に勝手に委任項目を追記されてしまうといったトラブルが起きるかもしれません。そのため、委任状の下に余白ができたときは「以下余白」と記します。
代理人や委任の項目を記載せずに、署名と捺印だけをしている委任状を「白紙委任状」といいます。
「白紙委任状」は、内容や代理人を自由に書けてしまうため、かなり危険なことにもなりかねません。「白紙委任状」を作成する場合には十分に注意してください。
委任状は返還されないこともあるので、内容を確認するためにもコピーを保存しておいた方が安心できます。コピーを取っておくと万が一改ざんされても原本と違うことがわかります。
また、コピーを取った場合でも相手に提出するのは原本の方です。コピーは受け付けてもらえませんので注意してください。
委任状には、法令で定められた有効期限ちうものはありません。しかし、役所で使う委任状はあまりに古すぎると問題になるため、おおむね３か月となっている場合がほとんどです。
委任状を郵便で送る場合は、委任状をそのままよりも送付状を添付した方がより親切でしょう。送付状は、雛形を使えば簡単に作成することができます。
まとめ
今回は、フリーの委任状テンプレート(word、excel、pdf)や記入例、作成における注意点などを紹介しました。
委任状は、指定すれば本人に代わってさまざまな行為を行える便利である反面、取り扱いを間違えてしまうと危険な文書です。委任状を作成する場合は、運用には十分注意してください。
