お詫び状の例文とテンプレート

お詫び状といえば、社外のお客様や取引先に対してミスや事故を起こしてしまった時に謝罪をするためのビジネス文書です。

しかし、お詫び状の書き方を知らないと「失礼なやつだ!」とさらに怒りが増して逆効果になることも...

そこで、この記事では詫び状の書き方と例文テンプレートを紹介します。

お詫び状はパターンがいろいろあるので、例文をそのまま使うというわけにはいきませんが、近い例文を参考にしてみてください。

お詫び状の書き方

お詫び状の書き方のポイントは、大きく3つあります。お詫び状は、自分たちのミスで先方に迷惑をかけているので、言い回しや間違った書き方をしてしまうと、さらなる不信感や怒りをかってしまうこともあるので注意してください。

1.すぐに出す
2.率直な謝罪
3.可能な限り対策

お詫び状はすぐに出す

問題の発生がわかった場合迅速に対応することが最も重要です。問題の確認や調査もあるため、難しいことではありますが、お詫び状は問題が発覚してから2~3日以内には出すことが望ましいです。日頃から、問題に対する対応方法を整備するとスムーズに動くことができます。

率直に謝罪する

クレームに対して何でも謝罪する必要はなく、問題が起きた事実や背景、原因、責任の所在などについて調査し、自分たちに非がある部分については率直に謝罪します。

その際、問題になった経緯については正確に説明することで相手への誠意になります。ここをごまかしたり、あいまいにしたりすると相手が納得しないばかりかさらなるトラブルに発展することもあるので注意してください。

可能な限り対策案を出す

相手が困るのは、今後も同じミスが起こるのではないかということです。単なる謝罪だけでなく、起こしてしまった問題を再発させないためには、どういう対策をとるのかをきちんと示すことが必要です。

お詫びは直接会うことが大切
詫び状で気を付けなければならないのが、本来ならお詫びは直接会ってするべきということです。そのため、直接の謝罪が可能な場合は、詫び状は取り急ぎ書面で出したが、後程謝罪に伺うという意思を示した方がよいでしょう。

お詫び状のフォーマット

お詫び状のフォーマットは、特に決まっているわけではありません。会社に規定のフォーマットがあればそれを使用してください。

一般的なお詫び状のフォーマットは、ビジネス文書で使用する形式の書式をそのままタイトルや本文を変更して使用すればいいでしょう。

書く項目は、提出日(作成日)、宛先(相手先の企業名+所属+氏名、もしくは個人名)、提出者(会社名+所属+氏名)、タイトル、お詫び状の内容があればいいでしょう。それぞれの意味について説明します。

提出日

お詫び状を送付する年月日です。

宛先

お詫び状を出す相手のを指定します。
相手が企業なら、相手先の企業名+所属+氏名 様
相手が個人なら、相手の氏名 様

提出者(作成者)

お詫び状を作成した人の会社名と所属、氏名です。

タイトル

お詫び状の場合は「詫び状」だけにはせず、[不手際やミスの概要]のお詫び、や[不手際やミスの概要]の件とし詫び状であることがわかるようにします。

内容

お詫び状の内容は、文章にしてまずは誠心誠意のお詫びから、ミスや不手際が起こった原因、責任の所在を明らかにします。また、対応策があるならば、それも明記した方が詫び状として相手に納得してもらえる可能性が高まります。

お詫び状の例文とワードテンプレート

以下では、よくある問題に対するお詫び状の例文を紹介します。ワードのテンプレートも下部からダウンロードできるので参考にしてください。

納期遅延のお詫びの例文

 

令和〇年〇月〇日

株式会社〇〇〇〇
資材部 山田 太郎 様

株式会社××××
営業部 佐藤一郎
納期遅延のお詫び

 
拝啓 時下ますますご清栄のこととお慶び申し上げます。平素は格別のご愛顧を賜り厚く御礼申し上げます。
さて、〇月〇日付で貴社よりご注文いただきました弊社製品「○○○○」につきまして、出荷が遅れる見込みとなりました。貴社に大変なご迷惑をおかけしておりますことを心よりお詫び申し上げます。
この度の事態は、製品の発売後から予想を超える売行きにより、製造が追いつかない状況によるものです。
つきましては、お急ぎのところ誠に申し訳ありませんが、今しばらくのご猶予を賜りますようお願い申し上げます。
取り急ぎ、書中をもってお詫び申し上げます。

敬具

納期遅延のお詫びの例文テンプレート(ワード)

不良品混入のお詫びの例文

令和〇年〇月〇日

株式会社〇〇〇〇
資材部 山田 太郎 様

株式会社××××
営業部 佐藤一郎
不良品混入のお詫び

 
拝啓 時下ますますご清栄のこととお慶び申し上げます。平素は格別のご愛顧を賜り厚く御礼申し上げます。
さて、〇月〇日付で納品いたしました弊社製品「〇〇〇〇」につきまして、一部不良品が混入していたとのご連絡を頂いた件、誠に申し訳なく、深くお詫び申し上げます。
つきましては、不良品を回収し直ちに正常品とお取替えするように手配いたしました。従来、弊社では配送前の製品チェックおよび管理には十分気を付けておりますが、今回の事態についてはどこに不手際があったのか入念に調査をしております。今後はこのようなことがないように、細心の注意を払ってまいりますので、何卒変わらぬご愛顧を賜りますよう切にお願い申し上げます。
まずは、取り急ぎ、書中をもってお詫びとご報告を申し上げます。

敬具

不良品混入のお詫びの例文テンプレート(ワード)

お支払い遅延についてのお詫びの例文

令和〇年〇月〇日

株式会社 〇〇〇〇
代表取締役 山田 太郎様

株式会社××××
経理部 佐藤一郎
お支払い遅延についてのお詫び

 
拝啓 時下ますますご清栄のこととお慶び申し上げます。平素は格別のご愛顧を賜り厚く御礼申し上げます。
さて、〇月分の貴社へのお支払いにつきまして、ご催促の連絡をいただき、誠に申し訳ございません。すぐさま調査をいたしましたところ、弊社内の連携ミスによるものと判明いたしました。多大なるご迷惑をおかけしたことを深くお詫び申し上げます。
なお、代金は今月〇日に間違いなく振込みいたします。
今後は、このようなミスを起こすことのないよう厳重に注意いたしますので、何卒ご了承のほどお願いいたします。
まずは、取り急ぎ、書中をもってお詫び申し上げます。

敬具

お支払い遅延についてのお詫びの例文テンプレート(ワード)

請求書誤記についてのお詫びの例文

令和〇年〇月〇日

株式会社 〇〇〇〇
代表取締役 山田 太郎様

株式会社××××
経理部 佐藤一郎
〇月分請求書誤記についてのお詫び

 
拝啓 時下ますますご清栄のこととお慶び申し上げます。平素は格別のご愛顧を賜り厚く御礼申し上げます。
さて、〇月〇日付でお送り申し上げました請求書に誤りがありましたとのことで、誠に申し訳ございません。すぐさま調査をいたしましたところ、ご指摘のとおり弊社のミスによるものと判明いたしました。貴社には多大なるご迷惑をおかけしたことを深くお詫び申し上げます。
今後は、このようなことが二度とないようより一層の注意をはらってまいりますので、何卒ご容赦くださいますようお願いいたします。
つきましては、訂正いたしました〇月分の請求書を同封いたしましたので、宜しくご査収ください。なお、誤りのあった請求書は、誠にお手数ですが、破棄してくださいますようお願い致します。
まずは、取り急ぎ書中をもってお詫び申し上げます。

敬具

請求書誤記についてのお詫びの例文テンプレート(ワード)

ご注文品誤送のお詫びの例文

令和〇年〇月〇日

株式会社 〇〇〇〇
代表取締役 山田 太郎様

株式会社××××
経理部 佐藤一郎
ご注文品誤送のお詫び

 
拝啓 時下ますますご清栄のこととお慶び申し上げます。平素は格別のご愛顧を賜り厚く御礼申し上げます。
さて、〇月〇日付で納品いたしました商品「○○○○」につき、注文した商品と違うとのご連絡をいただきました。早速、弊社で調査を行いましたところ、貴社のご指摘通り誤った商品をお送りしたことが判明いたしました。
弊社の不手際により貴社には多大なるご迷惑をおかけしたことを、深くお詫び申し上げます。
つきましては、ご注文通りの商品を本日〇日に至急手配してお送りいたしますので、よろしくご査収いただきたく存じます。
なお、誤送いたしました商品については、誠にお手数をおかけしますが、商品到着と引き替えに配送業者へお渡しくださいますようお願い申し上げます。
今後は、このようなことが二度とないよう、より一層の注意をはらってまいりますので、何卒ご容赦くださいますようお願いいたします。
まずは、取り急ぎ書中をもってお詫び申し上げます。

敬具

ご注文品誤送のお詫びの例文テンプレート(ワード)

社員の態度に関するクレームの例文

令和〇年〇月〇日

株式会社 〇〇〇〇
〇〇部 山田 太郎 様

株式会社××××
〇〇部 佐藤一郎
弊社社員に対するご指摘の件

 
拝啓 時下ますますご清栄のこととお慶び申し上げます。平素は格別のご愛顧を賜り厚く御礼申し上げます。
さて、このたびは弊社社員の〇〇が貴社に貴社の××様に大変無礼な態度をとり、ご迷惑をおかけしたと知り、誠に遺憾の極みです。私の監督者としての責任を痛感いたすとともに、××様には心よりお詫び申し上げます。
〇〇には厳重に注意を与えており、当人も深く反省の意を示しておりますので、何卒ご容赦賜りますようお願い申し上げます。
二度とこのような不始末を繰り返すことがないよう、指導を徹底する所存でございますので、何卒、今後とも変わらぬお引き立てのほど、切にお願い申し上げます。
まずは、略儀ながら書中をもってお詫び申し上げます。

敬具

社員の態度に関するクレームの例文テンプレート(ワード)

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