お詫び状は、取引先やお客様に対してミスや事故などの不手際があった時に送付するビジネス文書です。率直に謝罪し、問題を解決するために誠意をあらわす必要があります。
今回は、word版のお詫びテンプレートをお詫び文の例文と共に紹介します。
お詫び状テンプレート(例文あり)
社外のお客様向けによくあるお詫び状の例文を紹介します。ワードのテンプレートを無料ダウンロードできるのでお詫び状を作成する際の参考にしてください。
納期遅延
株式会社〇〇〇〇
資材部 山田 太郎 様
営業部 佐藤一郎
拝啓 時下ますますご清栄のこととお慶び申し上げます。平素は格別のご愛顧を賜り厚く御礼申し上げます。
さて、〇月〇日付で貴社よりご注文いただきました弊社製品「○○○○」につきまして、出荷が遅れる見込みとなりました。貴社に大変なご迷惑をおかけしておりますことを心よりお詫び申し上げます。
この度の事態は、製品の発売後から予想を超える売行きにより、製造が追いつかない状況によるものです。
つきましては、お急ぎのところ誠に申し訳ありませんが、今しばらくのご猶予を賜りますようお願い申し上げます。
取り急ぎ、書中をもってお詫び申し上げます。
不良品混入
株式会社〇〇〇〇
資材部 山田 太郎 様
営業部 佐藤一郎
拝啓 時下ますますご清栄のこととお慶び申し上げます。平素は格別のご愛顧を賜り厚く御礼申し上げます。
さて、〇月〇日付で納品いたしました弊社製品「〇〇〇〇」につきまして、一部不良品が混入していたとのご連絡を頂いた件、誠に申し訳なく、深くお詫び申し上げます。
つきましては、不良品を回収し直ちに正常品とお取替えするように手配いたしました。従来、弊社では配送前の製品チェックおよび管理には十分気を付けておりますが、今回の事態についてはどこに不手際があったのか入念に調査をしております。今後はこのようなことがないように、細心の注意を払ってまいりますので、何卒変わらぬご愛顧を賜りますよう切にお願い申し上げます。
まずは、取り急ぎ、書中をもってお詫びとご報告を申し上げます。
支払い遅延
株式会社 〇〇〇〇
代表取締役 山田 太郎様
経理部 佐藤一郎
拝啓 時下ますますご清栄のこととお慶び申し上げます。平素は格別のご愛顧を賜り厚く御礼申し上げます。
さて、〇月分の貴社へのお支払いにつきまして、ご催促の連絡をいただき、誠に申し訳ございません。すぐさま調査をいたしましたところ、弊社内の連携ミスによるものと判明いたしました。多大なるご迷惑をおかけしたことを深くお詫び申し上げます。
なお、代金は今月〇日に間違いなく振込みいたします。
今後は、このようなミスを起こすことのないよう厳重に注意いたしますので、何卒ご了承のほどお願いいたします。
まずは、取り急ぎ、書中をもってお詫び申し上げます。
請求書誤記
株式会社 〇〇〇〇
代表取締役 山田 太郎様
経理部 佐藤一郎
拝啓 時下ますますご清栄のこととお慶び申し上げます。平素は格別のご愛顧を賜り厚く御礼申し上げます。
さて、〇月〇日付でお送り申し上げました請求書に誤りがありましたとのことで、誠に申し訳ございません。すぐさま調査をいたしましたところ、ご指摘のとおり弊社のミスによるものと判明いたしました。貴社には多大なるご迷惑をおかけしたことを深くお詫び申し上げます。
今後は、このようなことが二度とないようより一層の注意をはらってまいりますので、何卒ご容赦くださいますようお願いいたします。
つきましては、訂正いたしました〇月分の請求書を同封いたしましたので、宜しくご査収ください。なお、誤りのあった請求書は、誠にお手数ですが、破棄してくださいますようお願い致します。
まずは、取り急ぎ書中をもってお詫び申し上げます。
ご注文品誤送
株式会社 〇〇〇〇
代表取締役 山田 太郎様
経理部 佐藤一郎
拝啓 時下ますますご清栄のこととお慶び申し上げます。平素は格別のご愛顧を賜り厚く御礼申し上げます。
さて、〇月〇日付で納品いたしました商品「○○○○」につき、注文した商品と違うとのご連絡をいただきました。早速、弊社で調査を行いましたところ、貴社のご指摘通り誤った商品をお送りしたことが判明いたしました。
弊社の不手際により貴社には多大なるご迷惑をおかけしたことを、深くお詫び申し上げます。
つきましては、ご注文通りの商品を本日〇日に至急手配してお送りいたしますので、よろしくご査収いただきたく存じます。
なお、誤送いたしました商品については、誠にお手数をおかけしますが、商品到着と引き替えに配送業者へお渡しくださいますようお願い申し上げます。
今後は、このようなことが二度とないよう、より一層の注意をはらってまいりますので、何卒ご容赦くださいますようお願いいたします。
まずは、取り急ぎ書中をもってお詫び申し上げます。
社員へのクレーム
株式会社 〇〇〇〇
〇〇部 山田 太郎 様
〇〇部 佐藤一郎
拝啓 時下ますますご清栄のこととお慶び申し上げます。平素は格別のご愛顧を賜り厚く御礼申し上げます。
さて、このたびは弊社社員の〇〇が貴社に貴社の××様に大変無礼な態度をとり、ご迷惑をおかけしたと知り、誠に遺憾の極みです。私の監督者としての責任を痛感いたすとともに、××様には心よりお詫び申し上げます。
〇〇には厳重に注意を与えており、当人も深く反省の意を示しておりますので、何卒ご容赦賜りますようお願い申し上げます。
二度とこのような不始末を繰り返すことがないよう、指導を徹底する所存でございますので、何卒、今後とも変わらぬお引き立てのほど、切にお願い申し上げます。
まずは、略儀ながら書中をもってお詫び申し上げます。
接客態度に対するお詫び
□□ □□ 様
販売部部長 佐藤一郎
拝啓 時下ますますご清栄のこととお慶び申し上げます。平素は格別のご愛顧を賜り厚く御礼申し上げます。
さて、このたびは当〇〇〇〇 〇〇店のスタッフが□□ □□様に大変失礼な対応をしたことについて心よりお詫び申し上げます。〇〇店の責任者である私の監督不行き届きによるものであり、重ねて陳謝いたします。
ご指摘のスタッフには、厳重な注意を与えており、当人も深く反省しております。何卒ご容赦を賜りますようお願い申し上げます。
二度とこのような失礼な対応を繰り返すことがないよう、指導を徹底する所存でございます。今後ともご高配を賜りつつ変わらぬお引き立てのほど、切にお願い申し上げます。
まずは、略儀ながら書中をもってお詫び申し上げます。
打ち合わせ延期
株式会社 〇〇〇〇
〇〇部 山田 太郎 様
〇〇部 佐藤一郎
拝啓 時下ますますご清栄のこととお慶び申し上げます。平素は格別のご愛顧を賜り厚く御礼申し上げます。
さて、先日は弊社の勝手な都合から貴社に伺うことがかなわず、大変申し訳ございませんでした。お電話でも申し上げましたとおり、貴社訪問日に急な任務で海外支社へ出張せざるを得なくなりました。お忙しいところ勝手を申しますが、貴社への訪問日を来週以降に設定させていただきたいと存じますので、ご検討願えれば幸いです。
まずは、取り急ぎ書中をもってお詫び申し上げます。
イベント中止
株式会社 〇〇〇〇
〇〇部 山田 太郎 様
〇〇部 佐藤一郎
拝啓 時下ますますご清栄のこととお慶び申し上げます。平素は格別のご愛顧を賜り厚く御礼申し上げます。
さて、このたびは誠に勝手ながら、弊社主催の〇月〇日（〇）に開催予定のイベント「◯◯フェスティバル」につきまして、開催中止を余儀なくされることとなりましたので、ここに謹んでお詫び申し上げます。
開催中止の理由は、イベント会場となる◯◯公園において、安全上の問題が発覚し、イベント運営上の安全確保が困難と判断されたためです。皆様には、大変なご迷惑とご心配をおかけすることとなり、誠に申し訳ございません。
弊社といたしましては、今回のトラブルを受けまして、関係各所と連携しながら問題の解決に尽力し、改善策を講じてまいります。今後、再発防止に努めるとともに、皆様に信頼いただけるイベント運営に努めてまいりますので、何卒ご理解賜りますようお願い申し上げます。
まずは、取り急ぎ書中をもってお詫び申し上げます。
個人から個人へのお詫び状
個人宛のお詫び状を作成する場合は、手書きで縦書きするのが通例です。個人の場合は、時候の挨拶は必要なく、心からのお詫びをするという文面を心がけます。
個人間のお詫び状 例文
つきましては、再度ご訪問の機会をいただきたく、来週以降に設定させていただきたいと存じますので、ご検討いただければ幸いです。
取り急ぎ、お詫びかたがたご連絡まで。
お詫び状の書き方
お詫び状の書き方のポイントは、大きく３つあります。お詫び状は、自分たちのミスで先方に不快な思いをさせているので、悪い言い回しをしたり、間違った書き方をしてしまうと、さらなる不信感や怒りをかってしまうこともあるので注意してください。
２．率直な謝罪
３．問題の説明と原因の明確化
４．対策案の提示
５．フォローアップの約束
速やかに対応する
問題の発生がわかった場合、迅速に対応することが最も重要です。問題の確認や調査もあるため、難しいことではありますが、お詫び状は問題が発覚してから2～3日以内には出すことが望ましいです。日頃から、問題に対する対応方法を整備するとスムーズに動くことができます。
率直な謝罪
クレームに対して何でも謝罪する必要はありませんが、問題が起きた事実や背景、原因、責任の所在などについて調査し、自分たちに非がある部分については率直に謝罪します。
問題の説明と原因の明確化
その際、問題になった経緯については正確に説明することで相手への誠意になります。ここをごまかしたり、あいまいにしたりすると相手が納得しないばかりか、さらなるトラブルに発展することもあるので注意してください。
対策案の提示
相手が困るのは、今後も同じミスが起こるのではないかということです。単なる謝罪だけでなく、起こしてしまった問題を再発させないためには、どういう対策をとるのかをきちんと示すことが必要です。
フォローアップの約束
お詫び状の最後に、今後のフォローアップについて触れることが望ましいです。具体的なアクションや、定期的な報告などを約束することで、相手に対して信頼感や安心感を提供できます。また、相手が何か要望や質問がある場合に、適切な連絡先を明示することで、コミュニケーションの円滑化が図られます。
お詫びは直接会うことが大切
詫び状で気を付けなければならないのが、本来ならお詫びは直接会ってするべきということです。そのため、直接の謝罪が可能な場合は、詫び状は取り急ぎ書面で出したが、後程謝罪に伺うという意思を示した方がよいでしょう。
お詫び状のフォーマット
お詫び状のフォーマットは、特に決まっているわけではありません。会社に規定のフォーマットがあればそれを使用してください。
一般的なお詫び状のフォーマットは、ビジネス文書で使用する横書き形式の書式をそのままタイトルや本文を変更して使用すればいいでしょう。
書く項目は、提出日(作成日)、宛先(相手先の企業名＋所属＋氏名、もしくは個人名)、提出者(会社名＋所属＋氏名)、タイトル、お詫び状の内容があればいいでしょう。それぞれの意味について説明します。
提出日
お詫び状を送付する年月日です。
宛先
お詫び状を出す相手のを指定します。
相手が企業なら、相手先の企業名＋所属＋氏名 様
相手が個人なら、相手の氏名 様
提出者(作成者)
お詫び状を作成した人の会社名と所属、氏名です。
タイトル
お詫び状の場合は「詫び状」だけにはせず、[不手際やミスの概要]のお詫び、や[不手際やミスの概要]の件とし詫び状であることがわかるようにします。
内容
お詫び状の内容は、文章にしてまずは誠心誠意のお詫びから、ミスや不手際が起こった原因、責任の所在を明らかにします。また、対応策があるならば、それも明記した方が詫び状として相手に納得してもらえる可能性が高まります。
お詫び状を作成する際の注意点
お詫び状を作成する際には、以下の点にも注意してください。
文章は分かりやすく、簡潔にまとめる
自分たちの立場や非を認める表現を適切に使う
相手の気持ちや立場に立って考え、適切な言葉を選ぶ
お詫び状は、相手に対する誠意や信頼を築く重要なツールです。上記のポイントを踏まえて、相手が納得し、安心感を持ってもらえるようなお詫び状を心がけましょう。
