顛末書のテンプレート アイキャッチ

顛末書は、会社で大きな問題を起こしたときに経緯や状況を詳細に説明するための文書です。

しかし、通常は顛末書を作成することはそう多くないので、顛末書にはどんなことを書くのか?どんなフォーマットで書けばいいのかわかりませんよね。

この記事では、不祥事の原因別に顛末書の例文とテンプレートを紹介します。

自分の状況に近い例文テンプレートをダウンロードして内容を合うように修正することで、素早く自分だけの顛末書が作成できます。

社内への顛末書テンプレート

メール不具合

ネットワークの不具合により、メール送受信のトラブルが起こった場合の顛末書です。トラブルの発生期間や状況、原因、現況、対策などを記載します。

 
顛末書

 
令和2年2月20日(木) 17時に発生した社内ネットワークの不具合によるメールの送受信の不具合について、下記のような原因が判明いたしましたので、ご報告申し上げます。

1.トラブル発生期間:
令和2年2月20日17:12分 ~ 令和2年2月20日 20:40分

2.トラブル状況:
メールソフトからメールの送受信を行うと「サーバー接続エラー」が発生し、社内、社外共にメールの送受信ができない。

3.原因:
メールサーバーを指定しているDNSサーバーがダウンしたためメールサーバーに接続できなくなった。

4.現況:
DNSサーバーを復旧させることで、メールの送受信が可能となった。

5.対策:
現在1台のDNSサーバーの数を3台に増やすことで、DNSサーバーがダウンしても別のDNSサーバーで運用できるようにする。

以上

 

納期遅延

商品の納期が遅延している件についての顛末書のテンプレートです。例文では、大規模な地震による物流ストップによる遅延という設定になっています。

 
顛末書

 
このたび、弊社商品「〇〇〇〇」の納品が滞っている件について、下記のとおりご報告いたします。

1.原因:
〇〇年〇月〇日に〇〇国で大規模な地震が発生した。これにより、〇〇国にある「〇〇〇〇」の部品の製造元である××社からの物流がストップ。すでに製造済みの部品が出荷できない状態に陥っている。

2.現況:
弊社にある在庫分で納品作業を行っていたが、〇月〇日(〇)で在庫切れとなった。現在は、現地での情報収集に努め、〇〇国の物流が正常になるのを待っている状況。

3.対策:
割高ではあるが、国内で同等の部品を製造している△△社の製品を一時的に供給してもらい、現状の発注分は出荷できる見通し。その間は、「〇〇〇〇」の注文は一時的に停止する。××社からの部品供給が再開されれば、販売も再開する予定。

以上

 

交通事故

自分が社用車で交通事故を起こしてしまったときの顛末書です。謝罪の文を書きがちですが、あくまでも顛末書は詳細の説明と対策が中心です。

 
顛末書

 
このたび、令和〇年〇月〇日に私が起こした接触事故の詳細についてご報告申し上げます。

1.事故の日時・場所:
令和〇年〇月〇日(〇)〇時〇分頃 〇〇県〇〇市 ○○通り〇〇交差点

2.事故の経緯
社用車で〇〇店に商品を配送中に、〇〇通りの〇〇交差点で右折を行った際に、前方に停止していた普通乗用車に接触事故を起こし、先方の〇〇様の自家用車の車両を破損させてしまいました。

3.損害状況:
先方の〇〇様にはお怪我はありませんでしたが、先方の車両には後部の凹みとキズが数か所ありました。なお、先方の車両の修繕費〇〇万円は、弊社の負担ということで示談が成立しております。

4.事故の原因:
当方の前方不注意による事故と判明しております。

5.今後の対策:
今回の事故を反省して、今後は細心の注意を払って運転すること、安全運転を心がけることを肝に銘じます。

以上

 

部下の交通事故

部下が起こした交通事故について上長が責任者として顛末書を書くこともあります。その場合は、具体的に事実を報告し、今後どのように指導するかという対策を最後に記載します。

 
顛末書

 
このたび、当営業部の鈴木次郎が起こしました交通事故について、その事実関係をご報告いたします。

1.事故の発生日時と場所:
〇〇年〇月〇日(〇) 〇時〇分。
〇〇県〇〇町〇丁目交差点付近。

2.事故発生の状況:
鈴木が運転する当社の営業車が右折した際に、対向車線を直進してきた〇〇さんの運転する自家用車に接触。双方に怪我はなく、相手の車のフロント左前部に軽い凹みと擦り傷をつけた。

3.事故原因:
鈴木による前方不注意。

事故相手の運転手は幸い軽傷だったが、念のため〇〇病院で検査を受けていただくことになりました。事故相手に与えた損害に関しては保険会社で対応中です。今後は、今回の事故を教訓とし、部員内で車両の安全運転についての認識を徹底させることで、事故の再発を防止することを誓います。

以上

 

備品の紛失

会社から支給されている備品を紛失した場合の例文サンプルです。鍵や社員証など紛失して困る備品の場合は、再発防止のために顛末書の提出を求められる場合があります。

 
顛末書

 
このたび、私こと佐藤一郎が会社通用口の鍵を紛失したことについて、下記のとおりご報告いたします。

1.経緯:
〇〇年〇月〇日の勤務終了後、会社通用口を施錠し鍵を自宅へ持ち帰る。翌日出社時に鍵が紛失していることが判明しました。

2.現況:
帰宅経路を調査し、駅へ遺失物の問い合わせ、警察署へ紛失届を提出済み。しかし現在のところ鍵は見つかっておりません。

3.対策:
現在、鍵の保管を個々の社員に任せていますが、紛失しやすいという問題があります。会社の通用口の鍵は責任者が家に持ち帰らずに暗証番号によるキーボックスの利用や、指紋認証ができる電子錠の導入を検討します。

以上

 

遅刻

遅刻をしてしまった場合の顛末書の例文です。遅刻をした理由についてはさまざまですが、遅刻をした原因と対策が上司や会社に納得されるように記載します。

 
顛末書

 
令和〇年〇月〇日(〇)に株式会社〇〇様との打ち合わせに遅刻してしまいました。今回遅刻してしまった原因と今後の対策についてご報告申し上げます。

1.経緯:
令和〇年〇月〇日(〇)〇時に株式会社〇〇様の本社に伺う予定でしたが、その時間にはまだ就寝中で会社からの電話で目が覚めました。急いでお詫びのお電話をして1時間遅れで打ち合わせを行いました。

2.原因:
前日の送別会において自分の許容量よりも多量に飲食してしまい、飲みすぎにより予定していた時間に起きることができませんでした。

3.損害:
株式会社〇〇様との取引は保留となり、株式会社〇〇様および、自社の皆様からの信頼も損ねてしまいました。

4.対策:
大切な打ち合わせの前日には飲酒を止める
目覚ましの時間を打ち合わせの2時間前にする

以上

 

器物破損

会社から支給されている携帯電話を水没して破損してしまった時の顛末書の例文です。破損した原因や今後の対策について記載してあります。

 
顛末書

 
令和〇年〇月〇日(〇)に私は、会社より貸与されている携帯電話を自宅で水没させ、破損してしまいましたので、下記のとおりご報告いたします。

1.破損日時・場所:
令和〇年〇月〇日(〇)〇時頃、浴室の掃除をしていたときにポケットから落下し水没。

2.現況:
水没後すぐに引き上げて乾かしたが、電源が入らなくなった。携帯電話のサポートセンターに問い合わせたところ、水没による電子部品のショートで故障であり修理(修理費用 5,000円)が必要とのこと。

3.対策:
・浴室の清掃時には携帯電話を持たない。
・会社からの貸与品には細心の注意を払って取り扱う。

以上

標準的な顛末書の書式

内容や例文のない標準的な顛末書のワードテンプレートです。書式やレイアウトだけ必要で内容は自分で1から書く場合に利用できます。

社内用と社外用は、宛先や自社の情報の違いだけです。

社内用

社内への顛末書の場合は、上部に提出先の部署(役職)、自分の所属と氏名、顛末書のタイトルの直下にこの文書の説明、状況や原因、対策などを具体的に記述していきます。

 

社外用

社外への顛末書の場合は、上部に提出先の会社名、部署(役職)、自分の会社名と所属、氏名、顛末書のタイトルの直下に、挨拶文、この文書の説明、状況や原因、対策などを具体的に記述していきます。

 

 

まとめ

今回は、不祥事が起こった状況や内容別に顛末書の例文とテンプレートを紹介しました。

自分が顛末書を書く内容と完全に同じ例文テンプレートというのは、まずありません。そのため、ある程度近い内容の例文を探して自分の状況や原因に書き替えて作成するのがいいでしょう。

顛末書は、提出を求められたら早く作成した方が評価を得られます。是非テンプレートを参考にして顛末書を作成してください。

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