顛末書(読み方:てんまつしょ)とは、会社で問題を起こしてしまったときに経緯や状況を詳細に説明するための文書です。
顛末書を作成することはそう多くないので、顛末書にはどんなことを書くのか、どんなフォーマットで書けばいいのかわからない方が多いと思います。
今回は社会人が社内や社外で使える顛末書のテンプレートを紹介します。word版を無料ダウンロードできるので是非活用してください。
顛末書の書き方やフォーマットについては以下の記事を参照してください。
顛末書の書き方やフォーマット
標準的な顛末書テンプレート
内容や例文のない標準的な顛末書のワードテンプレートです。書式やレイアウトだけ必要で内容は自分で１から書く場合に利用できます。社内用と社外用は、宛先や自社の情報の違いだけです。
社内用
社内への顛末書の場合は、上部に提出先の部署(役職)、自分の所属と氏名、顛末書のタイトルの直下にこの文書の説明、状況や原因、対策などを具体的に記述していきます。
社外用
社外への顛末書の場合は、上部に提出先の会社名、部署(役職)、自分の会社名と所属、氏名、顛末書のタイトルの直下に、挨拶文、この文書の説明、状況や原因、対策などを具体的に記述していきます。
トラブル別の顛末書テンプレート
トラブルの内容付の顛末書テンプレートです。テンプレートにはサンプルの例文が記載されているので、自分が作成する顛末書に近いテンプレートをダウンロードしてください。社内向けと社外向け、各トラブル別に分かれています。
メール不具合
ネットワークの不具合により、メール送受信のトラブルが起こった場合の顛末書です。トラブルの発生期間や状況、原因、現況、対策などを記載します。
令和2年2月20日(木) 17時に発生した社内ネットワークの不具合によるメールの送受信の不具合について、下記のような原因が判明いたしましたので、ご報告申し上げます。
１．トラブル発生期間：
令和2年2月20日17:12分 ～ 令和2年2月20日 20:40分
２．トラブル状況：
メールソフトからメールの送受信を行うと「サーバー接続エラー」が発生し、社内、社外共にメールの送受信ができない。
３．原因：
メールサーバーを指定しているDNSサーバーがダウンしたためメールサーバーに接続できなくなった。
４．現況：
DNSサーバーを復旧させることで、メールの送受信が可能となった。
５．対策：
現在1台のDNSサーバーの数を3台に増やすことで、DNSサーバーがダウンしても別のDNSサーバーで運用できるようにする。
社内システムダウン
社内システムがダウンしたことにより、社内ネットワークの調査や原因について報告します。
令和〇年〇月〇日(〇)に発生した社内サーバー故障による社内システムの障害について、下記のような原因が判明いたしましたので、ご報告申し上げます。
１．トラブル発生期間：
令和〇年〇月〇日（〇）午前8時～ 令和〇年〇月〇日 午前10時ごろまで
２．トラブル状況：
社内システムが起動しないという第一報が午前8時にあり、社内ネットワーク全般をチェック。調査したところ、社内サーバーがダウンしていることが判明した。
３．原因：
社内サーバーで起動していたcronの挙動にバグがあり、データの抽出が終わらずサーバーに負荷がかかっていた。その状態で出社した社員が一斉に社内システムにアクセスしたため、サーバーがダウンした。
４．現況：
cronの処理を強制的に終了し、サーバーを再起動してすべての残っていたリソースを解放した。サーバーの再起動後は、問題なく稼働している。
５．対策：
データ抽出に使用しているcronの内容を再度見直し、今後は社内システムとデータ抽出用のサーバーを分けて運用することでサーバーダウンの影響を最小限にする。
納期遅延
商品の納期が遅延してクレームになった場合の顛末書のテンプレートです。例文では、大規模な地震による物流ストップによる遅延という設定になっています。
このたび、弊社商品「〇〇〇〇」の納品が滞っている件について、下記のとおりご報告いたします。
１．原因：
〇〇年〇月〇日に〇〇国で大規模な地震が発生した。これにより、〇〇国にある「〇〇〇〇」の部品の製造元である××社からの物流がストップ。すでに製造済みの部品が出荷できない状態に陥っている。
２．現況：
弊社にある在庫分で納品作業を行っていたが、〇月〇日（〇）で在庫切れとなった。現在は、現地での情報収集に努め、〇〇国の物流が正常になるのを待っている状況。
３．対策：
割高ではあるが、国内で同等の部品を製造している△△社の製品を一時的に供給してもらい、現状の発注分は出荷できる見通し。その間は、「〇〇〇〇」の注文は一時的に停止する。××社からの部品供給が再開されれば、販売も再開する予定。
交通事故
自分が社用車で交通事故を起こして車両破損してしまったときの顛末書(交通事故報告書)です。謝罪の文を書きがちですが、あくまでも顛末書は詳細の説明と対策が中心です。
このたび、令和〇年〇月〇日に私が起こした接触事故の詳細についてご報告申し上げます。
１．事故の日時・場所：
令和〇年〇月〇日（〇）〇時〇分頃 〇〇県〇〇市 ○○通り〇〇交差点
２．事故の経緯
社用車で〇〇店に商品を配送中に、〇〇通りの〇〇交差点で右折を行った際に、前方に停止していた普通乗用車に接触事故を起こし、先方の〇〇様の自家用車の車両を破損させてしまいました。
３．損害状況：
先方の〇〇様にはお怪我はありませんでしたが、先方の車両には後部の凹みとキズが数か所ありました。なお、先方の車両の修繕費〇〇万円は、弊社の負担ということで示談が成立しております。
４．事故の原因：
当方の前方不注意による事故と判明しております。
５．今後の対策：
今回の事故を反省して、今後は細心の注意を払って運転すること、安全運転を心がけることを肝に銘じます。
部下の交通事故
部下が起こした交通事故について上長が責任者として顛末書を書くこともあります。その場合は、具体的に事実を報告し、今後どのように指導するかという対策を最後に記載します。
このたび、当営業部の鈴木次郎が起こしました交通事故について、その事実関係をご報告いたします。
１．事故の発生日時と場所：
〇〇年〇月〇日(〇) 〇時〇分。
〇〇県〇〇町〇丁目交差点付近。
２．事故発生の状況：
鈴木が運転する当社の営業車が右折した際に、対向車線を直進してきた〇〇さんの運転する自家用車に接触。双方に怪我はなく、相手の車のフロント左前部に軽い凹みと擦り傷をつけた。
３．事故原因：
鈴木による前方不注意。
事故相手の運転手は幸い軽傷だったが、念のため〇〇病院で検査を受けていただくことになりました。事故相手に与えた損害に関しては保険会社で対応中です。今後は、今回の事故を教訓とし、部員内で車両の安全運転についての認識を徹底させることで、事故の再発を防止することを誓います。
備品の紛失
会社から支給されている備品を紛失した場合の例文サンプルです。鍵や社員証など紛失して困る備品の場合は、再発防止のために顛末書の提出を求められる場合があります。文例を少し修正すれば書類紛失などにも使えます。
このたび、私こと佐藤一郎が会社通用口の鍵を紛失したことについて、下記のとおりご報告いたします。
１．経緯：
〇〇年〇月〇日の勤務終了後、会社通用口を施錠し鍵を自宅へ持ち帰る。翌日出社時に鍵が紛失していることが判明しました。
２．現況：
帰宅経路を調査し、駅へ遺失物の問い合わせ、警察署へ紛失届を提出済み。しかし現在のところ鍵は見つかっておりません。
３．対策：
現在、鍵の保管を個々の社員に任せていますが、紛失しやすいという問題があります。会社の通用口の鍵は責任者が家に持ち帰らずに暗証番号によるキーボックスの利用や、指紋認証ができる電子錠の導入を検討します。
遅刻
遅刻をしてしまった場合の顛末書の例文です。寝坊や交通渋滞など遅刻理由についてはさまざまですが、遅刻をした原因と対策が上司や会社に納得されるように記載します。
令和〇年〇月〇日（〇）に株式会社〇〇様との打ち合わせに遅刻してしまいました。今回遅刻してしまった原因と今後の対策についてご報告申し上げます。
記
１．経緯：
令和〇年〇月〇日（〇）〇時に株式会社〇〇様の本社に伺う予定でしたが、その時間にはまだ就寝中で会社からの電話で目が覚めました。急いでお詫びのお電話をして1時間遅れで打ち合わせを行いました。
２．原因：
前日の送別会において自分の許容量よりも多量に飲食してしまい、飲みすぎにより予定していた時間に起きることができませんでした。
３．損害：
株式会社〇〇様との取引は保留となり、株式会社〇〇様および、自社の皆様からの信頼も損ねてしまいました。
４．対策：
大切な打ち合わせの前日には飲酒を止める
目覚ましの時間を打ち合わせの2時間前にする
器物破損
会社から支給されている携帯電話を水没して破損してしまった時の顛末書の例文です。破損した原因や今後の対策について記載してあります。
令和〇年〇月〇日（〇）に私は、会社より貸与されている携帯電話を自宅で水没させ、破損してしまいましたので、下記のとおりご報告いたします。
１．破損日時・場所：
令和〇年〇月〇日（〇）〇時頃、浴室の掃除をしていたときにポケットから落下し水没。
２．現況：
水没後すぐに引き上げて乾かしたが、電源が入らなくなった。携帯電話のサポートセンターに問い合わせたところ、水没による電子部品のショートで故障であり修理（修理費用 5,000円）が必要とのこと。
３．対策：
・浴室の清掃時には携帯電話を持たない。
・会社からの貸与品には細心の注意を払って取り扱う。
簡単な顛末書の書き方
顛末書の提出を会社から指示されるのは、発注ミスや納品ミス、システムの不具合や交通事故など業務において何らかの不具合が起き、会社に損害を与えてしまった場合です。
顛末書の目的は、謝罪でなく状況の説明や原因と対策といった今後のための記録と考察なので、抽象的な内容ではなく具体的に起こった事実と状況を分析した上での報告者の考えを中心にします。
また、記録として残すという側面も大事なため、なぜその不具合が起こったかの因果関係がわかるように順序だててまとめることも必要です。
社内向けのフォーマット
顛末書のフォーマットは、特に決まっているわけではありません。会社に規定のフォーマットがあればそれを使用してください。
一般的な社内向けの顛末書のフォーマットとしては、提出日(作成日)、宛先、提出者、タイトル、内容があればいいでしょう。それぞれの意味について説明します。
提出日
顛末書を提出する日付です。日付の指定がある場合はそれに従います。
宛先
顛末書を提出する人の役職と氏名です。社内向けでは所属（役職）と氏名だけでいいでしょう。
誰宛にするかは、社内規定に従います。
提出者
顛末書を作成した人の所属と氏名です。押印は会社によって違います。
作成時に聞いておきましょう。
タイトル
顛末書とだけ書きます。一般的にはタイトルには何に対する顛末書か書書ないことが多いです。
内容
顛末書のフォーマットとしては、何の顛末書かの概要を書いてから、記～以上に状況や原因を記載していきます。具体的に何を書くのかは、顛末書の種類によってかわるので例文を見て参考にしてください。
なお、顛末書テンプレートは以下の記事で紹介しています。無料ダウンロードできるので是非活用してください。
社外向けのフォーマット
顛末書は、通常は社内向けの文書なので社外に提出するということはあまりありません。(社外へは始末書や謝罪文、改善報告書などの文書を作成する)
しかし、社外へ顛末書を作成する場合もまれにあります。その場合の顛末書のフォーマットは、社内向けとほとんど同じです。
社外向けで大きく異なるのは簡単な挨拶文を入れること、トラブルの内容によってはお詫びの言葉を入れることです。
問題別の顛末書のポイント
顛末書は、ミスやトラブルの内容によって書き方が変わってきます。以下では、ミスの内容別に書き方のポイントを紹介します。
パワハラ
セクハラやパワハラなどのハラスメントでは、5W1Hを明確に、期間や場所、相手、行った行為、なぜ行ったかなどを相手に伝わるようにします。
顛末書では、謝罪は必要ありませんが今後の対策や解決策などを盛り込む必要があります。
遅刻
遅刻が頻繁で問題視される場合に顛末書を書く可能性があります。遅刻してしまう経緯を説明し、今後どのようにすれば遅刻せずに済むか解決策を記載します。
作業ミス
商品の破損、帳票のミスなど重大な作業ミスの場合には顛末書を書くことがあります。作業ミスでは、今後同じミスをおかさないために、状況やミスの影響などを箇条書きで簡潔に説明します。作業ミスでも点検や確認の徹底など対策を盛り込むことが必要です。
顛末書と始末書の違い
顛末書と始末書の大きな違いは、始末書は本人の過失で問題が起こったときに謝罪をすることが目的ですが、顛末書は謝罪ではなく、なぜ問題が起こったのか原因を分析して今後の再発防止のための文書です。
また、始末書は謝罪の意があるので、社内と社外のどちらにも提出することがあります。一方で、顛末書は社内での対策が本意のため、社外への説明やお詫びは始末書や詫び状という名称で提出することが多いです。
事実を報告することが目的
基本的には社内向け
謝罪をすることが目的
社内、社外どちらにも提出する
顛末書のよくある質問
顛末書を作成する際のよくある質問をまとめました。顛末書作成時に参考にしてください。
提出方法は、会社ごとに異なります。顛末書は通常はwordなどで作成して印刷しますが、会社によっては、ファイルをメールで添付して提出する場合などもあるので、上司に確認した方がいいでしょう。
顛末書を手書きするメリットは、文字によって反省や謝罪の意を伝えることができる点です。そのため、手書きの方が誠意があるように感じられます。しかし、見やすさや掛かる時間を考えるとパソコンで作成した方が良い場合もあるため、どちらがいいか一概には言えません。会社の規定もあるので、上司に確認した方がいいでしょう。
顛末書の内容で今後の処分を判断します。顛末書は、問題の原因や結果などの事実関係を把握するために書くので、顛末書を書く＝クビや処分というわけではありません。まずは誠意をもって顛末書を作成することが大切です。
顛末書まとめ
今回は、不祥事が起こった状況や内容別に顛末書のテンプレートを紹介しました。
自分が顛末書を書く内容と完全に同じ例文テンプレートというのは、まずありません。そのため、ある程度近い内容の例文を探して自分の状況や原因に書き替えて作成するのがいいでしょう。
顛末書や始末書などの反省文は提出を求められたら早く作成した方が評価を得られます。是非テンプレートを参考にして顛末書を作成してください。
謝罪文をメールで先に送付する場合は、以下の記事が参考になります。
謝罪文をメールで送る場合
