顛末書を書いた本とペン

顛末書といえば、会社て大きな問題を起こしてそれを詫びたり、説明したりする文書です。

でも、顛末書を書くというのはそうそう多くはないことなので顛末書の書き方を知らない人の方が多いでしょう。

出せばいいやと、適当な顛末書を作成すると何度もやり直しになって無駄な時間を使うことになります。

そこで、この記事では顛末書の書き方とフォーマットや例文を紹介します。

顛末書の書き方やフォーマットを学んで上司にOKをもらえる顛末書を書きましょう。

顛末書の書き方

顛末書の提出を会社から指示されるのは、発注ミスや納品ミス、システムの不具合や交通事故など業務において何らかの不具合や問題が生じた場合です。

顛末書の目的は、謝罪でなく状況の説明や原因と対策といった今後のための記録と考察なので、抽象的な内容ではなく具体的に起こった事実と状況を分析した上での作成者の考えを中心にします。

また、記録として残すという側面も大事なため、なぜその不具合が起こったかの因果関係がわかるように順序だててまとめることも必要です。

顛末書を提出するタイミング

一般的な顛末書を提出するタイミングは、不具合が起きているときではなく対応が終わって一段落した時です。

問題が起こっている最中では、時系列に問題の状況を書くことができないため正しい原因と対策がとれないという問題がでてきます。そのため、問題が収束した後に再度提出しなければならなくなってしまいます。

顛末書のフォーマット

顛末書のフォーマットは、特に決まっているわけではありません。会社に規定のフォーマットがあればそれを使用してください。

一般的な顛末書のフォーマットとしては、提出日(作成日)、宛先、提出者、タイトル、内容があればいいでしょう。それぞれの意味について説明します。

提出日

顛末書を提出する日付です。日付の指定がある場合はそれに従います。

宛先

顛末書を提出する人の役職と氏名です。
会社から指定された宛先を記入します。

提出者

顛末書を作成した人の所属と氏名です。押印は会社によって違います。
作成時に聞いておきましょう。

タイトル

顛末書とだけ書きます。一般的にはタイトルには何に対する顛末書か書書ないことが多いです。

内容

顛末書のフォーマットとしては、何の顛末書かの概要を書いてから、記~以上に状況や原因を記載していきます。具体的に何を書くのかは、顛末書の種類によってかわるので例文を見て参考にしてください。

顛末書のワードテンプレート

上記のフォーマットを踏まえて、何も書いていない顛末書のワードテンプレートが無料でダウンロードできます。

上部に、提出先の宛先と自分の所属と氏名、顛末書のタイトルの直下にこの文書の説明、状況や原因、対策などを具体的に記述していきます。

 

顛末書の例文

顛末書の例文3種です。システム障害、納期遅れ、部下の交通事故に関する例文を参照できます。

メールの送受信の不具合に関する顛末書の例文

令和〇年〇月〇日

情報システム部長
山田 太郎様

情報システム部1課
佐藤一郎
顛末書

令和2年2月20日(木) 17時に発生した社内ネットワークの不具合によるメールの送受信の不具合について、下記のような原因が判明いたしましたので、ご報告申し上げます。

1.トラブル発生期間:
令和2年2月20日17:12分 ~ 令和2年2月20日 20:40分

2.トラブル状況:
メールソフトからメールの送受信を行うと「サーバー接続エラー」が発生し、社内、社外共にメールの送受信ができない。

3.原因:
メールサーバーを指定しているDNSサーバーがダウンしたためメールサーバーに接続できなくなった。

4.現況:
DNSサーバーを復旧させることで、メールの送受信が可能となった。

5.対策:
現在1台のDNSサーバーの数を3台に増やすことで、DNSサーバーがダウンしても別のDNSサーバーで運用できるようにする。

以上

ネットワーク(メール送受信)の不具合の顛末書の例文テンプレート(ワード)

納期遅延に関する顛末書の例文

令和〇年〇月〇日

営業部長
山田 太郎様

営業部2課
佐藤一郎
顛末書

このたび、弊社商品「〇〇〇〇」の納品が滞っている件について、下記のとおりご報告いたします。

1.原因:
〇〇年〇月〇日に〇〇国で大規模な地震が発生した。これにより、〇〇国にある「〇〇〇〇」の部品の製造元である××社からの物流がストップ。すでに製造済みの部品が出荷できない状態に陥っている。

2.現況:
弊社にある在庫分で納品作業を行っていたが、〇月〇日(〇)で在庫切れとなった。現在は、現地での情報収集に努め、〇〇国の物流が正常になるのを待っている状況。

3.対策:
割高ではあるが、国内で同等の部品を製造している△△社の製品を一時的に供給してもらい、現状の発注分は出荷できる見通し。その間は、「〇〇〇〇」の注文は一時的に停止する。××社からの部品供給が再開されれば、販売も再開する予定。

以上

商品の納品遅延に関する顛末書の例文

部下の交通事故に関する顛末書の例文

令和〇年〇月〇日

株式会社 〇〇〇〇
代表取締役 山田 太郎様

営業部 課長
佐藤一郎
顛末書

このたび、当営業部の鈴木次郎が起こしました交通事故について、その事実関係をご報告いたします。

1.事故の発生日時と場所:
〇〇年〇月〇日(〇) 〇時〇分。
〇〇県〇〇町〇丁目交差点付近。

2.事故発生の状況:
鈴木が運転する当社の営業車が右折した際に、対向車線を直進してきた〇〇さんの運転する自家用車に接触。双方に怪我はなく、相手の車のフロント左前部に軽い凹みと擦り傷をつけた。

3.事故原因:
鈴木による前方不注意。

事故相手の運転手は幸い軽傷だったが、念のため〇〇病院で検査を受けていただくことになりました。事故相手に与えた損害に関しては保険会社で対応中です。今後は、今回の事故を教訓とし、部員内で車両の安全運転についての認識を徹底させることで、事故の再発を防止することを誓います。

以上

部下の交通事故に関する顛末書の例文 | ワード

顛末書と始末書の違い

顛末書と始末書の大きな違いは、始末書は本人の過失で問題が起こったときに謝罪をすることが目的ですが、顛末書は謝罪ではなく、なぜ問題が起こったのか原因を分析して今後の再発防止のための文書です。

すなわち、顛末書は、サーバー故障によるトラブル、災害による欠品、部下の交通事故といった、提出者の過失ではない場合に状況を報告すると覚えておけばいいでしょう。

また、始末書は謝罪の意があるので、社内と社外のどちらにも提出することがあります。一方で、顛末書は社内での対策が本意のため、社外には提出しません。

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