送付状(送り状)は、取引先に書類を送る時に一緒に送る文書です。送付状があれば、どのような書類を何部送ったのかわかりやすくなります。
送付状は絶対に必要ということはありませんが、マナーとしてできるだけ添付した方がいいでしょう。今回は送付状テンプレートをサンプル付きで紹介します。
登録なしでWord版とExcel版を無料ダウロードできるので送付状の作成に活用してください。
bz送付状PDF 作成ツール
送付状テンプレート
A4サイズの書類送付状テンプレートが14種類あります。ビジネス用なので、サンプルの宛先が会社になっていますが、名前と個人宛の住所にすることで個人用の送付状としても使用できます。
A4サイズ
A5サイズ
個人向け
資料送付時の挨拶文(例文)
資料請求があった場合に、資料を送付する際に付ける送付状の例文とエクセルテンプレートです。資料送付のときには、依頼に対するお礼と資料への疑問点などを解消できるように気軽に問い合わせができるような文面にしておくといいでしょう。
送付状のよくある質問
送付状を作成する際に、よく聞かれる質問をまとめました。送付状作成の際の参考にしてください。
送付状は、どのような書類を何部送ったか、誰から誰宛なのかという概要が書いてあるため、送付もれや宛先などに不備があっても確認できます。書類を確実に届けるという意味以外でも、送付状を付けるのは一般的なビジネスマナーなので、付けた方が相手の印象はいいでしょう。
送付状には、時候の挨拶や、拝啓～敬具などの頭語、結語を記載することもありますが、よく知っている取引先や、かしこまった挨拶が不要な相手の場合は、メールのように「いつもお世話になっております。」のような書き出しでもかまいません。
手書きの送付状でも失礼ではありませんが、「使いまわしができる」、「手書きよりキレイに作成できる」、「失敗してもすぐに修正できる」といった点からパソコンで作成した方が便利です。どうしても手書きで作成する必要がある場合は必要な項目を縦書きで作成してください。
送付状と共に送る書類の順番は、送付状を一番上にし、その後は、記書きで書いた順番に揃えて入れましょう。枚数が多い場合、送付状の記載と書類の並びが異なると確認が大変になります。
基本的にビジネスで使用する用紙はA4サイズで作成してください。
テンプレートでは、取引先やお客様向けの宛先になっています。社内向けの送付状の場合は、宛先を部署名、担当者名に変更します。時候の挨拶は不要で、挨拶文は「お疲れ様です。」など社内向けの書き方にします。
送付状自体は、就活時の履歴書の送付などでもフォーマットは同じです。ただし、宛先や挨拶文はビジネスと異なる場合もあるので、履歴書送付時の挨拶文に変更する方がいいでしょう。
個人から会社などに書類を送付する場合にも送付状自体は変わりません。テンプレートでは、送付者の欄が会社名、部署名、住所となっているので、個人の住所、氏名、連絡先(電話番号やメールアドレス)を記載すればいいでしょう。
送付状の作成に役立つ参考リンク
ハローワークインターネットサービス 送付状
大阪ハローワーク 添え状について
まとめ
送付状は、文書を相手に送る際に同封する添え書きのことです。送付状があると、どのような書類を何部送ったのかわかりやすいので書類がすべて正しく送付されているのか確認することが容易です。
送付状のフォーマットとしては、宛先、送付元（会社名、住所、連絡先）、簡単な挨拶、送付枚数、内訳などが必要です。
今回、紹介したテンプレートには必要な項目はすべてサンプルとして記載されているので、サンプルで記載されている宛先や送付元などを自分用に修正して活用してください。
