送付状（送り状・添え状）は、資料や申込書などの書類を送る際に一緒に同封することが推奨される文書です。
送付状は添付に法的な義務はありませんが、ビジネスマナーを重視する場合、適切に添付することが望ましいでしょう。本記事では、送付状テンプレートを使いやすい例文付きでご紹介し、書類送付の際に役立てられるようにしています。
bz送付状PDF 作成ツール
送付状テンプレート
A4サイズの送付状テンプレートが14種類です。ビジネス用なので、サンプルの宛先が会社になっていますが、名前と個人宛の住所にすることで個人用の送付状としても使用できます。
ビジネス向け
A4サイズ
A5サイズ
個人向け
資料の送付状
資料請求があった場合に、資料を送付する際に付ける送付状の例文とエクセルテンプレートです。資料送付のときには、依頼に対するお礼と資料への疑問点などを解消できるように気軽に問い合わせができるような文面にしておくといいでしょう。
送付状のよくある質問
送付状を作成する際に、よく聞かれる質問をまとめました。送付状作成の際の参考にしてください。
送付状は、どのような書類を何部送ったか、誰から誰宛なのかという概要が書いてあるため、送付もれや宛先などに不備があっても確認できます。書類を確実に届けるという意味以外でも、送付状を付けるのは一般的なビジネスマナーなので、付けた方が相手の印象はいいでしょう。
送付状には、時候の挨拶や、拝啓～敬具などの頭語、結語を記載することもありますが、よく知っている取引先や、かしこまった挨拶が不要な相手の場合は、メールのように「いつもお世話になっております。」のような書き出しでもかまいません。
手書きの送付状でも失礼ではありませんが、「使いまわしができる」、「手書きよりキレイに作成できる」、「失敗してもすぐに修正できる」といった点からパソコンで作成した方が便利です。どうしても手書きで作成する必要がある場合は必要な項目を縦書きで作成してください。
送付状と共に送る書類の順番は、送付状を一番上にし、その後は、記書きで書いた順番に揃えて入れましょう。枚数が多い場合、送付状の記載と書類の並びが異なると確認が大変になります。
基本的にビジネスで使用する用紙はA4サイズで作成してください。
テンプレートでは、取引先やお客様向けの宛先になっています。社内向けの送付状の場合は、宛先を部署名、担当者名に変更します。時候の挨拶は不要で、挨拶文は「お疲れ様です。」など社内向けの書き方にします。
送付状自体は、就活時の履歴書の送付などでもフォーマットは同じです。ただし、宛先や挨拶文はビジネスと異なる場合もあるので、履歴書送付時の挨拶文に変更する方がいいでしょう。
個人から会社などに書類を送付する場合にも送付状自体は変わりません。テンプレートでは、送付者の欄が会社名、部署名、住所となっているので、個人の住所、氏名、連絡先(電話番号やメールアドレス)を記載すればいいでしょう。
テンプレートのカスタマイズ方法
今回紹介した送付状のテンプレートは、当然ながらそのまま使うことはできません。自分の情報や相手先の情報に修正してください。以下に、テンプレートをカスタマイズして使用する方法について紹介します。
2: テンプレートの基本情報を入力する
3: 宛名・送り先の情報を入力する
4: 送付内容の詳細を記載する
5: 追加情報や注意事項を記入する
6: デザインやレイアウトをカスタマイズする
7: 確認・修正を行う
8: 送付状を印刷または電子メールで送信する
- 送付状テンプレートを選ぶ
- 基本情報を入力する
- 宛名・送り先の情報を入力する
- 送付内容を記載する
- 追加情報や注意事項を記入する
- デザインやレイアウトをカスタマイズする
- 確認・修正を行う
- 郵送または電子メールで送信する
まずは、自分のニーズに合った送付状テンプレートを選びます。
自分の会社名や住所、電話番号などの基本情報を入力してください。
送り先の宛名や住所、担当者名を記入します。
送付する書類や資料の種類や、それらに関する簡単な説明を書きます。
必要に応じて、追加情報や注意事項を記載してください。例えば、期限がある場合や、特別な手続きが必要な場合などです。
送付状の印象をより良くするため、必要があればデザインやレイアウトをカスタマイズします。会社のロゴを入れたり、フォントや色を変更することで、印象的な送付状に仕上げることができます。
作成した送付状をよく確認し、必要に応じて修正を加えます。誤字脱字や情報の抜け漏れがないか、デザインが適切かどうかをチェックしてください。
最後に、送付状を印刷し、書類と一緒に郵送するか、電子メールで送付状を添付して送信します。
まとめ
送付状は、書類や資料を相手に送る際に同封する添え書きのことで、受け取り側にとって非常に便利です。送付状があることで、送られてきた書類の種類や部数が一目でわかり、受け取った書類がすべて正しく送付されているかどうかの確認が容易になります。
送付状の標準的なフォーマットには、宛先、送付元（会社名、住所、連絡先）、丁寧な挨拶文、送付する書類の総枚数、内訳や目的などが含まれます。
これらの要素が適切に記載されていることで、受け取り側への印象も良くなります。
今回紹介する送付状テンプレートには、これら必要な項目がすべてサンプルとして記載されています。そのため、手間をかけずにサンプルに従って宛先や送付元などの情報を自分用に編集・修正し、効率的に送付状を活用することができます。
また、テンプレートによってはデザインやレイアウトが異なるため、自分のビジネスやブランドに合ったものを選択しましょう。
