議事録の書き方とフォーマット | 無料のエクセル・ワードテンプレート

議事録の書き方やフォーマットは、特に会社で教えてもらったことがないという人も多いと思いますが、会議の記録や共有という意味ではとても重要な業務です。

今回は、議事録の書き方とフォーマット、エクセルとワードでダウンロードできる無料のテンプレートを紹介します。

「はじめて議事録を書かなくてはならないけど、書き方がよくわからない」「会社で議事録のフォーマットを統一したい」といった人に参考になるでしょう。

議事録のフォーマット

議事録のフォーマットや書式に決まった形はありません。その会社で必要な項目、フォーマットで作成すればいいのですが、ある程度は議事録によく使われる項目というのは決まっています。

まずは一般的な議事録の書式とフォーマットを頭に入れてから自社に必要な項目を追加していくと効率よくオリジナルの議事録を作ることができます。

議事録に必要な項目

タイトル
作成日
作成者 部署+氏名
概要
日時
場所
出席者
議題
内容
決定事項
ToDo
備考
添付資料
次回予定
次回予定日時
次回予定内容
承認欄

作成日

議事録を作成した日付です。
会議日と同じとは限りませんがなるべく早めに作るのが望ましい。

この議事録を作成した人の部署名と氏名。

概要

どのような会議かという会議の内容の概略を記入する。

日時

会議を行った日付。必要があれば時間も記入する。

場所

会議を行った場所。

出席者

会議に出席した人の氏名を列挙する。
人数が多そうなら、多めに枠を取る。

議題

会議で話し合われる内容。
1つのことも複数のこともあるので、複数の場合は列挙する。

内容

会議で話し合われた内容を記述する。
長々と文章で記述するよりも、簡潔に箇条書きにした方が後で見やすい。
決定事項を別の欄に記述する場合は、内容だけで決定事項は書かない。

決定事項

最終的に、会議で達した結論をまとめる。
意外にも結論が出ないということもあるので、決まったこと決まらなかったことも書いておくと後で見返したとき便利。

ToDo

会議の結果を受けて、誰が何をいつまでにやるのかを記述する。

備考

内容や決定事項などに記入しなかった項目をここに書いておく。
なくてもよいが、あとから書き足したいこともあるので合った方が便利。

添付資料

会議に提出された資料があれば記述しておく。

次回予定日時

次回に会議が開催されることが決まっている場合は日時を記入。

次回予定内容

次回の会議の内容がわかっている場合は記入。

承認欄

上長に議事録の内容を承認してもらう場合の承認欄。

議事録の例文とサンプル

議事録を実際に書く時の基本は、会議の決定事項の記録と情報共有を意識して書きます。特に会議に出席している人たちには当たり前のことでも、後から読み返したり、その場にいなかった人にはわかりにくいことがあるのでわかりやすく書くことが重要です。

議事録の例文サンプル

議事録テンプレート

社内、社外の会議の時に必要な議事録テンプレートが無料ダウンロードできます。

エクセル版とワード版があり、カラーの無いシンプルなものから、デザインや色がついたおしゃれなものまで自分の会社の規定やプロジェクトのフォーマットに合わせて利用できます。

エクセル版

会議やミーティングで使える無料のエクセルテンプレートを紹介します。A4縦型の見やすい議事録テンプレートを用意しましたので、これらを元にして自社の共通フォーマットを作成してください。

テンプレートの使い方

・サンプル画像をクリックすると、大きな画像を表示できます。
・ファイルのダウンロードは、ダウンロードページで取得してください。
・エクセル形式でダウンロード可能です。
議事録テンプレート エクセル01

シンプル 議事録 縦 エクセル01(押印欄なし)
議事録テンプレート エクセル02

シンプル 議事録 縦 エクセル02(押印欄あり)
議事録テンプレート エクセル03

シンプル 議事録 縦 エクセル03
議事録テンプレート エクセル04

シンプル 議事録 縦 エクセル04
議事録テンプレート エクセル05

議事録テンプレート 縦 エクセル05
議事録テンプレート エクセル06

議事録テンプレート 縦 エクセル06
議事録テンプレート 縦 エクセル08

議事録テンプレート 縦 エクセル08

A4横タイプ

議事録テンプレートA4横

議事録テンプレート 縦 エクセル07

ワード版

議事録のワード版テンプレートです。上記のエクセル版の01, 02, 03, 06と同じテンプレートをワードフォーマットにしています。エクセル版とワード版の使いやすい方で利用してください。

テンプレートの使い方

・サンプル画像をクリックすると、大きな画像を表示できます。
・ファイルのダウンロードは、ダウンロードページで取得してください。
・ワード形式でダウンロード可能です。
議事録テンプレート ワード01

シンプル 議事録 ワード01(押印欄なし)
議事録テンプレート ワード02

シンプル 議事録 ワード02(押印欄あり)
議事録テンプレート ワード03

シンプル 議事録 ワード03
議事録テンプレート ワード06

シンプル 議事録 ワード04

議事録の目的

議事録の書き方を学ぶ前に、議事録の目的を確認しておきましょう。議事録は、会議やミーティングの内容や決まったことを記録するための文章です。

会議の内容や決定事項なら、「参加していた人たちは、すべてわかっているから議事録なんていらない」と思いがちですが、欠席してしまった人に共有したり、後で忘れてしまっても思い出せるように記録するという目的があるんです。

つまり、議事録の目的とは、

・ 会議の内容を後で思い出せるようにする
・ 会議に出席していない人にも共有する

ということになります。

議事録の書き方とコツ

会議やミーティングで議事録を書くことは非常に重要です。議事録を書くことで以下のような目的を達成することができます。

会議に出席した人たちの認識を合わせる
会議に出席しなかった人にも内容を伝える
会議での決定事項を後で参照できる

書き方のコツ1:フォーマットを統一する

議事録のフォーマットが社内で決められていない場合、それぞれの記録者が自分の使いやすいフォーマットで議事録を書いてしまうことがよくあります。

議事録がバラバラの書式だと、後から見返したときに読みにくいばかりか、必要な項目がなかったりするので会社に統一されたフォーマットがない場合は、どの書式を使うのかを始めに決めておくといいでしょう。

書き方のコツ2:目的を明確にしておく

目的を明確にしておくと、後から読み返したときに何の議事録か、結果はなにかがわかりやすくなります。

何時間も会議をして結局何の会議だったのかわからなかったというのはよくある話です。前回の話を繰り返すといったことも避けるために、次回のテーマや目的などもきちんと記しておくと無駄な時間をさけることができます。

書き方のコツ3:不明点はその場で確認する

不明点が多い議事録は、取ってないのと同じで後から読み返したときに読みにくくなります。

議事録をとっていると、書くことに夢中で聞き漏らしたり、何が議題なのかわからないまま書き続けるということがおこります。後になってからは、忘れてしまうことも多いので、議事録はその場で書き、不明な箇所は確認しておきましょう。

議事録が簡単に作成できる音声認識ツール

未だに議事録はエクセルやワードで作成するという企業が多いですが、議事録を音声認識で自動的に作成してくれたり、議事録の履歴をWebで共有可能という便利なサービスなども提供されています。

ここでは、そんな議事録を作成するのに便利なツールを紹介します。

Googleドキュメント

Googleドキュメントの自動文字起こし機能を使えば無料で議事録の作成が楽チンに!GoogleドキュメントはMicrosoftのWordに似たテキストエディタですが、ネットで共有することもできるので、音声認識で作成、共有がスムーズにできます。

だだし、音声認識は、さすがに完ぺきではないので見直しと修正はある程度必要です。それでも、誰かがずっと記録係をする必要もなくなり議事録の作成はかなり効率がよくなります。

https://www.google.com/intl/ja_jp/docs/about/

GIJI

音声認識ができるWebで議事録を作成するためのツールです。日本語・英語・中国語・韓国語の4各国に対応しているので、海外との打ち合わせにも問題なく利用できます。

音声認識マイクで会議の音声を認識し、次々に発言をテキスト化。記録係が、議事録を一生懸命書かなくとも自動的に議事録が完成してしまいます。

クラウド型のツールなので、作成中の議事録は各メンバーとリアルタイムで共有が可能、会議中にも全員で同時編集できるので会議が終われば議事録を共有と承認が楽になります。

https://web.giji.io/

COTOHA Meeting Assist

NTTコミュニケーションズ株式会社が提供している「COTOHA Meeting Assist」は、人工知能により会話をテキストに変換する議事録自動作成ツールです。

月額5万円~(ディスク容量や録音時間で異なる)と費用はかかりますが、定例のミーティングが多いなど議事録を作成する機会がある会社では重宝するかもしれません。

また、日本語、英語、中国語など10種類の言語に同時翻訳が可能なので、海外との会議も通訳や翻訳ソフトを介さずにスムーズに行えるのが強みです。

https://www.ntt.com/business/

Smart書記

Smart書記は、会議や取材、講演などの記録が必要な場面でマイクから収音した音声を、AIによる音声認識でテキスト化するソフトです。

クラウド型なので、PC、タブレット、スマホなどの環境で使用可能。また、話者が複数でも会話が一つの収録としてリアルタイムに共有できます。

費用は月200時間で10万円と他のツールよりかかりますが、初期費用や保守費用なし、利用人数は無制限なので用途があえば、決して高いとはいえないでしょう。

https://smartshoki.jp/index

AmiVoice

アドバンス・メディアの音声認識技術 AmiVoiceは、会議・講演会・インタビュー等の発言を自動でテキスト化してくれるソフトウェアです。

ディープラーニング技術によって、高い文字認識率があり、面倒な文字起こし業務を機械に任せることが可能。議事録作成業務の負担軽減、コスト削減、スピードアップができます。

https://www.advanced-media.co.jp/

まとめ

今回は議事録について、書き方やフォーマット、テンプレートを紹介しました。

議事録で大事なのは、

会社でフォーマットを統一すること
会議の目的を明確にしておくこと
不明点はその場で確認する

といった3つのことです。これらのポイントを抑えることで、会議の目的や結果を共有でき、時間ばかりで何が決まったのかわからないという会議を避けることができます。

議事録のフォーマットやテンプレートに関しては、このページでも無料でダウンロードできるので自社の統一した議事録の作成に役立ててください。

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