工場で業務日報を書く人

業務日報といえば、上司に報告するための面倒な作業という認識の人が多いですが、なんとなく書いているだけでは評価も上がりません。

日報を振り返ることで、後から自分の仕事の記録として、改善や作業効率アップに役立てることもできます。

また、業務の進捗を上司やチームのメンバーに共有することでプロジェクトを円滑に行うという意味でも重要な作業です。

とはいえ、業務日報や営業日報を一から作るのも面倒ですよね。今回は日報の具体的な書き方やすぐに使える日報テンプレートを紹介します。是非活用してください。

業務日報のエクセルテンプレート

業務日報テンプレート エクセルA4縦01

業務日報テンプレート エクセルA4縦01
業務日報テンプレート エクセルA4縦02

業務日報テンプレート エクセルA4縦02
業務日報テンプレート エクセルA4縦03

業務日報テンプレート エクセルA4縦03
業務日報テンプレート エクセルA4縦04

業務日報テンプレート エクセルA4縦04
業務日報テンプレート エクセルA4縦05

業務日報テンプレート エクセルA4縦05
業務日報テンプレート エクセルA4縦06

業務日報テンプレート エクセルA4縦06

作業日報のエクセルテンプレート

作業日報テンプレート エクセルA4縦01

作業日報テンプレート エクセルA4縦01
作業日報テンプレート エクセルA4縦02

作業日報テンプレート エクセルA4縦02

営業日報のエクセルテンプレート

営業日報テンプレート エクセルA4縦01

営業日報テンプレート エクセルA4縦01
営業日報テンプレート エクセルA4縦02

営業日報テンプレート エクセルA4縦02
営業日報テンプレート エクセルA4縦03

営業日報テンプレート エクセルA4縦03
営業日報テンプレート エクセルA4縦04

営業日報テンプレート エクセルA4縦04

業務日報の書き方

業務日報の目的は、「自分が1日に何をしたのか記録」すること、「上司やチームメンバーへの報告」です。

相手に読んでもらう、後から自分で読み返すことを考えると

業務日報を決まったフォーマットにする
簡潔に業務の報告をする

ということが大切です。

フォーマットは業務日報を書き始める前にエクセルやワードでテンプレートを作成し、それをコピーして必要な箇所を埋めていくとみる方も同じフォーマットなので見やすくなります。

そして、業務内容を簡潔に書くことも重要です。長々と文章で書くと読むほうも何がポイントなのかわかりません。ポイントをおさえ箇条書きで書くことでスッキリとした業務日報を書くことができます。

業務日報に必要な項目

業務日報には決まったフォーマットがないため、自分で自由に項目を設定することができます。会社で決まったフォーマットがあるならそれを使用すべきですが、特に決まりがないなら一般的には作業と結果、課題などを書いていけばいいでしょう。

今日の作業

今日行う作業を簡潔に記します。複数ある場合には複数の作業を書いてください。

今日の進捗・結果

今日行った作業の進捗や結果を書きます。感覚的な書き方ではなく、具体的な数値を用いて書くと良い報告になります。

例:

多くの商品を発送した ×
12件の商品を発送 残4件 〇

プレゼン作成 ×
〇〇向け プレゼン作成(進捗率70%) 〇

課題・改善点

業務を行った時に起きた問題点、お客様から指摘されたこと、それに対する改善策があれば同時にそれも記します。

明日の作業

明日の作業がわかっていればこの欄に記載します。
ここも簡潔かつ具体的に記入することが大事です。

効率よく日報を書くコツ

日報を書く人の多くは1日の業務の終わりに作業を思い出しながら一気に書き上げるという人が多いと思います。

しかし、作業が終わってから振り返って書こうとすると最初の方の作業がなかなか思い出せなかったり、何を書いたらいいのか悩んでしまうということにもなりかねません。

日報を効率よく書くためには、1日の最初から日報を意識して作業ごとに小まめに日報を書くことです。

作業で作成した資料の進捗、どこがポイントでどこが課題なのか、反省点など最初から日報を書くことを意識してこまめに日報を書いていけば退社前にうなりながら日報を書くこともありません。

営業日報を効率よく書くコツ

営業日報は1日の終わりに書くと、1日の仕事終わりで疲労している上にどのような行動をしたのか思い出さなければならず適当に報告書を仕上げてしまいがちです。

毎日の営業日報を効率よく書くためには、訪問が終わったタイミングで随時メモを残しておくことです。

打ち合わせや商談などの営業活動が終わった段階では、記憶も明瞭ですし頭をひねって思い出さなくともスムーズに内容を書いておくことができます。

1日の最後に営業日報を決まったフォーマットで書き上げますが、随時メモをしておいたものを見ることであまり考えずに書き写すだけで日報が完成します。

売上のあがる営業日報にするには

売上を上げる営業日報を書くには、単なる報告だけではなく次の営業活動に活かす日報を書くことです。

営業日報を「上司に報告しなければならないから...」という目的で書いていれば、単なる営業の記録なので過去の反省や営業力の向上には役に立ちません。

次に活かすための営業日報は、今日行った行動を反省し改善案を考えるといいでしょう。

スポーツでも、試合に勝っても負けても「良かったプレー」「悪かったプレー」「課題や方針」を1試合ごとにやるのが普通です。

営業活動でも、商談のときに「良かった反応」「響かなかった反応」「時間配分」「資料の良し悪し」など反省すべき点が一つもないということはないはずです。

1つの営業活動で課題と改善点を常に考えるということを意識すると、営業日報を書くのは簡単です。

「営業日報って何書けばいいんだろう」と悩む必要がなくなるので日報を書く辛さ、営業成績の向上に各段に役に立ちます。

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