出張は旅行気分で楽しいことも多いですが、出張報告書を書くのはめんどくさいですよね。

でも出張報告書は書き方のコツさえわかってしまえば、後は内容を埋めていくだけです。

この記事では、めんどうな出張報告書を素早く書くためのフォーマット、出張報告書を書く時のコツについて紹介します。

上司に「なかなかやるな!」と思わせる報告書を作成してみてください。

出張報告書とは

出張報告書は、取引先との打ち合わせや視察、交渉などで出張をした後に成果を報告、記録するために作成します。

基本的には報告なので、誰がみても出張先で得た情報や成果、気づいた課題を共有できるようにする必要があります。

報告書に記載する内容に決まったフォーマットはありませんが、記載事項はある程度決まっています。

会社で出張報告書のフォーマットを統一している場合もあるので、はじめての場合は出張報告書のフォーマットがあるか上司や同僚に訪ねるのがいいでしょう。

規定のテンプレートがない場合は、一般的な出張報告書のテンプレートを活用するといいでしょう。

出張報告書のフォーマットと書き方

出張報告書に記載する最低限の項目は以下の内容です。

提出日
氏名
部署
出張先
出張期間
目的
内容

報告先や出張の目的によっては項目を追加して、わかりやすくする必要があります。

内容によっては追加が必要な項目
現地での訪問先
面談者
成果
所感
添付資料の有無
経費の有無
出張報告書の文例

提出日

報告書を提出する日付を記入します。

氏名、部署

報告者の氏名、部署を記入します。

出張先

出張先を記入します。

取引先なら〇〇会社
視察なら 〇〇県〇〇市
など

出張期間

出張した期間を記入します。

例:2019年11月4日(月)~2019年11月7日(木)の3日間

目的

出張の目的を記入します。

例:
〇〇展示会を視察、最新の技術動向を確認
顧客にサービスの要望をヒアリングする
〇〇社が開催する○○セミナー受講のため
新しいフランチャイズ店へ新商品の説明と課題の共有

内容

実際に出張中に行った具体的な行動を記入します。

例:
今回の出張で下記の店舗を訪問しました。
・〇〇市〇〇店
新製品の説明
販促キャンペーンのお願い
課題の共有

成果

出張で得たこと、気づいたことなど出張の成果を記入します。

例:
新製品はどの店舗でも好評で、力を入れて販売を強化してくれるという約束をいただいた。
次回の〇〇イベントの協力は快く了承を得られた。
前回のキャンペーンでは、対応できるスタッフの人数が足りなかったことを指摘された。
次回の開催までに、キャンペーンの概要と必要な人数について打ち合わせがしたいと提案された。

良い出張報告書を書くポイント

出張報告書を書く時に注意すべきポイントを紹介します。

目的を明確にする

何も目的がないのに出張に行く人はいないと思いますが、行く前に明確にしておくと出張中にも何をすればいいの目的に沿った行動がとれるようになります。

目的とそれが達成できたのかを出張報告書で明確にしておくだけでも、ピリッと締まったものになります。

もちろん、すべての出張で目的が完ぺきに達成できるということはありません。しかし、目的に対して、

どの程度達成できたのか?
達成できなかった部分はどこなのか

ということをキチンと報告書に書いておくと報告書がよりわかりやすくなります。

こまめにメモをとっておく

メモをとるサラリーマン

出張中に起きた出来事、面談者の言葉、気づいたことは常にメモをしておくと出張報告書を書くときに非常に楽になります。

メモを取っていないと、あったことをいちいち思い出さなければならず、考えをまとめるのが難しくなります。特に忙しくて出張報告書がすぐに書けない場合には、記憶が薄れていきなかなか書けないということになりがちです。

出張から戻ったらすぐに書く

出張報告書は、出張から戻ったらすぐに作成して提出しましょう。

「後でいいか」と先延ばしにしてしまうと、メモを取っていたとしても出張の細かい内容を忘れてしまいモレがでて良い出張報告ができません。

失敗・ミスも必ず報告する

主張時に起こったことは、たとえ報告しずらくても包み隠さず書くべきです。

それにより、次に出張する人への注意喚起になったり、重大なミスなら会社としてフォーローが必要かを報告を受けた人が判断できます。

記入後は誤字・脱字をチェック

出張報告書が完成したら、最後に誤字や脱字をチェックします。

せっかく良い報告書を作成できても誤字や脱字がある文書だと、報告書の内容も良くない印象をもたれてしまいます。

まとめ

出張報告書の書き方、フォーマット、注意点について紹介しました。

上司に認められる出張報告書を書くには、まずは会社や部署に出張報告書の決められたフォーマットがないか確認すること、なければフォーマットをダウンロードして自社に合うように改変して使用します。

次に報告書の提出時にレビューしてもらい次回には指摘された箇所を忘れずに修正していくことです。この繰り返しで誰もがわかりやすい報告書を書けるようになります。

経験を積んで相手にわかりやすい出張報告書の書き方をマスターしてください。

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