出張は旅行気分で楽しいことも多いですが、出張が終わった後に報告書を書くのはとても面倒ですよね。

「面倒だから...」と適当に出張報告書を書いていると、いつまでたっても良い報告書は書けません。

でも大丈夫です! 出張報告書は書き方のコツさえわかってしまえば、内容を埋めていくだけ、5分で済んでしまいます。

この記事では、めんどうな出張報告書を5分で素早く書くための出張報告書の書き方について紹介します。

出張報告書の書き方のコツをつかんで、上司に「なかなかやるな!」と思わせる報告書を作成してみてください。

出張報告書とは

出張報告書は、取引先との打ち合わせや視察、交渉などで出張をした後に成果を報告、記録するために作成する書類です。

基本的には報告書なので、後から誰がみても出張先で得た情報や成果、気づいた課題を共有できるようにする必要があります。

報告書に記載する内容に決まった書式やフォーマットはありませんが、良い報告書のための項目はある程度決まっています。

会社で出張報告書のフォーマットを統一している場合もあるので、はじめての場合は出張報告書のフォーマットがあるか上司や同僚に訪ねるのがいいでしょう。

会社規定のテンプレートがない場合は、下記のような出張報告書のテンプレートを活用するといいでしょう。

出張報告書の書き方

出張報告書に記載する最低限の項目は以下の内容です。

提出日
氏名
部署
出張先
出張期間
目的
内容

報告先や出張の目的によっては項目を追加して、わかりやすくする必要があります。

内容によっては追加が必要な項目
現地での訪問先
面談者
成果
所感
添付資料の有無
経費の有無

出張報告書の例文

ここで出張報告書に記載する例文を紹介します。

今回はフランチャイズの店舗へ新商品の説明と現状の問題をヒラリングしに行くという内容の出張報告書になっています。

出張報告書
提出日:2019年11月8日
氏名:山田 太郎
部署:営業部

出張先:〇〇県〇〇市
出張期間:2019年11月4日(月)~2019年11月5日(火)
目的:新しいフランチャイズ店へ新商品の説明と課題の共有

内容:
今回の出張で下記の店舗を訪問し打ち合わせを行いました。
・〇〇市〇〇店
新製品の説明
販促キャンペーンのお願い
課題の共有

成果:
新製品については、おおむね反応はよく店頭の目立つ位置に設置してもらう約束を取り付けた。
販促キャンペーンのお願いは快く了承を得られた。
打ち合わせで出た課題としては、前回の〇〇キャンペーンで本社側の宣伝が不十分で認知度が悪かったことを指摘された。
前回のキャンペーンでの来店者数も販売の成果も芳しくなかったため、本社で行う宣伝の方法については見直す必要があると思われる。

出張報告書の例文1

出張報告書のフォーマット

出張報告書のフォーマットや必要項目は定まっていませんが、以下のような項目で作成すれば、おおよそ必要なことが報告できます。

提出日

報告書を提出する日付を記入します。

氏名、部署

報告者の氏名、部署を記入します。

出張先

出張先を記入します。

取引先なら〇〇会社
視察なら 〇〇県〇〇市
など

出張期間

出張した期間を記入します。

例:2019年11月4日(月)~2019年11月7日(木)の3日間

目的

出張の目的を記入します。

例:
〇〇展示会を視察、最新の技術動向を確認
顧客にサービスの要望をヒアリングする
〇〇社が開催する○○セミナー受講のため
新しいフランチャイズ店へ新商品の説明と課題の共有

内容

実際に出張中に行った具体的な行動を記入します。

例:
今回の出張で下記の店舗を訪問しました。
・〇〇市〇〇店
新製品の説明
販促キャンペーンのお願い
課題の共有

成果

出張で得たこと、気づいたことなど出張の成果を記入します。

例:
新製品はどの店舗でも好評で、力を入れて販売を強化してくれるという約束をいただいた。
次回の〇〇イベントの協力は快く了承を得られた。
前回のキャンペーンでは、対応できるスタッフの人数が足りなかったことを指摘された。
次回の開催までに、キャンペーンの概要と必要な人数について打ち合わせがしたいと提案された。

出張報告書の書き方のポイント

出張報告書を書く時に注意すべきポイントを紹介します。

目的を明確にする

何も目的がないのに出張に行く人はいないと思いますが、行く前に明確にしておくと出張中にも何をすればいいの目的に沿った行動がとれるようになります。

目的とそれが達成できたのかを出張報告書で明確にしておくだけでも、ピリッと締まったものになります。

もちろん、すべての出張で目的が完ぺきに達成できるということはありません。しかし、目的に対して、

どの程度達成できたのか?
達成できなかった部分はどこなのか

ということをキチンと報告書に書いておくと報告書がよりわかりやすくなります。

こまめにメモをとっておく

メモをとるサラリーマン

出張中に起きた出来事、面談者の言葉、気づいたことは常にメモをしておくと出張報告書を書くときに非常に楽になります。

メモを取っていないと、あったことをいちいち思い出さなければならず、考えをまとめるのが難しくなります。特に忙しくて出張報告書がすぐに書けない場合には、記憶が薄れていきなかなか書けないということになりがちです。

出張から戻ったらすぐに書く

出張報告書は、出張から戻ったらすぐに作成して提出しましょう。

「後でいいか」と先延ばしにしてしまうと、メモを取っていたとしても出張の細かい内容を忘れてしまいモレがでて良い出張報告ができません。

失敗・ミスも必ず報告する

主張時に起こったことは、たとえ報告しずらくても包み隠さず書くべきです。

それにより、次に出張する人への注意喚起になったり、重大なミスなら会社としてフォーローが必要かを報告を受けた人が判断できます。

記入後は誤字・脱字をチェック

出張報告書が完成したら、最後に誤字や脱字をチェックします。

せっかく良い報告書を作成できても誤字や脱字がある文書だと、報告書の内容も良くない印象をもたれてしまいます。

面倒な所感を簡単に書くポイント

報告書で結構面倒なのが最後に書く「所感」ですよね。所感以外の部分は実際にあったことを記入すればいいので、メモさえとっておけば時間はかからないのですが、所感の記述で悩んでしまうとなかなか報告書が完了しません。

しかし、所感といっても、結局は出張であったことを報告するのが目的です。目的が研修だったら、研修で何を学んだのか? 視察だったら何を見て何を感じたのかを書けばいいのです。

上司に認められるためには、所感で感想だけを書くのではなく

問題点 ⇒ 対処方法

 
でまとめると所感らしくなります。

例:
販促キャンペーンの提案で良い返事をもらえなかった
⇒ なぜ良い返事ではなかったのかを分析、再提案をしたい

販促キャンペーンの提案で良い返事をもらえた
⇒ どの提案がよかったのか 次回にはどう活かせるのか

支店の視察にいってきた
⇒ 支店の課題はなんだったか どうすれば課題を解決できるか

まとめ

出張報告書の書き方、フォーマット、注意点について紹介しました。

上司に認められる出張報告書を書くには、まずは会社や部署に出張報告書の決められたフォーマットがないか確認すること、なければフォーマットをダウンロードして自社に合うように改変して使用します。

次に報告書の提出時にレビューしてもらい次回には指摘された箇所を忘れずに修正していくことです。この繰り返しで誰もがわかりやすい報告書を書けるようになります。

経験を積んで相手にわかりやすい出張報告書の書き方をマスターしてください。

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