報告書を書く人 ビジネス文書

報告書とは、研修や会議などの業務で起きた結果や進捗などを記録や報告などのために書くビジネス文書です。

報告書は書くのが面倒ですが、だからといって何となく書いていると後から読んでもよくわからない報告書になりがちです。

これでは、評価も上がらないしせっかく報告書を書いたのに無駄な仕事になってしまいます。

今回は、報告書の書き方やポイント、簡単に書くためのテンプレートを紹介します。

種々の報告書のフォーマットやテンプレートがあるので、効率的に報告書を書くことができます。

報告書の書き方

評価される報告書を書くためのポイントは以下の3つを意識することです。

5W1Hで書く
客観的な視点でまとめる
速やかに提出する

報告書を書く目的は、報告する仕事の結果や状況、内容を上司や会社に正確に伝えることです。報告書によって、上司が部下の仕事ぶりを把握したり、会議や事故の情報共有をします。

5W1Hで書く

基本的には5W1Hを意識して書くことで、後で読んでもわかりやすい報告書になります。

5W1Hは、

誰が
いつ
どこで
だれが
何を
どのように
どうして

を報告書に盛り込むことです。細かい内容は違いますが、おおまかにはクレーム報告書、研修報告書、業務報告書といったどの報告書でも共通します。

客観的な視点でまとめる

客観的な視点とは、自分の感情や意見を含めないで結果や事実を書くことです。会議で決まった事実なのか意見なのかを混同してしまうと読む人が非常に読みにくい報告書になってしまいます。

自分の意見や感想を書く場合は、所感として最後にまとめます。

速やかに提出する

当たり前と思っていてもなかなかできないのが、速やかに書き上げて提出するということです。

他の業務が忙しいからと、報告書を書くのを後回しにしてしまうと、たとえ報告書を書くためにメモをとっていたとしても記録したことが何の意味だったのかメモに書いたことを思い出したり、間違ってしまったりすることもあります。

またクレーム報告書や事故報告書のように、できるだけ早く報告しなければならないものもあります。

報告書のフォーマット

報告書のフォーマットは、基本的な部分は同じですが何を報告するかで項目が変わってきます。

提出日
提出先
報告者
タイトル
内容(5W1H)

提出先

報告書を提出する先を記載します。
所属の上長だったり、代表者だったりしますので会社で確認してください。
議事録などでは特に提出先を書かない場合もあります。

報告者

報告書を作成して人の所属や氏名です。この項目はどの報告書でも必要です。

タイトル

タイトルは、簡潔にわかりやすく記載します。業務日報などでは、そのまま「作業日報」といったタイトルにすることが多いですがクレーム報告や研修報告ではクレームの概要、研修内容を含めるのが一般的です。

内容(5W1H)

報告書で一番重要なところです。報告書の種類によって項目の名称は変わってきますが、日時、場所、出席者(対象者)、内容(状況)、結果(対策)、を記載していきます。それぞれの報告書の項目については以下のテンプレートを参考にしてください。

業務報告書のテンプレート

日々の業務や週、月の業務を報告するための書類です。言い方は業務日報、作業日報、営業日報など種類によって異なり、報告する内容も変わってきます。

日報(業務、作業、営業)

日報のサンプルテンプレート
業務日報、作業日報、営業日報のテンプレート

業務を報告する日報には決まったフォーマットがありません。そのため、自分で業務をどのように報告するのがいいか考えたフォーマットにしましょう。特に決まりがないなら一般的に報告に使われる、作業と結果、課題を記載します。

特に営業日報は業務によって売上や利益などを管理する必要があるのでフォーマットが業務によって報告内容はさまざまです。

週報

週報のサンプルテンプレート
週報の書き方やテンプレート

週報は、1週間の作業や業務を記録したり、報告したりするための文書です。週報を書くことで、1週間どんな業務をしたのか、進捗はどうだったのか、来週はどんな作業をするのかということが整理できます。

基本的の週報のフォーマットは、日付を1週間の項目にし、行った業務の内容を日付ごとに記載していきます。仕事や業種によっては、進捗や成果、課題などの欄を設けて記入することもあります。

月報

月報のエクセルテンプレート
月報のテンプレート

月報は、月の業務を報告するための報告書です。日報や週報との違いは、月報は月のまとめをすることが主で、日々の細かい業務についてはあまり詳しくは言及しなくともかまいません。

月報で使うテンプレートは、営業用と作業用、一般的な業務用で変わってきます。月報のテンプレート汎用的なパターンを用意したので、自分の業務に合わせて使いやすいように修正してください。

出張報告書テンプレート

出張報告書のテンプレート
出張報告書のテンプレート

出張した際に、目的と成果を報告するための出張報告書。情報の共有化とともに、出張の結果と次回への課題をまとめすみやかに報告する必要があります。

出張報告書にはさまざまなテンプレートがありますが、基本的に記載する内容は大きく変わりありません。決まった書式やフォーマットはないので、テンプレートを参考にして自分で書きやすい形式にするのがいいでしょう。

クレーム報告書テンプレート

クレーム報告書のテンプレート
クレーム報告書のテンプレート

サポートセンターだけでなく、BtoB向けのサービスでも使われるクレーム報告書。クレーム報告書は、顧客からあがってくるサービス改善の要求や問題点を、社内で管理、報告するために作成します。

クレームは、あまりうれしいことではありませんが文書を正しく作成することで会社内で問題に対する対応や経験が得られます。経験が蓄積されることで、既存サービスの改良、今後のサービスのヒントになるので正しく管理することが大切になります。

研修報告書テンプレート

研修報告書の例文サンプル
研修報告書の例文テンプレート

研修報告書は、研修を受講してどのようなことを学んだのかという成果を報告することが目的です。会社としては、研修もビジネスの一環として業務につなげることを期待しているので、研修で何を学んで今後にどういかせるのかを簡潔に書くことが良い研修報告書といえます。

以下の記事では、研修報告の例文サンプルを紹介しています。研修の内容によって所感が大きく異なるので自分の言葉でうまく書いてください。

会計報告書テンプレート

研修報告書の例文サンプル
会計報告書・収支報告書のテンプレート

会計報告書(収支報告書)は、会社の各年度の収入と支出を計算して結果としてどうなったかをまとめた文書です。

会社での収支方向のほかにも、町内会や子供会、PTA、自治会などの会計(収支)報告をする際に使用することができます。シンプルで簡単なテンプレートなので、子供会や自治体名を入れたりして、カスタマイズしてください。

事故報告書テンプレート

事故報告書の例文サンプル
事故報告書の書き方とフォーマット

事故報告書は、就業中にケガをするような事故が起きたときに、詳細を報告するための書類です。以下リンクでは事故報告書の例文のサンプルを紹介しています。

会社は事故報告書を提出してもらうことで、どのような事故だったのか、対象者はだれか、事故が起こった原因といった詳細を知り、再発を防止するための対策をとることができます。

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