報告書とは、研修や会議などの業務で起きた結果や進捗などを記録や報告などのために書くビジネス文書です。

報告書は書くのが面倒ですが、だからといって何となく書いていると後から読んでもよくわからない報告書になりがちです。これでは、評価も上がらないしせっかく報告書を書いたのに無駄な仕事になってしまいます。

今回は、報告書の書き方やポイントを紹介します。

報告書テンプレートについては以下を参考にしてください。

報告書に求められれること

報告書は、求められている内容を正確に書くことが最も大切ですが、同時に「わかりやすさ」や「具体的な例」などが盛り込まれるとさらに報告書の評価が高くなります。

内容の正確さ

報告書では、第一に客観的な事実を正確に記載することが求められます。まずは、得られたデータや統計的な数値など見る人が納得できる資料を添えて報告します。個人的な感想や意見は、本文の中には入れずに、最後の所感などに記載するようにします。

わかりやすさ

報告の内容が雑多にならず、順序良く整理されていれば読む人にもわかりやすく記述することができます。また、文章自体も冗長にならず簡潔に読みやすい文にする必要があります。

具体的な例

報告書の目的や、何に対する報告なのか明確に伝えられるように具体的な例も必要です。報告書を読んだ後に、次の行動が決まっている場合は、その旨もわかるようにします。

5W1H報告書の書き方

評価される報告書を書くためのポイントは以下の3つを意識することです。

5W1Hで書く
客観的な視点でまとめる
速やかに提出する

報告書を書く目的は、仕事の内容とその結果、現在の状況を会社(上司)に正しく伝えることです。報告書の内容によって、上司が部下の仕事ぶりを把握したり、仕事に関わる人に情報共有をすることができます。

上記の3つについて詳しく見ていきます。

5W1Hで書く

何かを報告する場合、5W1Hを意識して書くことで、後で読んでもわかりやすい文書になります。

5W1Hとは、

誰が(Who)
いつ(When)
どこで(Where)
何を(What)
どのように(How)
どうして(Why)

を報告書に盛り込むことです。細かい内容は違いますが、クレーム報告書、研修報告書、業務報告書といったどのような報告書でもこの書き方は共通します。

客観的な視点でまとめる

客観的な視点とは、自分の感情や意見を含めないで事実や結果を書くことです。会議で決まった事実なのか、自分の意見なのか混ざってしまうと読む人が非常に読みにくい報告書になってしまいます。

自分の意見や感想を書きたい場合には、所感として最後にまとめます。

速やかに提出する

当たり前と思っていてもなかなかできないのが、報告書を速やかに書き上げて提出するということです。

他の業務が忙しいからと、報告書を書くのを後回しにしてしまうと、メモをとっていても書いてあることが、どんな意味だったのかわからなくなったり、間違って書いてしまうことがあります。

また、クレーム報告書や事故報告書などは緊急性を要するため、できるだけ早く報告しなければなりません。

報告書を書く時のフォーマット

報告書のフォーマットは、どの文書でも基本的な部分は同じです。ただし、何を報告するかで若干項目が変わってきます。

提出日
提出先
報告者
タイトル
内容(5W1H)

提出先

報告書を提出する先を記載します。
所属の上長だったり、代表者だったりしますので会社で確認してください。
議事録などでは特に提出先を書かない場合もあります。

報告者

報告書を作成して人の所属や氏名です。この項目はどの報告書でも必要です。

タイトル

タイトルは、簡潔にわかりやすく記載します。業務日報などでは、そのまま「作業日報」といったタイトルにすることが多いですがクレーム報告や研修報告ではクレームの概要、研修内容を含めるのが一般的です。

内容(5W1H)

報告書で一番重要なところです。報告書の種類によって項目の名称は変わってきますが、日時、場所、出席者(対象者)、内容(状況)、結果(対策)、を記載していきます。それぞれの報告書の項目については以下のテンプレートを参考にしてください。

まとめ

報告書は、会議や研修などの結果や進捗などを報告するための重要な文書です。

文書で長々と書かずに5W1Hで客観的にまとめる必要があります。また、報告なのでできるだけ素早く提出することも求められます。

報告書は書くのが面倒ですが、だからこそしっかり書けば評価も上がります。テンプレートを参考に、効率よく報告書を作成してください。

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