始末書の書き方 アイキャッチ

始末書は、会社で業務を行う上でミスや不祥事を起こしてしまった時に提出するお詫びの文書です。

始末書を書いたことがある人は多くないため、初めて始末書の提出を求められた場合、どう書いたらいいのかよくわかりませんよね。

今回は、始末書のルールや書き方、始めて書く時に知っておきたいマナーなどを紹介します。始末書についての基本的な知識を確認しておきましょう。

始末書とは

「始末書とは」従業員が、業務上の不手際でのミスや就業規則違反などの本人の過失によるトラブルを起こしたときに、その事実の記録と謝罪のために自社に対して作成、提出する文書です。

始末書を作成することで、同じミスや問題の再発を防止したり、本人の注意の意識を高めるといったことが狙いです。

また、会社として従業員の不祥事の証拠として文書に残すことで、勤務状況の悪い社員を解雇をする場合に解雇の正当性を保持することができます。

本来は始末書は手書きで書く

始末書は、自分の起こしたミスや不始末に対して非を認め、今後二度と起こさないように反省することが目的です。

そのため、一般的には字が下手であっても手書きで気持ちを込めて書きます。

ただし、会社によっては始末書をパソコンで作成させ氏名は自筆というところもあるので、始末書を書く前に会社の規定を確認した方がいいでしょう。

始末書の書き方

始末書は、一般的に「手書きで書く」とされることが多いため、始末書を要求された場合には手書きかワープロ打ち(パソコン作成)でよいかを最初に提出を求められた人に確認した方がいいでしょう。

始末書の決まった書き方はないため、自由に書いていいのですがある程度は、含めた方がいい内容やフォーマットがあるので以下で紹介します。

始末書のフォーマット

始末書のフォーマットは、はっきりと決まってはいません。会社によっては始末書用の定型のフォーマットがある場合もあるので、作成前に上司や担当の部署の社員に聞いた方が手戻りが少なくなります。

始末書に記載する項目としては、

日付
宛先
所属
氏名
トラブルの内容
原因
謝罪や反省
再発防止の誓い
寛大な措置のお願い

といった構成が基本です。事の重大さを認め、反省するとともに二度と間違いを起こさないように誠意を伝えることが大事です。

日付

日付は、提出日を記載します。ミスや不祥事を起こした日付ではないので注意してください。

宛先

宛先は、会社の場合は代表取締役ですが、大きな組織の場合は支社長、工場長、所長など異なる場合があるので確認してください。

所属

自分の所属している部署名を記述します。

氏名+押印

自分の氏名と押印をします。パソコンで作成しても氏名は手書きの場合もあります。

トラブルの内容

いつどんなミスや不祥事を起こしたのかを最初に記述します。

原因

どうしてそのミスが起こったのかを客観的かつ具体的に記述します。

謝罪や反省

自分の非を認め誠実に謝罪の言葉を述べます。

再発防止の誓い

二度と起こさないように近い、対策ができるならそれも合わせて記述します。

再度の謝罪や寛大な処置のお願いなど

文章の流れや、事の重大さなどを考慮して再度の謝罪や寛大な処置をお願いして文章を締めます。

 
始末書を書く時は、このような流れになるのが一般的ですが最初はわかりにくいと思うので、テンプレートなどを活用してどのように書けばいいのか参考にしてください。

始末書の宛名

始末書の宛名は、会社のトップである代表取締役にする場合がほとんどです。しかし、組織の大きさや形態によっては、工場長、支店長といった組織の責任者に提出するという場合もあります。

初めて書く場合は、わからないと思うので始末書の提出を求められた人に確認するのが間違いがありません。

始末書に使用する用紙

始末書に使う用紙は、無地か罫線の入ったA4もしくはB5サイズが適切です。手書きの場合は罫線が入っている方が字が揃いやすいので整って見えます。

いうまでもありませんが、イラストの入った便箋やカラー用紙、メモ用紙などは使用しないように注意しましょう。

始末書を提出するときの封筒

始末書を提出する場合は、始末書を書いた紙をそのままで出してはいけません。辞表を提出するときのように封筒に入れて提出するのがルールです。

作成した始末書を無地の白封筒に入れて表面には「始末書」とだけ書き、裏面にはあなたの所属部署と氏名を書きます。

封筒の大きさは長形の細いものを使用します。

始末書と顛末書の違い

始末書と顛末書は、トラブルがあった際に作成する文書という意味では同じですが目的が異なります。

まず始末書ですが、従業員の過失やミスに対する記録や謝罪という意味をもちます。それに対し、顛末書は、トラブルの経緯や流れをを説明し、今後の再発防止策や対策などを記した報告書としての目的があります。そのため顛末書に謝罪は不要です。

始末書:トラブルの内容+トラブルの反省、謝罪、再発防止の決意
顛末書:トラブルの経緯、事実+原因、対策、解決策などをわかりやすく

始末書と反省文の違い

始末書と似た意味の文書として、顛末書の他にも「反省文」があります。始末書と反省文の違いは、起こしてしまった不祥事の大きさです。

一般的には、始末書は会社全体や会社の多くの人が迷惑を被る場合に作成するのに対し、反省文はある特定の人に対して作成する場合が多いです。

始末書の宛先が代表取締役などの組織の責任者がほとんどですが、反省文は上司宛ての事がほとんどです。

始末書:比較的大きなミス、多くの人に迷惑をかけた場合、代表者宛て
反省文:軽微なミスや少数に対するミス、上司宛て

まとめ

ここまで、始末書の書き方や提出の際のルールなど基本的な知識について紹介しました。

始末書を書く経験をする人は多くないため、ルールがわかりにくいですが大事なのは誠意をもって作成するということです。

会社や他の社員に対して始末書を提出するような多大な迷惑をかけてしまったのですから、基本的なルールを守った始末書をきっちりと提出しなければなりません。

Twitterでフォローしよう