書類が山積みで残業になり頭を抱える女性

残業は申請をしなくとも支払わ型るものですが、自由に残業ができてしまうと中には無駄な残業をして残業代を稼ぐという人がでてきます。

会社としては無駄な残業代を払いたくないので、残業の申請をしてもらうことで残業稼ぎを防ぐことができます。

残業申請書は特に法律で決まっている書類ではないので会社ごとにフォーマットを決めて使います。

今回は、残業申請書の書き方やフォーマット、記入例について紹介します。

残業申請書のエクセルテンプレート

まず最初に残業申請書のテンプレートを見てください。
このような申請書に残業の理由や業務内容を記入して申請します。

当サイトでは、エクセルで作成した残業申請書のテンプレート2種を配布しています。

残業申請書テンプレート1

シンプルなA4一枚の残業申請書です。
残業日と予定時間、理由を記入して提出する簡単なものです。

記載されている項目は以下の通りです。

申請日 令和 年 月 日
残業申請書
所属
氏名
承認印3箇所
日付 令和 年 月 日( )
時間 時 分から 時 分まで
理由
備考
残業申請書テンプレートA4縦型 シンプル01

残業申請書テンプレート2

シンプルなA4一枚の残業申請書と残業報告書がセットになったものです。
残業日と予定時間、理由を記入、残業の終了後に残業報告書を提出することができます。

記載されている項目は以下の通りです。

残業申請書
申請日 令和 年 月 日
所属
氏名
承認印3箇所
日付 令和 年 月 日( )
予定時間 時 分から 時 分まで
業務内容
申請理由
承認・不承認
不承認の理由
残業報告書
報告日
実績時間
業務内容
延長の理由
残業申請書テンプレートA4縦型 残業報告付き02

残業申請書の書き方

残業申請書の書き方は、会社に規定のフォーマットがなければ上記のようなテンプレートに沿って記入すればいいでしょう。

会社で初めて残業申請をするという人は、最初に「会社に決まったフォーマットの残業申請書があるか」を確認することが大事です。

先に、自分で残業申請書を作って提出してフォーマットが違うといわれたら二度手間になってしまいます。

残業の理由

残業をする理由とは「何のために残業をするのか?」ということなので一般的には

「明日のセミナーの資料作成のため」
「月次の報告書作成のため」
「明日提出の伝票処理のため」

といった記述をすることが多いです。

残業する理由なので、「いつでもできる」と思われると上司に却下されてしまいます。「期限があるので、残業をしなければならない」という理由を書くと承認されやすいでしょう。

ただし、何度も言いますが残業報告書は会社ごとに任意に設定できる書類なので、どのように書くかは上司や管理者に訊ねるのが一番の正解です。

残業申請書の記入例・サンプル

残業申請書に実際に記入したサンプルを紹介します。書き方のポイントとしては、理由や備考は長々と書かずに簡潔にまとめます。

会社の規定で残業内容や理由を細かく記入しなければならないという場合もあるので、一度書き方は確認した方が確実です。

残業申請書の記入例・サンプル
※ クリックすると大きな画像が表示されます。

残業申請書の保存期間

残業の申請に関する書類に関しては、法律で特に保存期間は定められていないため各企業で決めておくべき事項です。

ただし、労働基準法の109条では「労働関係に関する重要な書類を三年間保存しなければならない。」とあるので、残業申請書を「労働関係に関する重要な書類」と考えるなら3年間は保存しておいた方がいいでしょう。

第百九条 使用者は、労働者名簿、賃金台帳及び雇入、解雇、災害補償、賃金その他労働関係に関する重要な書類を三年間保存しなければならない。

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