FAX送付状の書き方や例文 アイキャッチ

FAXを送信する際に必要なFAX送付状。「誰が誰に送るのか」「何枚送るのか」「どんな内容を送るのか」といった概要を記載する文書です。

今回は、FAX送付状の書き方やフォーマット、ビジネスで送付する時の例文を紹介します。

FAX送付状を添付することは、ビジネスマナーなので作成方法や書き方を知っておきましょう。

FAX送付状とは

FAX送付状とは、FAXを送る際に、挨拶、送りたい相手、枚数、概要を伝えるために送りたいFAX書類と共に送るビジネス文書です。

個人では送付状を付ける場合と付けない場合がありますが、ビジネスにおいては送付ミスや送付先の間違いを防ぐためにも、FAX送付状を付けることが一般的です。

また、FAX送付状は「FAX送信状」や「FAX送付案内状」と呼ばれることもあります。

FAX送付状はなぜ必要か

FAX送付状を書類と共に送付する意味は、大きく以下の2つがあります。

・挨拶としての送付状
・送付先の宛先のため
・本文の内容を隠すため

挨拶としての送付状

ビジネスにおいて、郵送やメールでも定型のあいさつ文を入れることがビジネスマナーになっています。FAXでも、単に目的の文書を送るよりも、挨拶文を入れた方が丁寧な印象を与えます。

宛先としての送付状

FAXを会社に送る際には、送付状が無いと誰宛ての書類なのかわからないため、FAX送付状に宛先を記して送付したい人に届けてもらうという役割があります。

特に部署が多いがFAXは1台しかないといった企業も多いので、宛先が無いと放置されてしまうこともあります。

本文の内容を隠すため

機密事項を防ぐとまではいきませんが、FAX送信した見積もりや請求書の内容を相手先の誰でもすぐに見られるのはあまりよくありません。送付状を付けることで本文をすぐには見れないようにするという効果もあります。

FAX送付状の書き方

FAX送付状に規定のフォーマットはありません。個人宛でも最低、送付元の氏名、宛先の氏名、書類の内容、送信枚数などが記載してあればFAX送付状としては十分です。

FAX送付状フォーマット

FAX送付状のフォーマットも規定はありませんが、以下のようなある程度は記載した方が良い項目があります。

タイトル
送信元
宛先
送付日
合計枚数
挨拶文
送付内容

送信元

FAXを送信する元の会社名、部署名、氏名を記載します。部署がなければ、会社名、氏名だけにします。電話番号やFAX番号などの連絡先を記載する場合もあります。

宛先

FAXを送る相手の会社名、部署名、担当者などを記載します。住所、電話番号、FAX番号などを併記してもいいでしょう。

送付日

FAXを送付した日付を記載します。

合計枚数

送付した書類の枚数を記載します。枚数と実際に送付された枚数が違うと送り忘れや送付エラーを防ぐことができます。FAX送付状を含めた枚数の場合は、その旨を記載しておきます。

挨拶文

簡単な挨拶文を書いておくと丁寧な印象を与えます。メールと同じように、「いつもお世話になっております。。。」といった書き出しが一般的ですが、営業先や丁寧に書くなら、郵送時と同じように「拝啓..時候の挨拶..」を記載する場合もあります。

送付内容

記~以上の中に実際に送付する書類の概要を箇条書きで記載します。(例:請求書 1枚)
複数ある場合は改行してすべて記載します。

企業宛と個人宛の違い

FAX送付状を作成するときに、企業宛と個人宛での違いについてですが、企業宛でも個人宛でも基本的なフォーマットや書き方に違いはありません。

若干の違いとしては、個人宛の場合は、会社名や部署名などが不要、送付元は連絡先と住所を記載すればOKです。

ビジネスでの例文

ビジネスでFAXを送付するときの文面の例を紹介します。ビジネスで送付する場合は、簡単な挨拶を添えてから本文を書くといいでしょう。

例文1

いつもお世話になっております。
先日は弊社新商品を紹介させていただきありがとうございました。
新製品に関連する資料をお送り致しますのでご査収ください。

 

新製品「○○○〇」製品概要 1部
「○○○〇」カタログ 1部

以上

例文2

いつもお世話になっております。
次回の共同開催イベントにつきまして、打ち合わせの日程が下記のように決まりましたので、ご連絡いたします。
お忙しいところ申し訳ありませんが、ご出席くださいますようお願い申し上げます。

なお、打ち合わせの際に使用する資料を添付いたしますので、ご確認ください。

 

日時:2020年7月20日(月) 15:00~16:00
場所:弊社第二ミーティングルーム

以上

例文3

拝啓

拝啓 時下ますますご清栄のこととお慶び申し上げます。平素は格別のご愛顧を賜り厚く御礼申し上げます。
早速ではありますが、下記の書類を送付させていただきますので、ご査収の程、宜しくお願いいたします。

敬具

 

見積書 1通

以上

まとめ

FAX送付状は、FAXを送信するときにビジネスマナーや送り間違いを防止するために必ずつけたい文書です。

フォーマットは、特に規定されていませんがある程度必要な項目があるので記載するようにしてください。

FAX送付状を自分で0から作成するのは結構大変なので、テンプレートを利用するといいでしょう。自社用のロゴや住所などを設定すればすぐに使えます。

当サイトでもFAX送付状のテンプレートを配布しているので是非活用してください。

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