FAX送信を行う際に、通常添付されるFAX送付状は、FAXの内容を簡潔に伝えるための文書です。この送付状は、相手に対して受け取りを確認する役割や、FAXの目的や概要を明確にする役割を果たします。

今回は、FAX送付状の適切な書き方や、ビジネスシーンでの送付において実際に利用される例文をご紹介いたします。これらの例文を参考にすることで、効果的なコミュニケーションを行うことができるでしょう。

FAX送付状の書き方

FAX送付状に規定のフォーマットはありません。個人宛でも最低、送付元の氏名、宛先の氏名、書類の内容、送信枚数などが記載してあればFAX送付状としては十分です。

FAX送付状フォーマット

FAX送付状には特定の規定フォーマットは存在しませんが、次の内容を含めることで、相手にとって理解しやすくなります。

FAX送信状の書き方サンプル

送信元

FAXの送信元となる会社名、部署名、氏名を明記してください。部署がない場合は、会社名と氏名だけでも構いません。連絡先として電話番号、FAX番号、メールアドレスを追記することで、丁寧な印象を与えます。

宛先

FAXの宛先として相手の会社名、部署名、担当者を記載します。住所、電話番号、FAX番号などの情報を併記することも適切です。敬称は、会社宛の場合は「御中」、個人宛の場合は「様」を使用します。担当者宛の場合も、担当者名に「様」を付けてください。

送付日

FAXを送付した日付を明記します。

合計枚数

送付する書類の総枚数を記載してください。記載された枚数と実際に送付された枚数が異なる場合、送り忘れや送付エラーを防ぐことができます。FAX送付状を含めた枚数の場合は、その旨を明記しておきます。

挨拶文

簡潔な挨拶文を記載することで、丁寧な印象を与えることができます。メールと同様に、「いつもお世話になっております...」といった表現が一般的ですが、営業先や丁寧な表現が必要な場合は、「拝啓...時候の挨拶...」といった表現を使うこともあります。

用件

送付する書類の概要を箇条書きで明記してください(例:請求書 1枚)。複数の書類がある場合は、改行して全てを記載します。

企業宛と個人宛の違い

FAX送付状を作成する際、企業宛と個人宛の違いは基本的なフォーマットや書き方にはありません。唯一の違いとしては、個人宛の場合、会社名や部署名が不要で、送付元に連絡先と住所を記載するだけで十分です。

ビジネスでの例文

ビジネスでFAXを送付するときの文面の例を紹介します。ビジネスで送付する場合は、簡単な挨拶を添えてから本文を書くといいでしょう。

例文1

いつもお世話になっております。
先日は弊社新商品を紹介させていただきありがとうございました。
新製品に関連する資料をお送り致しますのでご査収ください。

 

新製品「○○○〇」製品概要 1部
「○○○〇」カタログ 1部

以上

例文2

いつもお世話になっております。
次回の共同開催イベントにつきまして、打ち合わせの日程が下記のように決まりましたので、ご連絡いたします。
お忙しいところ申し訳ありませんが、ご出席くださいますようお願い申し上げます。

なお、打ち合わせの際に使用する資料を添付いたしますので、ご確認ください。

 

日時:2020年7月20日(月) 15:00~16:00
場所:弊社第二ミーティングルーム

以上

例文3

拝啓

拝啓 時下ますますご清栄のこととお慶び申し上げます。平素は格別のご愛顧を賜り厚く御礼申し上げます。
早速ではありますが、下記の書類を送付させていただきますので、ご査収の程、宜しくお願いいたします。

敬具

 

見積書 1通

以上

FAX送付状とは

FAX送付状とは、FAXを送る際に、挨拶、送りたい相手、枚数、概要を伝えるために送りたいFAX書類と共に送るビジネス文書です。

個人では送付状を付ける場合と付けない場合がありますが、ビジネスにおいては送付ミスや送付先の間違いを防ぐためにも、FAX送付状を付けることが一般的です。

また、FAX送付状は「FAX送信状」や「FAX送付案内状」と呼ばれることもあります。

FAX送付状はなぜ必要か

FAX送付状を書類と共に送付する意味は、大きく以下の2つがあります。

・挨拶としての送付状
・送付先の宛先のため
・本文の内容を隠すため

挨拶としての送付状

ビジネスにおいて、郵送やメールでも定型のあいさつ文を入れることがビジネスマナーになっています。FAXでも、単に目的の文書を送るよりも、挨拶文を入れた方が丁寧な印象を与えます。

宛先としての送付状

FAXを会社に送る際には、送付状が無いと誰宛ての書類なのかわからないため、FAX送付状に宛先を記して送付したい人に届けてもらうという役割があります。

特に部署が多いがFAXは1台しかないといった企業も多いので、宛先が無いと放置されてしまうこともあります。

本文の内容を隠すため

機密事項を防ぐとまではいきませんが、FAX送信した見積もりや請求書の内容を相手先の誰でもすぐに見られるのはあまりよくありません。送付状を付けることで本文をすぐには見れないようにするという効果もあります。

まとめ

FAX送付状は、ビジネスマナーや送信ミスを防止するために、FAX送信時に必ず添付すべき文書です。

フォーマットに特定の規定はないものの、いくつかの重要な項目が存在するため、それらを記載することが望ましいです。

FAX送付状をゼロから自分で作成するのは大変ですが、テンプレートを活用することで簡単に作成できます。自社用のロゴや住所などを設定すれば、すぐに利用可能です。

当サイトでは、FAX送付状のテンプレートを提供しておりますので、ぜひ活用してください。これにより、効率的かつプロフェッショナルなFAX送付状の作成が可能となります。また、適切なFAX送付状を使用することで、相手への印象も向上し、ビジネス上の信頼関係を築くことができます。

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