賃金台帳の書き方とフォーマット | エクセルテンプレート自動計算あり

企業は従業員に給料を支払いますが、その支払い状況を管理する書類を賃金台帳といいます。

賃金台帳は、労働基準法によって作成が義務付けられており社会保険や雇用保険などに必要になります。

この記事では、賃金台帳についての基本的な知識からフォーマット、エクセルで使えるテンプレートを紹介します。

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賃金台帳とは

賃金台帳は社員、役員、アルバイトなど会社の従業員すべての給与支払いの状況を示す書類です。労働者がどのぐらい働いたのか、企業がどのぐらい賃金を支払ったのかを記録し保管しておくことが目的です。

賃金台帳の作成は義務であり、労働基準法によって定められています。

賃金台帳のフォーマットは様式第20号が制定されていますが、必要な項目が記載されていれば縦でも横でも会社が自由に作成してかまいません。

賃金台帳のフォーマット 様式第20号

引用:e-Gov 電子政府の総合窓口 様式20号

賃金台帳の記載事項

賃金台帳に記載しなければならない項目は以下の通りです。
手当やその他賃金など会社として支払いのない項目は不要です。

氏名
性別
賃金計算期間
労働日数
労働時間数
時間外労働時間数
休日労働時間数
深夜労働時間数
基本給
各種手当
その他賃金
控除額

以上の項目は記載が必須の項目ですが、それ以外の項目は強制ではありません。しかし、所属や、職名、社員コード、標準月額報酬などを記入しておくと会社で管理するときに便利です。

賃金台帳の保存期間

賃金台帳の保存期間は最後の記入日から3年間とされています。

手書きの台帳や印刷して保存する必要はなく、エクセルなどのソフトを使ってパソコンで作成、管理することもできます。
ただし、すぐに台帳を表示・印刷できなければなりません。

給与計算ソフトを使用しているなら賃金台帳を出力する機能が備わっていることが多いので、そのソフトで管理することも可能です。

労働基準法の該当箇所は以下の通りです。

■労基法第109条

(記録の保存)

第百九条  使用者は、労働者名簿、賃金台帳及び雇入、解雇、災害補償、賃金その他労働関係に関する重要な書類を三年間保存しなければならない。

*労基法施行規則第56条

第五十六条  法第百九条の規定による記録を保存すべき期間の計算についての起算日は次のとおりとする。

一  労働者名簿については、労働者の死亡、退職又は解雇の日

二  賃金台帳については、最後の記入をした日

三  雇入れ又は退職に関する書類については、労働者の退職又は死亡の日

四  災害補償に関する書類については、災害補償を終った日

五  賃金その他労働関係に関する重要な書類については、その完結の日

賃金台帳と給与明細の違い

賃金台帳と給与明細は似ているので、どう違うのか疑問に思うかもしれません。
2つの違いは以下の通りです。

賃金台帳
労働時間の記載義務がある
3年の保管義務

給与明細
労働時間の記載義務はない
保管義務なし

給与明細は、従業員に給与の支払い詳細を提示する役割が大きいので

基本給
手当
その他の賃金
控除額
口座振り込みを行った金額

のみの記載でよく、賃金台帳に必要な労働時間などを記載しない場合もあります。つまり、給与明細に賃金台帳で必要な項目を網羅すれば賃金台帳の役割を果たすことができるのです。

役員であっても賃金台帳は必要

役員であっても賃金台帳は必要になります。

1人社長(役員)の会社でも法人化していれば社会保険への加入が義務付けられているため、実際に社会保険事務所では役員の分の賃金台帳も求められます。

社会保険事務所からの督促も

少し前までは、1人役員の場合は社会保険に入らずにいるという会社もありましたが(違法ですが)、厚生年金の徴収率が悪いためか、最近では少人数の会社にも積極的に加入するように社会保険事務所から督促が来るようになりました。

役員の賃金台帳も従業員用と同じものを使用します。時間外・休日労働時間数など役員には不要の項目は入力せずに空白にしておけばよいです。

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シンプルな1人分の賃金台帳テンプレートです。
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年度が変わったら、シートをコピーしていけば毎年作成する手間が省けます。

※クリックで大きな画像を表示
賃金台帳エクセルテンプレート自動計算あり

賃金台帳の書き方の例

4月の1か月分だけですが、実際に支払った賃金を入力した賃金台帳の例を紹介します。

労働日数から順に必要な項目を埋めていけば作成できます。
右の合計欄と小計などは自動で計算してくれます。

※賃金台帳は必須の項目を網羅していればフォーマットは必ずしも下記と同じでなくともかまいません。

賃金台帳の書き方の例

まとめ

今回は賃金台帳について、書き方とフォーマット、エクセルで使えるテンプレートを紹介しました。

賃金台帳は作成が義務付けられていますが、社会保険の加入時や労働基準監督署でもチェックされます。

社会保険への加入を一層厳しくする方針になってきたので、1人社長であっても賃金台帳を作成して管理しておかなければなりません。

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