請求書の書き方や送付方法 アイキャッチ

請求書は労働の対価を請求する重要な文書なので、請求漏れや記入間違いなどは許されません。

万が一にも内容や発行タイミングを間違えてしまうと自分の会社にも相手の会社にも迷惑がかかってしまうので慎重に作成する必要があります。

そこで、この記事では請求書の書き方から、発行に関する基本的な知識や疑問点を紹介します。

請求書とは

まずおさらいとして、そもそも請求書とは、ビジネスにおいて商品やサービスを取引先に提供した後にその代金を徴収するために発行する書類です。

企業間の取引では、どんなに多くの商品やサービスを提供しても、請求書を発行しないとその料金は回収できません。請求書が発行されない場合、付き合いの深い取引先なら発行漏れを指摘してくれることもあるかもしれませんが、通常は商品やサービスの提供元が発行する必要があります。

 
請求書の見本サンプル
請求書の見本サンプル1

取引では、請求書を発行しないこともあります。それは、商品を受け渡すと同時に現金やカードで支払いを受ける場合です。その時は、請求書ではなくお金を受け取った証である領収書を発行します。

請求書の書き方

請求書を作成するにはエクセルなどの表計算ソフトを使用するのが一般的ですが、市販の請求書用紙に手書きをしたり、見積り書や請求書が発行できる販売管理ソフトを利用して作成するなど企業によって請求書作成の方法は異なります。

請求書のフォーマット

請求書には法的に決まった書式やフォーマットというものはありません。しかし、最低限必要な項目は決められています。

 
以下の国税庁のページに必要項目が記載されています。
No.6625 請求書等の記載事項や発行のしかた(国税庁)

1.書類作成者の氏名又は名称
2.相手方の氏名又は名称
3.取引年月日
4.取引内容
5.取引金額(税込み)

上記の項目を記載すれば、請求書として成り立ちます。しかし、これだけでは情報が足りず、相手先に不親切なのでビジネスで実際に使われる請求書には支払期限、振込先なども明記してあることがほとんどです。

では、実際の請求書のサンプルと各項目について説明します。

請求書の見本サンプル

1. 書類作成者の氏名又は名称

請求書を作成した会社名を記載します。個人の場合は個人名です。一般的には、会社名と郵便番号、住所、電話番号(FAX番号)、請求担当者の個人名なども記載します。

印鑑はなくとも法的には問題ありませんが、通常は会社名に少しかかるぐらいの位置に角印(個人の場合は個人の認印)を押します。

相手先によっては、社印を押さないと受け付けてくれない会社もあるので特に理由がなければ角印を押しておいた方が無難です。

2. 相手方の氏名又は名称

請求先の会社名を記載します。会社名は法的にも必須の項目ですが、郵便番号や住所、電話番号は必ずしも必要ではありません。請求書のテンプレートには住所や電話番号がついていることが多いです。

請求先につける敬称は、

会社名の場合は、「御中」
会社名+部署の場合は、「御中」
会社名+担当者の場合は「様」
個人宛の場合は「様」

となります。これは間違えると結構恥ずかしいのでしっかりと覚えておいてください。

3. 取引年月日

請求書を作成(発行)した日付です。請求書の発行は、相手側の経理処理の都合があるため取引年月日を指定されることもあります。

初めての取引先に請求書を発行する場合は取引年月日を相手先に確認することがトラブルを避けるコツです。

4. 取引内容

商品名や提供したサービス名、その数量、単価、単位、金額などを記載します。取引によっては、単価や単位がない場合もあるので、不要な項目は記載しないこともあります。

複数の取引をまとめるため、取引内容の最下段には小計、小計にかかる消費税、小計と消費税を合わせた合計金額を計算しておくと親切です。

5. 取引金額(税込み)

請求書によって結局いくら支払えばいいのかを示す金額欄です。各取引の合計、消費税、それらを合計したものを大きく明記します。

消費税の端数は、切り捨てにするか、四捨五入にするか、切り上げにするか自分で選ぶことができますが、一度決めた処理を後で変えることはできません。

一般的には、端数を切り捨てにすることが多いようです。

6. 振込先

振込先は必須ではありませんが、銀行振込で報酬を受け取りたい場合は、振込の間違いを防ぐためにも明記しておくこといいでしょう。また、振込手数料をどちらが負担するのかも明記しておいた方がトラブルが起きません。

※振込手数料は支払い側が負担する場合が多いですが業界の慣習や各企業の都合など確認が必要な場合もあります。

振込先は、以下のような情報を記載します。

「金融機関名」
「支店名」
「口座種別」
「口座番号」
「口座名義」

7. 支払期限

請求した金額を支払ってもらう支払期限を明記します。支払期限は、契約や発注を行った時点で決めておくことが一般的です。相手側の経理の都合などもあるので、相手側とすり合わせをしておいてください。

支払期限を決めておかないと、いつ支払をしてもらえるかわからず売上が上がっても現金がないという状態になるので、契約時に必ず確認すべきです。

その他の項目

取引条件や、特定の相手先との取引の場合には記載する項目も変わってきます。その他の項目として以下のような情報が必要な場合もあります。

請求書番号

請求書番号は、請求書を管理するための番号です。特に決まりはないため、自社でわかりやすいように番号をつけることができます。 例えば、年月日や自社で管理している取引先のNoなどをつければわかりやすくなります。

例:2019年11月21日に発行した1枚目の請求書
20191121-01

備考・特記事項

請求書に特別な条件があれば備考や特記事項の欄に明記します。

源泉徴収

特定の業種のフリーランスや個人事業主の人が、法人に請求書を発行する場合には源泉徴収税を記載しなければならない場合があります。

源泉徴収の対象となる取引は以下のようなものがあります。

1. 原稿料や講演料など
2. 士業の人に支払う報酬・料金
3. プロスポーツ選手やモデルに支払う報酬
4. タレントなどに支払う報酬
5. ホステスなどに支払う報酬

詳細は国税庁のHPで確認してください。

源泉徴収が必要な報酬・料金等とは

請求書の送付の仕方

請求書は一般的には郵送で送付しますが、FAXや電子メールで相手に送ることも可能です。ただし可能というだけで相手が郵送だけで受け付けることも多いので、送付の方法は必ず相手先に確認した方がいいでしょう。

請求書の送付状については以下の記事で詳しく紹介しています。

郵送

請求書を郵送する方法

請求書を相手先に送るのに最もオーソドックスなのが郵送です。請求書を郵送する場合は宅急便のメール便は利用せずに普通郵便で郵送する必要があります。

1. A4用紙で請求書と送付状を作成
2. 作成した請求書、送付状をそれぞれを3つ折りにする
3. 長形3号(120mm x 235mm)の封筒に入れる
4. 封筒に相手先の住所を書く
会社名の場合は「御中」担当者宛ての場合は「様」
5. 封筒に「請求書在中」と書く(スタンプでも可)
6. 84円切手を貼る(郵便局で支払う場合は不要)
7. ポストに投函する(郵便局にもっていく)

FAX

FAXで送付する方法

FAXで請求書を送付する場合に気を付けることは、意外に送付ミスがあることです。請求書は重要な書類なので、送付後にメールや電話で送付した旨を伝えてもいいでしょう。

1. A4用紙で請求書とFAX送付状を作成
2. 送付状、請求書をFAXで送信

電子メール

電子メールを送信する方法

メールで請求書を送信する場合は、エクセルファイルやワードファイルではなくPDFファイルにして送信する必要があります。PDFファイルはエクセルやワードを保存するときに拡張子(*.PDF)を選ぶことで作成することができます。

1. 請求書をPDFで作成する
2. 請求書を送付するメールの文面を用意する
3. 相手のメールアドレスを入力してPDFを添付
4. 相手先にメールを送信する

送付用ファイルを作成する時の注意点

請求書をPDFファイルにする場合は、特殊なフォントを使わないことが大切です。

相手が使用しているフォントを持っていない場合には、別のフォントで表示され表示が崩れる可能性があります。デザインの関係で特殊なフォントを使いたい場合は、フォントの埋め込みでPDFを作成します。

個人事業主用の請求書

個人事業主の請求書の書き方は、大まかには法人の場合と同じですが、デザインや執筆、税務といったある特定の業務では源泉所得税を差し引いて請求しなくてはなりません。

※源泉徴収税が必要な業種に関しては以下の国税庁のページを参考にしてください。
源泉徴収が必要な報酬・料金等とは

源泉徴収税の計算方法は、

報酬が百万円以下の場合は
請求金額×10.21%

報酬が百万円を超える場合は、
(請求金額 - 100万円)× 20.42% + 102,100円

が請求金額になります。

エクセルの関数で作成する場合は、以下のようにします。一般的には端数は切り捨てなのでINT関数で切り捨てますが、会社によって計算方法はことなるので、適時修正してください。

=INT(IF(請求額<=1000000,請求額*10.21%,(請求額-1000000)*20.42%+102100))

※請求額には請求額合計のセルの位置が入ります。(例:A4など)

 
その他、個人事業主と法人との請求書は以下のような点で異なります。

振込口座が個人用のものになる
請求者の住所氏名が個人
角印が個人の認印

以上のことを踏まえて、個人事業主用の請求書を作成します。

手書きの請求書の書き方

請求書は手書きで作成することも可能です。手書きで請求書を作成する場合は、通常は文具店で売っている請求書のつづりに手書きで数値や日付など必要な内容を書いていきます。

手書きの請求書の見本

手書きで作成するメリット・デメリット

請求書を手書きで作成するメリットもありますが、当然デメリットもあります。

メリット

データの改ざんがしにくい
パソコンが苦手でも請求書が発行できる
パソコンが故障しても問題ない
確実に内容を確認できる

デメリット

時間がかかる
紙の保存場所が必要
計算ミスが起こる

請求書は、パソコンで作成しても、手書きでもどちらでも構いません。メリット・デメリットを考慮して、どちらの方が自社の業務を効率的にできるのかをよく考えて選ぶようにしましょう。

まとめ

請求書の発行は、現金で商品を受け渡す業態でなければ、ほとんどの会社で必要な帳票です。そのため、経理担当でなくとも請求書に対する基本的な知識は身につけておきましょう。

請求書の書き方については、この記事でも紹介していますが何もない状態から作成するのも大変なので、テンプレートなどを活用すると作成する時間を短縮できます。

このサイトでも、シンプルな基本の請求書から、個人事業主、立替金対応などいろいろな請求書のテンプレートをダウンロードできるので是非活用してみてください。

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