有給休暇を届けるには、会社に規定の用紙が準備されている場合は既定の用紙を使います。初めて有給休暇を申請する場合はまず上司や事務の担当者に尋ねるのがいいでしょう。
規定の用紙がない場合はテンプレートを使用してください。この記事では、会社に休暇を申請する際の休暇届のテンプレートをエクセル版とワード版両方を紹介します。
休暇届とは
休暇届とは、従業員が休暇を取得したいときに使用する文書です。休暇届を提出することで、従業員は休暇を取る意志を会社に正式に通知します。
休暇届の目的
休暇届の主な目的は、従業員が休暇を取得する意志を会社に正式に伝えることです。これにより、従業員は計画された休暇について上司や人事部に事前に通知し、承認を得ることができます。休暇届を提出すれば、休暇期間中の業務の手配や代替えスタッフの配置などの準備を会社側が行うことができます。
休暇届の重要性
休暇届を提出することは、会社運営で重要なプロセスです。休暇届で休暇が承認されることで、従業員は休暇中も安心して過ごすことができます。会社側は休暇届を基に従業員の休暇を管理し、業務の運営に支障が出ないように計画を立てることができます。
休暇届の書き方
会社に提出する休暇届のフォーマットは、会社で専用の用紙がある場合には会社規定の書式に記入して提出します。
特にフォーマットが決められていない場合には、以下のような項目を記載します。
- 申請日
- 申請者の所属と氏名
- 休暇期間
- 休暇の理由
その他、必要があれば休暇区分、休暇残日数、緊急連絡先、添付書類などの欄を作成します。
休暇届へ書く理由欄の例文
休暇届に記載する理由欄には、休暇の理由を記入します。有給休暇であれば理由を問うことはしてはいけないため、「私事のため」などで構いませんが、有給でない休暇や理由を求められた場合は、適切な理由を書けばいいでしょう。
通常、休暇届で使われる理由としては以下のようなものがあります。
家事の都合により
私事都合のため
通常はこれで構いませんが、具体的な理由を求められることもあります。
総じて具体的なことを書いた方が上の人たちには印象がよいでしょう。
家族の入院手続きのため
家族が病気や怪我の場合には正直に記載して構いません。具体的な病名などは不要ですが、雑談として聞かれることもあるので嘘で使うのは避けた方がいいでしょう。
出産・結婚のため
出産や結婚の場合は、事務手続きなどもあるので該当する場合は書いた方が後で問題になりません。
〇〇に住む母親の介護のため
実家が地震の被害を受け、その事後処理と今後の対応策を家族で話し合うため
実家や親の問題で休暇を申請するときの理由の例です。ある程度、申請者が必要な理由であると問題なく許可されるでしょう。
自宅設備点検立会い
結婚式参加のため
私事都合ですが、具体的な理由を求められる時は休暇をとるの仕方がないという理由だと通りやすいです。
休暇届テンプレート
まとめ
休暇を申請する場合は、会社に既定の書式があればそれを使用し、なければ今回紹介したテンプレートを使って休暇申請をします。
休暇時の理由は、通常は「私事都合のため」「家事の都合により」など詳細な理由を記載する必要はありません。
ただし、会社や上司によっては詳細な理由を求められる場合もあるため「自宅設備点検立会い」「家族の入院に付き添うため」など理由を記載すればいいでしょう。
