タスク管理で忙しい人

ビジネスの現場では、日々の細かなタスク(作業)に加え多くのプロジェクトが動いています。

そのような多くのタスクを管理せずに仕事を進めてしまうと、タスクの抜けや漏れがでてきてしまいます。

そのため、タスクの管理はビジネスパーソンにとって重要な仕事の一つですが管理の仕方も様々なです。

最近では、タスクの共有など便利な機能が多いクラウド型のタスク管理が流行していますが、個人でタスクを管理するのはエクセルという人もまだまだ多いです。

このページでは、エクセルでタスク管理をしたいという人のためにタスク管理ができるエクセルテンプレートを手法ごとに紹介します。

ToDoリスト テンプレート

個人でのタスク管理といえば、定番なのがToDoリストの活用です。

ToDoリストは、やるべきことをリストアップして優先順位を明確にする目的で作成します。タスクを整理するのが苦手、ツールは覚えるのが面倒という人は個人ですぐにできるToDoリストから始めてみるのがいいでしょう。

ToDoリストのメリット
・やるべきことが明確になる
・リストを更新しながらやることを覚えることができる
・タスクの忘れや抜けを防止し安心できる
・はじめるのが簡単

A4縦型のToDoリスト

A4縦型のToDoリストは、作業を一覧に書き出して管理する方式のタスク管理です。一般的には「No」「内容」「重要度」「実行日」などを項目として設定することが多いです。

シンプルなToDoリストから、少し変わったデザインのToDoリストが4種類あります。

ToDoリストのエクセルテンプレート01

ToDoリストのエクセルテンプレート01

ToDoリストのエクセルテンプレート02

ToDoリストのエクセルテンプレート02

 

ToDoリストのエクセルテンプレート03

ToDoリストのエクセルテンプレート03
ToDoリストのエクセルテンプレート04

ToDoリストのエクセルテンプレート04

1週間のToDoリスト

月曜日から土曜日までのToDoリストが各曜日 8タスクまで記入できる1週間のToDoリストです。カラフルでおしゃれなテンプレートになっています。

記入する項目は、タスクとチェックだけのシンプルなものですが1週間を一枚の用紙で見ることができるので便利です。

ToDoリストのエクセルテンプレート05

ToDoリストのエクセルテンプレート05

カレンダー型のToDoリスト

カレンダーにToDoリストが付属しているパターンのタスク管理テンプレートです。やることリストとカレンダーに予定を書き込めるので便利です。

カレンダーは祝日の設定ができます。詳しくは以下のページで紹介しています。
【2020年版】エクセルカレンダー テンプレート

カレンダー型のToDoリスト06

ガントチャート テンプレート

ガントチャートは、チームでのタスク管理やプロジェクトのスケジュールを明確にするために使用します。

個人でのスケジュール管理や手軽に使えるといった理由でエクセルでガントチャートやプロジェクト管理をしている人も多いです。

ガントチャートのメリット
・プロジェクトの全体がわかる
・進捗の共有ができる
・遅延やトラブルの状況がわかる

シンプルなガントチャート

エクセルガントチャートとして基本的な項目を抑えたシンプルテンプレートです。

標準で3か月分のスケジュールが設定されています。項目はガントチャートで使用するタスク、担当者、予定開始日、予定終了日、ステータス、バーチャートの表となっています。

バーチャートやステータスの自動化はないので手動でセルを塗りつぶしてください。

表の月と日付と曜日、土日の表示は、開始日の設定をすることで自動で割り振られます。終了日は特に自動化に使用していません。

エクセル ガントチャートテンプレート01 おすすめシンプル A4横

ガントチャートテンプレート01

時間単位のガントチャート

時間単位でタスク管理ができるテンプレートです。

1時間単位でセルが区切ってあり、17時間分のタスクを管理できます。

時間はデフォルトで7:00~23:00までに振ってありますが、「開始時刻」を自分で設定することで自動的で時間が設定されるようになっています。

項目は、「タスク」と「開始時間」「終了時間」だけですが必要があれば列を追加してください。列を追加しても時間の自動計算には影響がありません。

ガントチャートのエクセルテンプレート01 (時間単位 )

ガントチャートテンプレート02

時間単位でタスク管理でができるテンプレートです。

1時間単位でセルが区切ってありますが、真ん中に点線を表示してあるので30分単位でスケジュールを組むことができます。

「開始時刻」を自分で設定することで自動的に表に1時間ごとの時間が設定されるようになっています。

ガントチャートのエクセルテンプレート02 (時間単位 30分刻み)

ガントチャートのエクセルテンプレート02(時間単位 30分刻み)

月単位のテンプレート(1年間)

1年間のタスクを管理できるエクセルガントチャートテンプレートです。1月単位でセルが区切ってあり2分割でスケジュールを組むことができます。

バーチャートは自動では表示しないので図形の矢印などで手動で描いてください。表の月と年は「開始のセル」を設定することで自動的に割り振ります。

ガントチャートのエクセルテンプレート05 (年間 月単位 2分割)

ガントチャートのエクセルテンプレート05 (年間 月単位 2分割)

1年間のタスクを管理できるエクセルガントチャートテンプレートです。1月単位でセルが区切ってあり3分割でスケジュールを組むことができます。

バーチャートは自動では表示しないので図形の矢印などで手動で描いてください。表の月と年は「開始のセル」を設定することで自動的に割り振ります。

ガントチャートのエクセルテンプレート06 (年間 月単位 3分割)

ガントチャートのエクセルテンプレート06 (年間 月単位 3分割)

1週間のテンプレート

1週間だけのタスクを管理できるエクセルガントチャートテンプレートです。

1日単位でセルが区切ってありますが、バーチャートは自動では表示しないので図形の矢印などで手動で描いてください。

表の日付と曜日は、期間の設定をすることで自動で割り振られます。

項目は「タスク」しかありませんので必要な項目は列の追加で足してください。列を追加しても自動計算には影響しません。

ガントチャートのエクセルテンプレート03 (1週間 日単位)

ガントチャートのエクセルテンプレート03 (1週間 日単位)

1週間だけのタスクを管理できるエクセルガントチャートテンプレートです。

1日単位でセルが区切ってありますが、1日を4分割して細かくスケジュールを設定できます。

バーチャートは自動では表示しないので図形の矢印などで手動で描いてください。

表の日付と曜日は、期間の設定をすることで自動で割り振られます。

ガントチャートのエクセルテンプレート04 (1週間 日単位 4分割)

ガントチャートのエクセルテンプレート04 (1週間 日単位 4分割)

WBSテンプレート

WBSとは「作業を分解して構造化する」ということです。ガントチャートと混同されることは多いですが、ガントチャートは、WBSにカレンダーを付けてスケジュールを管理できるようにした表ということです。

WBSのメリットは、ガントチャートに似ていますがスケジュール部分がないので作業の細分化のメリットが主なものになります。

WBSのメリット
・作業の全体像がわかる
・作業の抜けや漏れを防ぐ
・作業の各工数がわかる
・役割を分担できる

WBSのテンプレート

作業の工程部分だけでガントチャートのカレンダー部分がないWBSテンプレートです。WBSを作成するために必要な項目が揃っているので適時、追加や削除をして表を完成できます。

WBSテンプレート01

エクセルWBSテンプレート01

「WBSのみ」のテンプレートにガントチャートカレンダーを付与したバージョンです。

プロジェクトの開始日に日付を入れると日単位で約2か月分のカレンダーに関数と条件付き書式で自動的に日付と曜日(+土日の色分け)が入ります。

WBSテンプレート02

エクセルWBSテンプレート02(ガントチャート付)

工程表テンプレート

工程表は、ガントチャートをほぼ同じ工程を管理する表です。ただ、工程管理は、製造業等で使われることが多い用語です。このページでは、工程表は、WBSで細分化しない工程を管理する意味で使っています。

1日の工程表

1日(16時間)の作業の工程をスケジュールできる工程表テンプレートです。30分単位で期間を指定できます。工程表には、内容と開始、終了時刻を設定しバーを描いていきます。

バーは自動では表示されないので手動で描いていく必要があります。

1日の工程表テンプレート

1日の工程表テンプレート

1週間の工程表

1週間(7日間)の工程表テンプレートです。テンプレートの上部にあるセルの「期間」を設定をすることで、表の日付と曜日が自動的に設定されます。表は手動で期間の矢印などを描いてください。

1週間の工程表テンプレート

1週間の工程表テンプレート

1ヶ月の工程表

1ヶ月の工程表テンプレートです。タイトルにある年月を変更すると、その月の日付と曜日を自動的に表示してくれます。土日の文字は青と赤になります。各工程のバーチャートは、特に自動化していないので自分で線を引いたり、背景色を塗りつぶしてください。

1ヶ月の工程表テンプレート01

1ヶ月の工程表テンプレート01

1ヶ月の工程表テンプレートです。タイトルにある対象年月を変更すると、自動的に日付と曜日が設定されます。表には、作業内容の他、開始日と終了日を設定する項目があります。
1ヶ月の工程表テンプレート03

1ヶ月の工程表テンプレート03

1年間の工程表

1年間の工程表テンプレートです。タイトルにある対象年を変更すると、表の年も変更されます。シンプルな表だけで特に自動化していないので、自分でバーチャートを描く必要があります。

1年間の工程表テンプレート

1年間の工程表テンプレート

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