会社で出張をすると交通費や宿泊費、日当など普段とは異なる経費がかかります。そのため、出張時の経費を清算する場合は、出張経費精算書があると出張時にかかった経費の精算がやりやすくなります。
会社に規定の文書がない場合は、テンプレートを修正して自社に合うフォーマットを作成すればいいでしょう。
今回は、出張時の精算に役立つ、無料の出張旅費精算書のエクセルテンプレートを紹介します。
タイプの違う出張旅費精算書のテンプレートを4種類そろえました、簡単にダウンロードできて自動計算もできるので是非活用してください！
目次
出張旅費精算書のエクセルテンプレート
計算はすべて自動で行われるので、単価や日数だけを入力していくことで書類が完成します。
出張旅費精算書の書き方・記入例
出張旅費精算書は、決まったフォーマットや書き方はないため各会社で定められた方法で記載します。そのため、ここでは一般的な項目とその書き方について紹介します。
出張旅費精算書の項目
出張旅費精算書を作成する際には以下のような項目を設定することが多いです。
所属部署
氏名
出張期間
出張先
宿泊場所
宿泊費
交通手段
交通費
日当
仮払金
支払金額
この他にも、同行者、承認印欄、スケジュールなどを出張報告書内にまとめて記載させる会社もあります。上記のテンプレートを改変して自社の形式に合わせて使用してください。
出張旅費精算書の記入例
出張旅費精算書のフォーマットはさまざまなものがありますが、ここでは一例として交通費や宿泊費、日当をまとめて記入するタイプのテンプレートを例に使って説明します。
主張先
出張先を記入します。出張先が1か所の場合は具体的な会社名など、複数の場合は地域を記入するといいでしょう。
出張期間
出発日から帰社日までを記入します。
出張目的
なんのために出張に行くのかを記載します。〇〇社主催のセミナー受講のため、〇〇株式会社へ新製品の紹介など
精算額
会社から支払ってもらう額を記載します。具体的には日当を含め出張でかかった全経費から仮払金を引いた額です。
日付
実際に経費を支払った日付を記入します。
訪問先
その日の訪問先を記入します。
交通手段
訪問先までの移動手段を記入します。複数の交通手段の場合は、間をあけて簡潔に記入して下さい。
交通費
その日にかかった全部の交通費を記入します。
宿泊費
その日の宿泊費を記入します。
その他
会議費、交際費、雑費など交通費、宿泊費以外にかかった経費を記入します。
日当
日当は会社の規定で決まっていますので、わからなければ経理の担当者に聞いて金額を記入します。
出張旅費精算書を書く時の注意点
はじめて出張にいくときには帰社後に旅費精算書を書きますが、その時に注意しておかなければならないことがあります。
出張先で領収書は必ずもらって取っておく
出張先でかかった経費は後日清算しますが、領収書やレシートを添付することが求められます。後で精算書を書くときにも領収書やレシートがあるとスムーズに書けるので失くさないでおきましょう。
交通費は、在来線やバスは難しいですが、新幹線やタクシー利用時にはかならずもらっておいてください。
領収書がもらえない支払いはメモをとっておく
電車やバスで移動する場合は、どこからどこまでいくら費用がかかったのか逐一メモをとっておくと、後から調べなおす手間が省けます。
また、セミナーやイベントへ参加したときは証拠となるパンフレットなどがあると経費とされやすくなります。