電卓で交通費を清算している社員

今回は、交通費精算書のエクセルテンプレートを紹介します。

交通費精算書は、社員が業務で電車やバス、タクシーといった交通機関を利用した経費を精算するための申請書です。

必要な項目としては、日付、行先、出発地、到着地、交通手段、金額などが一般的です。

交通費精算書は、項目は似ている場合が多いですが企業によって若干の違いもあるので、テンプレートをベースにして自社向けにカスタマイズしてください。

交通費精算書とは

交通費精算書とは、会社や組織に所属する人が立て替えて支払った交通費を清算するための書類です。

通勤時にかかる交通費は、通常は通勤手当として支給されます。交通費精算書はそれ以外の取引先に営業や打ち合わせに行く場合など、会社の要件で移動するすべての交通費に対して精算します。

交通費の清算は、交通費を支払ったその都度に清算するのではなく、通常は月末などに一括して精算するので、移動にかかった費用は小まめにメモを取っておくと精算のときに手間がかからずスムーズに清算できます。

交通費精算書の書き方

交通費精算書の書き方は移動手段によって変わってきます。各移動手段での書き方のポイントも紹介します。

※ ここで紹介する交通費精算書の書き方は一般的な方法です。会社によって記入方法が異なることもあるので、初めて交通費精算書を記入する方は上司や会社の経理部などに聞いてください。

交通費精算書は、日付ごとに利用交通機関、出発場所、到着場所、金額を書いていきます。電車やバスの場合は、領収書は必要ありません。自己申告で記入していきます。

交通費精算書のサンプル

新幹線や飛行機の場合も領収書は必須ではありませんが、できればあった方が税務調査のときなどに役立ちます。タクシーやハイヤーにはレシートが必要なので、利用した場合は失くさないように管理しておきましょう。

タクシーでもらったレシートは交通費精算書に貼り付けたり、交通費精算書と提出したりします。

交通費精算書のフォーマット

交通費精算書のフォーマットは、会社によって異なります。会社に規定の用紙がない場合は、このページで紹介しているテンプレートを利用してください。

以下では一般的な交通費精算書の項目について説明します。

申請日

提出日は、清算を行う日付を記入します。毎月清算しているなら、その月の最終日か次の月の日付になります。

合計金額

申請した期間のすべての費用の合計金額です。エクセルで自動計算する設定になっていれば自動的に表示されます。

日付

各行の日付は、実際に交通手段を利用した日付です。

レシートNo

タクシーや新幹線などレシートや領収書が出る場合は、レシートと提出します。
その際に、どのレシートか合わせるためにレシートに番号をつけてここに記入します。

利用区間

利用した区間を記入します。電車を利用した場合は、駅~駅になります。使用した線ごと(例:JRと営団は別にする)に記入するかどうかは会社によって違うので確認しましょう。

交通手段

電車、バス、タクシーなど利用した交通手段を記載します。

片/往

片道での利用か往復での利用かを記します。会社から取引先にいって会社に戻ってきた場合などに往を指定すると二度書く手間が省けます。

金額

各交通機関で支払った金額です。覚えていない場合は、乗り換え案内などのアプリで調べて記入します。

交通費精算書のテンプレート

交通費精算書のエクセルテンプレートが無料でダウンロード可能です。画像をクリックすると大きい画像が表示されます。

画像下部にある「ダウンロード」ボタンから、テンプレートをダウンロードできるページへと移動できます。

交通費精算書テンプレート エクセルA4縦01

交通費精算書テンプレート エクセルA4縦01
交通費精算書テンプレート エクセルA4縦02

交通費精算書テンプレート エクセルA4縦02
交通費精算書テンプレート エクセルA4縦03

交通費精算書テンプレート エクセルA4縦03
交通費精算書テンプレート エクセルA4縦04

交通費精算書テンプレート エクセルA4縦04
交通費精算書テンプレート エクセルA4縦05

交通費精算書テンプレート エクセルA4縦05

個人事業主向けの交通費精算書

個人事業主向けの交通費精算書エクセルテンプレートです。

個人事業主でも、企業向けの交通費精算書を利用しても特に問題はありませんが、所属や承認印を押す欄などを取り除いています。

また、なるべく記入の負担が減るように片道か往復かの欄とタクシーでのレシートを貼付けするタイプにしています。

個人事業主向け 交通費精算書テンプレート エクセルA4縦01

個人事業主向け 交通費精算書テンプレート エクセルA4縦01

まとめ

交通費精算書の書き方やフォーマットの解説、法人用や個人用のエクセルテンプレートを紹介しました。

交通費精算書は、企業の従業員が移動した際に使用した経費を精算するための書類です。一般的に必要な項目としては、日付、行先、出発地、到着地、交通手段、金額などです。

この項目は、会社によって異なるのでテンプレートを利用して自社用にカスタマイズしてください。

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