経費精算書のエクセルテンプレートを4種類作成しました。 経費精算書は、社員が業務に関係するものを自腹で支払った場合に会社に請求するための書類です。

経費精算書に必要な項目としては、日付、内容、金額などが一般的です。ここに、企業によって「備考」や「支払先」などを追加していきます。

また、経費を計上する場合、領収書やレシートを提出するのは必須です。企業によっては、申請書に領収書を添付させる場合もあります。

経費精算書テンプレート

経費精算書のエクセルテンプレートが無料でダウンロードできます。サムネイルの画像をクリックすると大きい画像が表示されます。

画像下部にある「ダウンロード」ボタンから、テンプレートをダウンロードできるページへと移動できます。

経費精算書テンプレート エクセルA4縦01

経費精算書テンプレート エクセルA4縦01
経費精算書テンプレート エクセルA4縦02

経費精算書テンプレート エクセルA4縦02
経費精算書テンプレート エクセルA4縦03

経費精算書テンプレート エクセルA4縦03
経費精算書テンプレート エクセルA4縦04

経費精算書テンプレート エクセルA4縦04

経費精算とは

経費精算とは、従業員が業務で必要なものやサービスを自分のお金を支払い、後で立替分を会社に返還してもらうことです。

支払い方法は、現金やクレジットカードなどで行います。

経費として認められるのは、仕事に必要な備品や交通費、飲食代などです。

一般的に経費にできるものとしては、業務で行った旅費交通費、文具などの備品、接待飲食費、電話料金、切手などの通信費などです。

しかし、会社によって経費についてのルールが異なるので、経費精算できるかどうかは経理担当者に問い合わせるといいでしょう。

清算書とは

清算書とは、経費や交通費など従業員が支払ったお金を会社側に返還してもらうために提出する書類のことです。

事業に必要な支払いをその都度、会社に清算してもらうのは手間がかかるため清算書を作成し、何にいくら使ったのか領収書を添付して提出します。

清算書を提出するタイミングについては、毎月末日締めで10日までに清算書を提出など会社によって規定があります。

細かい規定は、会社によって異なるのでこちらも経理に確認してください。

経費精算のやり方

実際に経費精算を行う場合は、以下のような流れで行うのが一般的です。

  1. 従業員が支払いをする
  2. 従業員が、接待時の飲食代、交通費などを自分で支払います。

  3. 領収書(レシート)を受け取る
  4. 支払いを証明するため、お店から領収書もしくはレシートを受け取ります。

  5. 経費清算書の作成
  6. 既定の締め日になったら、その期間の経費を経費清算書に記入し、領収書を台紙などに貼り付けます。(経費清算書は会社で決められた用紙があるので確認します。)

  7. 経費清算書の提出
  8. 作成した経費清算書を提出します。提出先は会社によります。上長の承認が必要だったり、直接経理に出すなど規定があるのでそれに従います。

  9. 従業員への支払い
  10. 経費として認められれば、従業員へ立て替えた経費の払い戻しが行われます。

まとめ

経費精算書のテンプレートは、社員が自腹で払った経費計上できる商品やサービスを会社に精算してもらうための書類です。

通常は、用紙1枚に日付や内容、金額、支払先などをすべて記入します。同時に領収書を提出しますが、会社によっては経費精算書に領収書を貼付けして提出させる場合もあります。

上記のテンプレートは、すべてエクセルで作成されています。イメージに近いテンプレートを探してカスタマイズしてください。

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