経緯報告書は、ビジネスで問題があった場合に詳細を説明するために作成する書類です。

今回は、経緯報告書の書き方やテンプレートを紹介します。

経緯報告書とは

経過報告書とは、何らかの問題が発生した時に、そのトラブルの内容と現況を上司や取引先に報告するためのビジネス書類です。

経緯報告書は、まだ問題が解決していない段階で、経緯を報告するために提出します。そのため、問題の発生をいち早く報告するために使われます。

顛末書の違い

経緯報告書と似た書類として「顛末書」があります。

「経緯報告書」と「顛末書」は、どちらもトラブルの状況を報告する書類です。

「経緯報告書」は問題が解決していなくとも現況を報告するのに対し、「顛末書」は問題が解決した後に経緯と今後の対策などを合わせて報告します。

  • 顛末書:問題が解決した後に提出する
  • 経緯報告書:問題が発生中に現況を報告する

顛末書についての詳細は以下を参照してください。
顛末書の書き方やフォーマット | 一度でOKされる顛末書の作成方法

経緯報告書の書き方

経緯報告書の書き方は、以下のようなポイントを意識するといいでしょう。

  • 事実を簡潔に書く
  • 日時、場所、状況を整理して記載する
  • 社外と社内でフォーマットを変える
事実を簡潔に書く

報告書全般に言えることですが、主観や憶測などは入れずに起こった事実だけを簡潔に記載します。報告される側も、まずは事実を正確に把握したいと考えるので、長々と考察などを入れると今後の判断が難しくなってしまいます。

日時、場所、状況を整理して記載する

経緯を報告するため、いつどこでどのように発生したのか、その後どうなっているのかを時系列に整理する必要があります。

社外と社内でフォーマットを変える

経緯報告書は、社内向けに作成する場合と社外向けに作成する場合があります。社外と社内では、フォーマットや書き方が若干異なってくるので特に社外向けの経緯報告書を作成する場合は、上司に相談しながら作成してください。

経緯報告書のテンプレート

経緯報告書は、特に決まったフォーマットというものはありませんが会社で規定の書式がある場合はそれに従います。

特に規定のフォーマットがない場合は、以下のテンプレートを活用してください。

社外向け経緯報告書00

社外向けの経緯報告書テンプレートです。社外の取引先に経緯を報告する場合は時候の挨拶に加え、問題に対するお詫びなどを記載する必要があります。

社外向け経緯報告書テンプレート

社外向け経緯報告書01

こちらも社外向けの経緯報告書テンプレートです。前文と主文が00と若干異なるのと、別記の部分の項目が細かく設定されています。

社外向け経緯報告書テンプレート01

社内向け経緯報告書02

社内向けの経緯報告書テンプレートです。社内向けなので、宛先と主文が社内用になっています。

社外向け経緯報告書テンプレート02

社内向けサンプル03

社内向けの経緯報告書テンプレートです。ネットワークエラーに関するサンプルの例文が記載されています。

社外向け経緯報告書テンプレート03

社内向けサンプル04

社内向けの経緯報告書テンプレートです。納品遅れに関する経緯を報告するサンプルが記載されています。

社外向け経緯報告書テンプレート04

メールで送る場合の注意点

経緯報告書は、トラブルの状況をすばやく報告するためメールでの提出を求められる場合もあります。その場合は、タイトルを「〇〇に関する経緯報告書」とし、文書として書く場合と同様に、簡潔に経緯と現状を説明します。

ただし、経緯報告書は会社のトラブルを報告するものであるため、会社にいよっては、機密情報として扱う場合もあります。

メールで送信する場合は、情報漏洩についても考慮し相手先や上司の許可を取ってから送信した方がよいでしょう。

まとめ

経緯報告書の書き方や注意点、すぐに使えるテンプレートを紹介しました。

経緯報告書は、トラブルが発生したときに社内や社外に問題が起こった経緯や現在の状況を報告する書類です。

問題が解決する前段階での経緯を説明する書類なので、簡潔な文書をすばやく提出するようにしましょう。

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