招待状のテンプレート | ビジネスでの書き方と文章例

2024年2月29日

社外のお客様をお誘いする場合に送付するビジネス用の招待状テンプレートを紹介します。

招待状の目的は、日頃からお世話になっている取引先や関係者に自社で主催するイベントに出席してもらい、良い人間関係を保つためです。

招待状もビジネス文書の一つなので、マナーを守って失礼のない文章を送りましょう。

ビジネス用の招待状のマナーとポイント

ビジネスで送付する招待状のポイントは、出席を強制せずに日頃の感謝と出席したときのメリットを文章の中に盛り込むことです。

招待状の送付は、遅くとも開催日の3週間～1か月前には相手に届くように送付します。あまりに開催日までの日数が近すぎると先方のスケジュールがすでに埋まっていたり、忙しくて返事ができないといったこともあります。

特に参加してほしいイベントであれば、3か月前には届くようにしておくと相手が余裕をもって返事ができるでしょう。

さらに、出欠をどのように連絡すればいいのか、期限はいつまでなのかを文書の中に明記しておくことも大切です。通常は返信用のはがきを同封することが多いですが、その旨をきちんと記載しておきます。

社外のお客様や取引先へ送付する招待状の例文をワードテンプレートで紹介します。ダウンロードしたワードファイルの中にサンプルの例文が記載されているので、自分の状況に合わせて修正してください。

創立記念式典は、会社を創立してから10周年、20周年といった節目の年に催すことが一般的です。

ここまでお世話になった取引先や関係者などをホテルなどの式場に招き、これまでの会社を継続できたことへの感謝と今後の発展を祈願して、さらなる協力をお願いするための式です。

会社が支店や営業所を解説したときにお祝いとして披露宴を催すときの招待状です。支店がいつから業務開始するのかを明記しておく必要があります。

また、お世話になっていることへの感謝とこれからのご支援を頂きたい旨を記載しておくとスムーズです。披露宴への出席は強要しないような文面にしてください。

会社の新社屋が完成したときに披露パーティなどを開くときに送付する招待状の文例です。

新社屋での営業開始日を明記しておくことが重要です。文面は、普段からの付き合いを感謝するとともに、ささやかな小宴とへりくだる文章にします。

最近では、少なくなりましたが会社でゴルフコンペを開催するときの招待状の文例です。

このサンプルでは、特に賞品などはなく、ゴルフの後に懇親会があるという設定ですが賞品がある場合は、賞品がある旨を伝えたり、記～以上に賞品の内容を入れたりしてもいいでしょう。

部署や課で社員同士の忘年会はメールでやりとりすることが多いですが、取引先や関係者といった社外の人間を招待して忘年会を開催する場合には、きちんとした文面で招待状を送付した方がいいでしょう。
12月の時候のあいさつ | 上旬中旬下旬の書き方

例文では、固めな内容ですが、親しい同士が集まるといった場合には、頭語と結語は書略してもかまいません。

取引先や関係者を招待する場合の新年会開催の招待状の文例です。

新年会の場合は、時候の挨拶は、新年のあいさつから始めることが一般的です。
１月の時候のあいさつ | 上旬中旬下旬の書き方

日頃の会社と今後の協力を誠意をもって伝えることで新年会に参加してもらうようお願いします。押しつけがましい文面にならないように注意してください。

ビジネスで使用する招待状は、日ごろからお世話になっている取引先やお客様への文書です。

内容についてのマナーや文章は結構見られることも多いので、招待状を初めて作るという場合はビジネス文書の例文集やテンプレートを活用してください。文書を作成した後には、同僚や上司にかならず確認してもらいおかしい部分がないかをチェックしてもらいましょう。

この記事を書いた人

中小企業のIT化やビジネス支援を行っている株式会社エクシアのWebメディア部門。
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