新製品や展示会、株主総会など、ビジネスで社外に案内状やお知らせのビジネス文書を送付する機会は意外に多いです。企業の広報活動の一環でもあるため、マナーや礼儀を守ることはもちろん、相手に興味をもってもらう文章を作成することが大事です。
今回は、お知らせ・案内状・通知状の例文やテンプレートを紹介します。さまざまなパターンの案内状があるので作成する際の参考にしてください。
目次
お知らせテンプレート(例文あり)
ビジネスにおけるお知らせ状や通知状は、自社や自分の状況、環境が変わったため顧客や取引先に連絡するときに使います。最近では、メールやホームページへの掲載で済ますこともありますが、文書で伝えることで送付した記録を残したり、相手に良い印象を与えるといった側面もあります。
文書の目的は、あくまでも通知・お知らせなので、内容は簡潔かつ正確に要件を素早く伝えることが大切です。
事務所移転のお知らせ
事務所の移転時には、なぜ移転するのか？という理由を明記しておくと余計な不安を相手に抱かせないでしょう。移転先と電話番号は、相手に住所録などを変更する作業を簡略化させるために漏れのないように正しく記載します。
値上げ・価格変更のお知らせ
値上げは相手にもうれしい話ではないので、値上げまでに努力したこと、なぜ値上げしなければならないのかを文章でうまく説明する必要があります。
夏季休業日のお知らせ
休業の日程については、文章の中に書くのではなく、記～以上に記載した方が相手が見やすいでしょう。
資料送付のお知らせ
一般的な書類送付状の文例とほぼ同じですが、新製品を送るときの文例になっています。詳細を知りたい場合には、担当者が伺って説明するという文面で、相手に安心感を与えます。
案内状の例文テンプレート
案内状を作成する際の例文とワードでのテンプレートを紹介します。
定期株主総会のご案内状
拝啓 時下ますますご清栄のこととお慶び申し上げます。
さて、当社第〇期定期株主総会を下記のとおり開催いたします。ご多忙中誠に恐縮ではございますが、何卒ご出席くださいますようご案内申し上げます。
なお、本議案中には定足数の出席を必要とする議案もございます。当日ご出席願えない場合は、別紙参照書類をご検討いただき、同封の委任状に賛否をご記入、ご捺印の上、ご返送くださいますようお願い申し上げます。
記 ～ 以下略
新製品発表会のご案内状
拝啓 時下ますますご清栄のこととお慶び申し上げます。平素は格別のご愛顧を賜り厚くお礼申し上げます。
さて、このたび弊社では新製品「○○」を開発、販売いたすことになりました。
この「○○」は従来製品より〇〇の処理能力が〇％アップしており、新しく〇〇機能も加えた画期的な製品です。
つきましては、一般公開に先立ち、お得意様方にいち早くご高覧いただきたく、下記のとおり発表会を開催いたします。ご多忙のところ誠に恐縮ですが、ぜひご来場くださいますようご案内申し上げます。
記～ 以下略
展示会開催の案内状
拝啓 時下ますますご清栄のこととお慶び申し上げます。平素は格別のご愛顧を賜り厚くお礼申し上げます。
さて、このたび弊社では恒例の特別展示会を下記のとおり開催することとなりました。
今回の展示会では、新製品「〇〇」も展示いたします。近年、業界でも話題になっている〇〇の機能を〇％高めた最新型の機器です。
ご多忙中のところ誠に恐縮ですが、この機会にぜひご来場いただきたくご案内申し上げます。
記～ 以下略
ゴルフコンペ案内状
拝啓 時下ますますご清栄のこととお慶び申し上げます。平素は格別のお引き立てを賜り、厚く御礼申し上げます。
さて、当社ではこのたび、皆様のご愛顧に対して感謝の意を表し、下記のとおりゴルフコンペを開催することとなりました。さわやかな自然に囲まれて、心身ともにリフレッシュしていただければ幸いに存じます。
なお、競技終了後、心ばかりではございますが懇親会を予定しております。何かとご多用中とは存じますが、ぜひともご参加くださるよう、よろしくお願い申し上げます。
記～ 以下略
忘年会の案内状
拝啓 時下ますますご清栄のこととお慶び申し上げます。平素は格別のお引き立てを賜り、厚く御礼申し上げます。
さて、弊社ではこのたび、日頃からお世話になっている皆様方へ、この一年の謝意を込めて、ささやかながら下記のとおりご会食の席をご用意させていただきました。
何かとご多用の時期かとは存じますが、何卒ご来席賜りますようお願い申し上げます。
新年会の案内状
拝啓 謹んで新年のお慶びを申し上げます。旧年中は格別のお引き立てを賜り、心より感謝いたしております。
さて当社では恒例の新年会を下記のとおり開催することとなりました。
皆様のすべての発展を願いながら、相互の親睦をはかり友好を深める会にしたいと思います。
時節柄ご多用とは存じますが、なにとぞご出席くださいますようお願い申し上げます。
記～ 以下略
通知状の例文テンプレート
社員退職の通知
退職の理由については「一身上の都合」として詳しく退職理由を書かないことがマナーです。相手への次の担当者が決まっている場合は、担当者名を書いて後程挨拶に伺うとしてもいいでしょう。社員退職のお知らせは、書面で通知して次の担当者が訪問に伺うという流れになります。
内定通知
内定後にどのような予定なのか、必要な書類とともに記載することで内定者が予定を立てやすくなります。内定は必ず入社するとは限らないので、事務的な冷たい文章にならないように心がけます。
不採用通知
失礼のないように、しっかりとした選考をしたが残念という想いがわかってもらえるような文章が必要です。