行事や会議の連絡といった社内へのお知らせ、新製品や展示会、株主総会などの社外へのお知らせなどお知らせ文書を作成する機会は多くあります。
今回は、お知らせ文書テンプレートと書き方を紹介します。さまざまなパターンの例文があるので作成する際の参考にしてください。
目次
お知らせテンプレート(例文あり)
ビジネスにおけるお知らせ状や通知状は、自社や自分の状況、環境が変わったため顧客や取引先に連絡するときに使います。最近では、メールやホームページへの掲載で済ますこともありますが、文書で伝えることで送付した記録を残したり、相手に良い印象を与えるといった側面もあります。
文書の目的は、あくまでも通知・お知らせなので、内容は簡潔かつ正確に要件を素早く伝えることが大切です。
事務所移転のお知らせ
事務所の移転時には、なぜ移転するのか？という理由を明記しておくと余計な不安を相手に抱かせないでしょう。移転先と電話番号は、相手に住所録などを変更する作業を簡略化させるために漏れのないように正しく記載します。
値上げ・価格変更のお知らせ
値上げは相手にもうれしい話ではないので、値上げまでに努力したこと、なぜ値上げしなければならないのかを文章でうまく説明する必要があります。
夏季休業日のお知らせ
休業の日程については、文章の中に書くのではなく、記～以上に記載した方が相手が見やすいでしょう。
資料送付のお知らせ
一般的な書類送付状の文例とほぼ同じですが、新製品を送るときの文例になっています。詳細を知りたい場合には、担当者が伺って説明するという文面で、相手に安心感を与えます。
駐車場関連のお知らせ
駐車場を運営していたり、マンションの駐車場を管理している場合は随時お知らせを発行する必要があるので、テンプレートを一式揃えておくと、お知らせを発行するときに役に立ちます。
出欠確認付きのお知らせ
出欠の確認文書は、○をつけるだけなどにしておくと手間が省けます。最近は、社内ツールなどのWebシステムや掲示板などで出欠確認をする場合も多いですが文書でのテンプレートも持っておくといいでしょう。
サービス終了のお知らせ
ビジネスにおいて、エンドユーザーや企業ユーザーにサービスを提供している場合、サービスの停止や終了時にはお知らせを送付する必要がでてきます。
スマホのゲームやアプリでは、アプリ内でのお知らせで完結する場合もありますが、ネットを介さないサービスの場合や対会社などの場合は正式に文書で通知することも多いです。
お知らせ文書の書き方
お知らせ文書は、社内の人にはイベントや健康診断などの案内、社外にはサービスに関する告知や値上げなどをお知らせします。文書の内容にミスがあると受け取った人が混乱してしまうため、内容は慎重に確認し、間違いがないようにします。
社内の場合は、メールや回覧板、掲示板などを使用する場合が多いので組織の形態に合わせて適切な方法を選ぶといいでしょう。
お知らせ文書のポイント
- 内容を確認する
- 連絡先を明記する
- 適切な時期に出す
1.内容を確認する
お知らせの内容は、一度出してしまうと訂正するのが難しくなります。すぐに訂正しても、最初のお知らせだけを見て訂正に目を通さなかったり最初の間違いのまま広がってしまうこともあります。
お知らせ文書は、内容に間違いがないように何度も確認して発信します。
2.連絡先を明記する
お知らせ文書の内容に質問があった場合に、誰にどうやって確認するのかがわからないと受け取った人が迷ってしまいます。発信者や問い合わせ先を明記することで、受け取った人が安心できる文書になります。
3.適切な時期に出す
お知らせ文書は、発行する日付が早すぎても遅すぎてもいけません。内容にもよりますが、日付が決まっているものなら1ヶ月～2週間前にはお知らせします。あまりに早くお知らせしすぎると対象の日付を忘れてしまう場合もあります。
