行事や会議の連絡といった社内へのお知らせ、新製品や展示会、株主総会などの社外へのお知らせなどお知らせ文書を作成する機会は多くあります。
今回は、例文付きのお知らせ文書テンプレートWord版を紹介します。さまざまなパターンの例文があるので作成する際の参考にしてください。
お知らせテンプレート
ビジネスにおけるお知らせ状や通知状は、自社や自分の状況、環境が変わったため顧客や取引先に連絡するときに使います。最近では、メールやホームページへの掲載で済ますこともありますが、文書で伝えることで送付した記録を残したり、相手に良い印象を与えるといった側面もあります。
文書の目的は、あくまでも通知・お知らせなので、内容は簡潔かつ正確に要件を素早く伝えることが大切です。
事務所移転のお知らせ
事務所の移転時には、なぜ移転するのか？という理由を明記しておくと余計な不安を相手に抱かせないでしょう。移転先と電話番号は、相手に住所録などを変更する作業を簡略化させるために漏れのないように正しく記載します。
値上げ・価格変更のお知らせ
値上げは相手にもうれしい話ではないので、値上げまでに努力したこと、なぜ値上げしなければならないのかを文章でうまく説明する必要があります。
夏季休業日のお知らせ
休業の日程については、文章の中に書くのではなく、記～以上に記載した方が相手が見やすいでしょう。
資料送付のお知らせ
一般的な書類送付状の文例とほぼ同じですが、新製品を送るときの文例になっています。詳細を知りたい場合には、担当者が伺って説明するという文面で、相手に安心感を与えます。
駐車場関連のお知らせ
駐車場を運営していたり、マンションの駐車場を管理している場合は随時お知らせを発行する必要があるので、テンプレートを一式揃えておくと、お知らせを発行するときに役に立ちます。
研修会のお知らせ
最近は、社内ツールなどのWebシステムや掲示板などで出欠確認をする場合も多いですが文書でのテンプレートも持っておくといいでしょう。
研修会のお知らせ
最近は、社内ツールなどのWebシステムや掲示板などで出欠確認をする場合も多いですが文書でのテンプレートも持っておくといいでしょう。
サービス終了のお知らせ
ビジネスにおいて、エンドユーザーや企業ユーザーにサービスを提供している場合、サービスの停止や終了時にはお知らせを送付する必要がでてきます。
スマホのゲームやアプリでは、アプリ内でのお知らせで完結する場合もありますが、ネットを介さないサービスの場合や対会社などの場合は正式に文書で通知することも多いです。
お盆休みのお知らせ
不特定多数のお客様向けにお盆休みの期間をお知らせする例文テンプレートです。
メールや掲示ではなく、文書として各お客様に送付するタイプの例文なので、時候の挨拶と本文を文書に記載しています。
本文には、お盆休みの期間、営業再開日、休みの間のお問い合わせ先などがあると親切です。
GW休業のお知らせ(社内)
社内向けのゴールデンウィーク休業の案内文書です。
最近では、メールですます場合も多いですが社内掲示のために文書を作成する場合もあります。
社内向けなので、余計な挨拶文や表現は用いずに期間と注意点だけをシンプルにまとめた内容となっています。
工事のお知らせ
工事現場の近隣の住宅に工事をお知らせするテンプレート文書です。
工事の場合はメールや掲示が難しいため、近隣のポストに工事着工のお知らせを入れておくことがよくあります。
その場合、工事の期間や工事内容、工事を行う時間などを記載しておくとトラブルなく進めることができます。
町内会のお知らせ
町内会で集金をする場合のWordお知らせ文書です。
時候の挨拶から始まり、町内会費や集金期間、集金担当者など必要な事項を箇条書きで記載しています。
集金以外の町内会のお知らせもこのテンプレートを基として改良すればいろいろなパターンを作成できます。
イベント中止のお知らせ
新型コロナウイルスにより、イベントが中止になったお知らせ文書のテンプレートです。
特定の個人宛の内容なので、本文にも個人宛の内容が記載されています。
このテンプレートでは、特にイベント内容や概要は記載されていませんが、記～以上で箇条書きにしてもいいでしょう。
案内状テンプレート
以下では、ビジネスにおける飲み会や送別会などの案内状作成に役立つ、例文と無料のWord形式テンプレートをご紹介します。ダウンロードして、読みやすい案内状を作成してください。
定期株主総会のご案内状
拝啓 時下ますますご清栄のこととお慶び申し上げます。
さて、当社第〇期定期株主総会を下記のとおり開催いたします。ご多忙中誠に恐縮ではございますが、何卒ご出席くださいますようご案内申し上げます。
なお、本議案中には定足数の出席を必要とする議案もございます。当日ご出席願えない場合は、別紙参照書類をご検討いただき、同封の委任状に賛否をご記入、ご捺印の上、ご返送くださいますようお願い申し上げます。
記 ～ 以下略
新製品発表会のご案内状
拝啓 時下ますますご清栄のこととお慶び申し上げます。平素は格別のご愛顧を賜り厚くお礼申し上げます。
さて、このたび弊社では新製品「○○」を開発、販売いたすことになりました。
この「○○」は従来製品より〇〇の処理能力が〇％アップしており、新しく〇〇機能も加えた画期的な製品です。
つきましては、一般公開に先立ち、お得意様方にいち早くご高覧いただきたく、下記のとおり発表会を開催いたします。ご多忙のところ誠に恐縮ですが、ぜひご来場くださいますようご案内申し上げます。
記～ 以下略
展示会開催の案内状
拝啓 時下ますますご清栄のこととお慶び申し上げます。平素は格別のご愛顧を賜り厚くお礼申し上げます。
さて、このたび弊社では恒例の特別展示会を下記のとおり開催することとなりました。
今回の展示会では、新製品「〇〇」も展示いたします。近年、業界でも話題になっている〇〇の機能を〇％高めた最新型の機器です。
ご多忙中のところ誠に恐縮ですが、この機会にぜひご来場いただきたくご案内申し上げます。
記～ 以下略
ゴルフコンペ案内状
拝啓 時下ますますご清栄のこととお慶び申し上げます。平素は格別のお引き立てを賜り、厚く御礼申し上げます。
さて、当社ではこのたび、皆様のご愛顧に対して感謝の意を表し、下記のとおりゴルフコンペを開催することとなりました。さわやかな自然に囲まれて、心身ともにリフレッシュしていただければ幸いに存じます。
なお、競技終了後、心ばかりではございますが懇親会を予定しております。何かとご多用中とは存じますが、ぜひともご参加くださるよう、よろしくお願い申し上げます。
記～ 以下略
忘年会の案内状
拝啓 時下ますますご清栄のこととお慶び申し上げます。平素は格別のお引き立てを賜り、厚く御礼申し上げます。
さて、弊社ではこのたび、日頃からお世話になっている皆様方へ、この一年の謝意を込めて、ささやかながら下記のとおりご会食の席をご用意させていただきました。
何かとご多用の時期かとは存じますが、何卒ご来席賜りますようお願い申し上げます。
新年会の案内状
拝啓 謹んで新年のお慶びを申し上げます。旧年中は格別のお引き立てを賜り、心より感謝いたしております。
さて当社では恒例の新年会を下記のとおり開催することとなりました。
皆様のすべての発展を願いながら、相互の親睦をはかり友好を深める会にしたいと思います。
時節柄ご多用とは存じますが、なにとぞご出席くださいますようお願い申し上げます。
記～ 以下略
イベントの案内状
謹啓 春陽の候、貴社ますますご清栄のこととお慶び申し上げます。
さて、先ごろ弊社が業務提携いたしました〇〇社の製品の新作イベントを開催する運びとなりました。今回のイベントでは、〇〇から××までの多数の製品をご覧いただけるよう、品数も豊富に取り揃えております。〇〇社の製品は、流行を取り入れながら高級感あふれるデザインでSNSでも多く取り上げられています。
ぜひご来臨賜りますよう謹んでお願い申し上げます。
記～ 以下略
お知らせ文書の書き方
お知らせ文書は、社内の人にはイベントや健康診断などの案内、社外にはサービスに関する告知や値上げなどをお知らせします。文書の内容にミスがあると受け取った人が混乱してしまうため、内容は慎重に確認し、間違いがないようにします。
社内の場合は、メールや回覧板、掲示板などを使用する場合が多いので組織の形態に合わせて適切な方法を選ぶといいでしょう。
お知らせ文書のポイント
- 内容を確認する
- 連絡先を明記する
- 適切な時期に出す
1.内容を確認する
お知らせの内容は、一度出してしまうと訂正するのが難しくなります。すぐに訂正しても、最初のお知らせだけを見て訂正に目を通さなかったり最初の間違いのまま広がってしまうこともあります。
お知らせ文書は、内容に間違いがないように何度も確認して発信します。
2.連絡先を明記する
お知らせ文書の内容に質問があった場合に、誰にどうやって確認するのかがわからないと受け取った人が迷ってしまいます。発信者や問い合わせ先を明記することで、受け取った人が安心できる文書になります。
3.適切な時期に出す
お知らせ文書は、発行する日付が早すぎても遅すぎてもいけません。内容にもよりますが、日付が決まっているものなら1ヶ月～2週間前にはお知らせします。あまりに早くお知らせしすぎると対象の日付を忘れてしまう場合もあります。
まとめ
社外へのお知らせ文書はビジネスにおいて重要な役割を果たし、状況や環境の変化を顧客や取引先に伝える際に使用されます。
内容は簡潔かつ正確にする必要があります。お知らせ文書のポイントは、内容を複数回確認し、連絡先を明記し、適切なタイミングで発信することです。これにより、受け取り手に混乱を与えず、安心して情報を伝えることが可能になります。
今回紹介したテンプレートにはそれぞれ例文が付いていますので、自分の状況に合わせて適宜修正して活用してください。
