会社でクレーム報告書を書く

今回は無料でダウンロードできるクレーム報告書のテンプレートを紹介します。

クレーム報告書のフォーマットは単純なものが多いので、基本的にはワードで作成することが多いのですがエクセルを使用したいという人も多かったのでエクセルとワード両方のテンプレートでダウンロードできるようにしました。

クレーム報告書とは

クレーム報告書は、ユーザーからの苦情や改善要求を社内で管理したり、上司に報告するために作成する文書です。

クレームは、きちんと管理することで会社としてクレーム対応の経験を得られ、既存サービスの改良、今後のサービスのヒントにもつながる重要な情報とすることもできます。

そのため、クレーム報告書にはどのような内容を記載するかが重要になってきます。

クレーム報告書のフォーマット

クレーム報告書はそれぞれの会社で管理するべき情報なので特に決まったフォーマットというものはありません。

一般的には、

報告された日付
発生場所
顧客情報(氏名、電話番号、メールドレスなど)
クレームの内容
原因
対応内容
対応完了日

などを記載します。

これはあくまでも一例で、それぞれの会社のサービスやクレームを受けた相手などで記載内容は変わってきます。

下記では、一般的なクレーム報告書のテンプレートを紹介しますので自社のサービスや状況に合わせてご使用ください。

クレーム報告書テンプレート(エクセル・ワード)

クレーム報告書のテンプレートのエクセル版とワード版です。使いやすい方のフォーマットを利用するといいでしょう。

社内向け

社外向け

クレーム対応表

※クレーム対応表はエクセル版のみの提供です。

まとめ

今回はクレーム報告書のフォーマットやテンプレート、実際に使用された例文を紹介しました。

クレームは受ける側としては、あまりうれしくありませんが対応次第では今後のサービスをよりよくするための大事な情報です。クレーム報告書を活用することで、クレームを会社の資産に変えるようにしましょう。

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