見積書を作成してお客様のところに送付する際に必要になるのが送付状です。郵送するときはもちろん、FAXやメールで送付するときにも必要になります。
しかし、見積書の送付が初めてだったり、いつもなんとなく書いているなら、もしかして相手に失礼な送付状を送ってしまう可能性も！？
そこで、この記事では見積書の送付状の文例とテンプレートを紹介します。書式やフォーマットがそのまま使えるので、宛先や作成者だけを変更して使うか、文例を工夫してオリジナルにするなど活用してください。
見積書の送付状と普通の送付状の違い
見積書用の送付状と一般的に使われる送付状との違いは以下の3点です。
1. 送付する書類の内容
見積書用の送付状は、見積書を同封していることを明記し、見積書の内容を簡単に説明します。普通の送付状は、送付する書類の内容を一般的に説明します。
2. 目的
見積書用の送付状は、見積書の概要を伝え、相手に見積書を検討してもらうことを目的としています。普通の送付状は、送付する書類の内容を伝え、相手に行動を促すことを目的としています。
3. 書き方
見積書用の送付状は、見積書の内容に沿って書き、見積りへの誘導を明確にする必要があります。普通の送付状は、送付する書類の内容に合わせて書き、相手に必要な情報を提供する必要があります。
見積書の送付状の文例
見積書の送付状は、決まったフォーマットというのはありません。ただし、ある程度はビジネス文書に沿った形式で作った方が相手から好感を持たれるでしょう。
送付状に記載する文章は相手との関係によっても変わってきますが、基本的には日付、宛先、差出人に挨拶文＋見積り送付のお知らせ＋結びの言葉を書きます。
宛先
差出人
タイトル
本文
記～以上
下記は見積書を送付する際のサンプル例文です。上記で解説した基本的なフォーマットはおさえてあるので、そのまま使うこともできますし、自分の業態や相手との関係などを踏まえて修正して使用することも可能です。
拝啓 時下ますますご清栄のこととお慶び申し上げます。平素は格別のご愛顧を賜り厚く御礼申し上げます。
さて、先日ご依頼いただきましたお見積書を送付させていただきます。ご確認のうえ、ご検討くださいますようお願い申し上げます。
なお、何かご不明な点がございましたら、ご遠慮なくお問いあわせください。
それでは、ご検討のほどよろしくお願いいたします。
見積書送付状のテンプレート(郵送)
郵送で送付する場合の見積書送付状テンプレートです。先に相手先から見積もりの依頼があった場合の文例になっています。会社名や住所電話番号などを記載したパターンです。
見積書送付状のテンプレート(FAX)
FAXで送付する場合の見積書の送付状テンプレートです。FAXの場合は「FAX送信状」「FAX送付のご案内」などのタイトルに挨拶文と見積書を送付するという記載を入れます。
まとめ
見積書の送付状の文例と、テンプレートを紹介しました。
見積書の送付状は、郵送で送付する場合だけではなく、FAXやメールで送る場合でも作成した方がよいでしょう。テンプレートを使えば、一般的な送付状のレイアウトがわかるので少しの修正でオリジナルの見積り送付状を作成できます。
見積り送付状に関係するビジネス文書としては、以下のようなものもあるので参考にしてください。
