請求書を送付する際に必要になる送付状。 請求書の送付状は必ず送付しなければいけないわけではありません。しかし、送付状があると相手先の担当者に良い印象を与えるので、できるだけ作成した方がいいでしょう。
今回は、取引先に印象をよくする請求書を発送する際の送付状(送り状、添え状)の書き方や文例について紹介します。
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目次
請求書の送付状の書き方
請求書を送付する際の送付状に書き方は、一般的な書類送付状と大きくは変わりません。宛先や送付日、送信者名や挨拶文などを記載します。さらに、状況や会社によっては、振込先や支払期日を書く場合もあります。
送付状に必要な項目
請求書の送付状には以下のような項目を記載します。
送付日
送信者名
挨拶文
書類の内容と部数
相手先の会社名や担当者名を記載します。会社名、部署宛ての場合は「御中」、担当者個人名の場合は「様」の敬称をつけます。
送付日は、書類を送付する日付です。あくまで書類の送付日なので請求書の日付とは関係がありません。
書類を発送する会社名、部署名、担当者名を記載します。住所や電話番号などの連絡先を入れる場合もあります。
定型の挨拶文を記載します。挨拶の文例は下記にありますので参考にしてください。定型の挨拶の他にも特別に感謝やお礼などをオリジナルに付け加えるのも相手に喜ばれます。
何の書類を何枚送付したのか明細を記載します。請求書一枚の場合は、「請求書 1枚」と書けばいいでしょう。この辺もテンプレートを確認してください。
文例とテンプレート
下記では、請求書の送付状を、書類、FAX、メールといった方法での文例とワードテンプレートを紹介します。
郵送がまだまだ一般的ですが、IT系の企業やベンチャーなどではメールで請求書のPDF文書を添付する方式も当たり前になってきています。
郵送で送る場合
郵送で請求書の送付状を送る際には、送付状に挨拶文、送付する書類と枚数を記載します。
文例1
拝啓 時下ますますご清栄のこととお慶び申し上げます。平素は格別のご高配を賜り、厚く御礼申し上げます。
さて、〇月〇日付をもって納品いたしました〇〇の代金は、同封の請求書のとおり金〇〇〇〇円となります。
お忙しいところ誠に恐縮ではございますが、〇月〇日までにお支払いくださいますようお願い申し上げます。
今後とも変わらぬご愛顧を賜りますよう、お願いいたします。
文例1のテンプレート
以下では上記の文例の実際のエクセルテンプレートをダウンロードできます。
請求書の送付状エクセルテンプレート文例01
文例2
早速ですが、先日ご連絡いたしました〇〇についての請求書を送付いたします。内容をご確認の上、期日までにご対応くださいますよう宜しくお願い致します。
今後とも変わらぬごひいきのほどよろしくお願い申し上げます。
文例2のテンプレート
以下では上記の文例の実際のエクセルテンプレートをダウンロードできます。
請求書の送付状エクセルテンプレート文例02
上記のテンプレートの他にも一般的な書類送付状のテンプレートを利用して文面を請求書送付用にするのもおすすめです。以下から一般的な書類送付状テンプレートをダウンロード可能です。
FAXで送る場合
FAXで請求書を送る際も、郵送で送付する場合と大きな違いはありませんが、普段からやりとりしている相手であれば儀礼的な挨拶は必要ありません。
文例やテンプレートを活用すれば簡単にFAX送付状を作ることができます。
FAXの文例1
早速ですが、2月17日(水)に納品いたしました食品サンプル一式に関しての請求書を作成いたしましたので、ご確認くださいますようお願い申し上げます。
今後とも変わらぬご愛顧をお願い申し上げます。
FAX文例1のテンプレート
以下では上記の文例の実際のエクセルテンプレートをダウンロードできます。
請求書のFAX送付状エクセルテンプレート文例01
他にも汎用的なFAXテンプレートを利用して請求書送付の文面に差し替えてもいいでしょう。以下から一般的なFAXテンプレートをダウンロード可能です。
メールで送る場合
請求書はメールで送付してもダメではありません。相手側がメールでの送付を許可すれば郵送することなく請求書を送ることができます。
ただし、いきなりメールで請求書を送り付けることはやめた方がいいでしょう。特に日本では郵送で請求書を送るのが一般的なので、書類を電子的なやり取りで送ることをよしとしない企業もまだまだ多いです。
メールで請求書を送る場合は、送付状をあえてファイルで作成せずにメールの本文を送付状とします
メールの文例1
株式会社○○○
○○部 ○○ ○○様
いつもお世話になっております。
株式会社×× 経理部の ××××です。
早速ですが、先日ご注文いただいた【案件名や商品名】に関する請求書を
添付ファイルにてお送りさせて頂きます。
請求書に記載させて頂いた振込先へ、
〇年〇月〇日までにお振込み下さいますよう
何卒、よろしくお願い申し上げます。
ご不明な点などございましたら、、
ご一報いただきたく存じます。
ご査収の上、何卒よろしくお願い致します。
個人宛には手書きで送付することも
請求書の送付状は、パソコンやワープロで作る無難なものより手書きで作成した方が温かみがあって喜ばれる場合もあります。特に個人宛の請求書では、担当者が工夫をこらしてイラストなどを含めた手書きの送付状を送ることも多いです。
手書きで送付状を送るときの文例
手書きの請求書の送付状を作成する場合の文例は以下のとおりです。
いつもお世話になっております。
このたびは、〇〇をご購入いただきまして誠にありがとうございました。使い心地はいかがでしょうか。もし使い方などでご不明な点がございましたら、お気軽にご連絡ください。
さっそくですが、〇〇の請求書をご送付いたしますので、ご確認くださいますようよろしくお願いいたします。
〇〇〇〇
まとめ
請求書の送付状は、絶対に必要ではありませんが、取引をスムーズに進めるためにはできるだけ作成して添付した方がよいでしょう。
具体的な送付状の文例やテンプレートを紹介しましたので、必要事項を修正してそのまま作成してもよいですし、テンプレートを参考にオリジナルの送付状を作成してもいいでしょう。