請求書を送付するときに添付する送付状は必ず必要ではありませんが、送付状があることで相手先に良い印象を与えます。
今回は請求書の送付状テンプレートを郵送、FAX、メールの例文付きで紹介します。
請求書PDF作成ツール
請求書送付状テンプレート
ワード版の請求書送付状テンプレートです。請求書を送付する際は、法人でも個人でも郵送が一般的ですが、IT系の企業やベンチャー企業ではメールで請求書のPDF文書を添付する方式も増えています。
郵送の文例
郵送で請求書の送付状を送る際には、送付状にあいさつ文と送付する請求書の概要、枚数を記載します。
例文1
拝啓 時下ますますご清栄のこととお慶び申し上げます。平素は格別のご高配を賜り、厚く御礼申し上げます。
さて、〇月〇日付をもって納品いたしました〇〇の代金は、同封の請求書のとおり金〇〇〇〇円となります。
お忙しいところ誠に恐縮ではございますが、〇月〇日までにお支払いくださいますようお願い申し上げます。
今後とも変わらぬご愛顧を賜りますよう、お願いいたします。
請求書の送付状エクセルテンプレート文例01
例文2
早速ですが、先日ご連絡いたしました〇〇についての請求書を送付いたします。内容をご確認の上、期日までにご対応くださいますよう宜しくお願い致します。
今後とも変わらぬごひいきのほどよろしくお願い申し上げます。
請求書の送付状エクセルテンプレート文例02
上記のテンプレートの他にも一般的な書類送付状のテンプレートを利用して請求書の送付にする方法もあります。一般的な書類送付状テンプレートは以下より取得できます。
FAXの文例
FAXで請求書を送る際も、郵送で送付する場合とあいさつ文や内容に大きな違いはありません。また、定期的に請求書のやりとりしている相手であれば儀礼的な挨拶は必要ありません。
テンプレートを活用すれば簡単にFAX用の請求書送付状を作ることができます。
早速ですが、2月17日(水)に納品いたしました食品サンプル一式に関しての請求書を作成いたしましたので、ご確認くださいますようお願い申し上げます。
今後とも変わらぬご愛顧をお願い申し上げます。
請求書のFAX送付状エクセルテンプレート文例01
他にも汎用的なFAXテンプレートを利用して請求書送付状を作成できます。以下よりFAXテンプレートをダウンロード可能です。
メールの文例
相手側がメールでの送付を許可すればPDFなどで送付しても構いませんが、いきなりメールで請求書を送り付けることはやめた方がいいでしょう。
特に日本では郵送で請求書を送るのが一般的なので、書類を電子的に送ることを嫌がる企業もまだまだ多いです。メールで請求書を送る場合は、送付状を別ファイルにせずにメールの本文にあいさつ文や内容を記載して、請求書の送付状とします。
株式会社○○○
○○部 ○○ ○○様
いつもお世話になっております。
株式会社×× 経理部の ××××です。
早速ですが、先日ご注文いただいた【案件名や商品名】に関する請求書を
添付ファイルにてお送りさせて頂きます。
請求書に記載させて頂いた振込先へ、
〇年〇月〇日までにお振込み下さいますよう
何卒、よろしくお願い申し上げます。
ご不明な点などございましたら、、
ご一報いただきたく存じます。
ご査収の上、何卒よろしくお願い致します。
個人への請求書送付状
請求書の送付状は、パソコンやワープロで作る無難なものより手書きで作成した方が温かみがあって喜ばれる場合もあります。特にネットショップや通販などで個人宛に請求書を送る場合には、イラストなどを含めた手書きの送付状を送るショップも多いです。
個人宛 送付状の例文
ネットショップなどの商品購入時に個人宛に手書きの請求書の送付状を送付する場合は以下のような文を作成します。
このたびは、〇〇をご購入いただきまして誠にありがとうございました。使い心地はいかがでしょうか。もし使い方などでご不明な点がございましたら、お気軽にご連絡ください。
さっそくですが、〇〇の請求書をご送付いたしますので、ご確認くださいますようよろしくお願いいたします。
〇〇〇〇
請求書 送付状の書き方
請求書 送付状の書き方は、一般的なビジネスにおける書類送付状と同じです。宛先や送付日、送信者名やあいさつ文などを送付状に記載します。さらに、状況や会社によっては、振込先や支払期日を書く場合もあります。
必要な項目
請求書の送付状を作成する場合には以下のような項目を記載します。
- 宛先
- 送付日
- 送信者名
- 挨拶文
- 書類の内容と部数
相手先の会社名や担当者名を記載します。会社名、部署宛ての場合は「御中」、担当者個人名の場合は「様」の敬称をつけます。
送付日は、書類を送付する日付です。あくまで書類の送付日なので請求書の日付とは関係がありません。
書類を発送する会社名、部署名、担当者名を記載します。住所や電話番号などの連絡先を入れる場合もあります。
定型の挨拶文を記載します。挨拶の文例は下記にありますので参考にしてください。定型の挨拶の他にも特別に感謝やお礼などをオリジナルに付け加えるのも相手に喜ばれます。
何の書類を何枚送付したのか明細を記載します。請求書一枚の場合は、「請求書 1枚」と書けばいいでしょう。この辺もテンプレートを確認してください。
請求書送付状のよくある質問
請求書の送付状に関連する疑問、マナーなどよくある質問を集めました。請求書を送付するときに知っておくと役に立ちます。
請求書に送付状は必要？
請求書に送付状をつける目的は、挨拶だけでなく、送付物が漏れなく入っているか確認してもらうためです。送付物の内容や枚数が送付状の記載と合っているか確認することで、請求書が正しいかチェックできます。
また、請求書に補足や詳細な請求明細が必要な場合に送付状に記載する場合もあります。
近年では、送付状をつけることが一般的なので初めての場合や、付き合いが浅い相手には送付状を付けた方が丁寧な印象を与えます。ただし、定期的に請求書を送る相手には送付状を省略する場合もあります。
メールでも送付状は必要？
最近は、電子的に帳票を保存することも可能なため、メールやファイルで請求書をやりとりする企業も増えています。
メールで請求書を送る場合には、送付状は別のファイルは必要ありません。メールの本文に挨拶と請求書の内容や枚数を記載することで送付状の代わりになります。
請求書を送付時の注意点は？
送付する請求書は、印刷面を上にして、送付状が上になるように（最初に送付状が見えるように）して重ねて3つ折りにして封入します。もし、請求書を折りたくない場合には、送付状が先に見えるように上にしてクリアファイルに入れてA4サイズの用紙が入る⾓形2号の封筒に入れて送付します。
まとめ
請求書の送付状は、絶対に必要ではありませんが、取引をスムーズに進めるためにはできるだけ作成して添付した方がよいでしょう。
具体的な送付状の例文やテンプレートを紹介しましたので、必要事項を修正してそのまま作成してもよいですし、テンプレートを参考にオリジナルの送付状を作成してもいいでしょう。
