ビジネスにおいて、何らかのお願いや依頼をする場合、依頼文(依頼書)を送付します。
依頼文は、ポイントだけ気を付ければ作成は簡単です。今回は、登録不要の依頼文テンプレートと項目別の例文、書き方を紹介します。
依頼文テンプレート
状況別に作成する依頼文やお願い文のテンプレートを紹介します。依頼文はデザインは不要なので、通常のワード文書に挨拶文と依頼内容を書いていきます。
見積り書送付のお願い
見積り書送付のお願いをする例文テンプレートです。内容は、新しく商品の購入を検討し、別記で条件を記載して見積りを依頼しています。
なお、明細付の見積依頼書テンプレートについては以下で紹介しています。
見積依頼書テンプレート | エクセル無料ダウンロード
見本送付のお願い
新規取引時に商品サンプルを見本として送付してもうらうお願い文のテンプレートです。サンプルが有料か無料か不明なので、有料の場合は請求書を同封するように依頼します。
新規取引のお願い
新たに取引をお願いするための例文テンプレートです。簡単な自社の説明と、取引をしたい理由などを簡潔に記載しています。
取引先紹介のお願い
取引先の紹介をお願いするための例文テンプレートです。紹介してもらいたい理由として、サンプルでは、商品販売の好調につき販路拡大としています。
仕入れ価格改定のお願い
今までの仕入れ価格を値下げしてもらうようお願いする例文テンプレートです。例文では、値下げを承諾してもらうために、他社の価格や業界同動向を簡単に説明しています。
在職証明書の依頼
退職してから、在籍していた会社に在職証明書を依頼する場合の依頼文は、総務や人事に文書で依頼します。
詳細については、以下の記事で紹介しています。
アンケートのお願い(社外)
スキンケア製品のアンケートをお願いする例文テンプレートです。アンケートは、相手の負担を強いるので、丁寧にお願いをすることが大切です。できれば、何かお礼があると回答率が高まるでしょう。
アンケートのお願い(社内)
社内で何かを導入する際に実施するアンケートの依頼文書です。文書内にアンケートを記載しています。
講演のお願い
社外から講師を招いて講演をお願いする例文テンプレートです。なぜ自分が依頼されたのかという点を、著書や過去の講演などを感想と伴に述べると受けてくれる可能性が高まります。
別記では、講演テーマや報酬なども書いておくと返事がしやすいでしょう。
仕事の依頼
仕事の依頼を文書で送付する場合の例文サンプルです。例文では、会社案内の作成依頼で、依頼内容、部数、納期、予算などを箇条書きにしています。
送金のお願い
請求書を発行したが、取引先が代金の支払いを行わない場合の依頼状テンプレートです。確実に納品した旨と、請求書をいつ発行したかを明記し、いつまでに振込をしてもらいたいかを記載します。
請求書確認の依頼
取引先から、請求書が届いたが内容が誤っている場合に、確認と再請求をお願いする文書の例文です。自社の帳簿をもとに請求書の内容を確認した上で取引先にも再度確認をしてもらうように促します。
依頼文の書き方
依頼文には定型のフォーマットというのはありませんが、ビジネス文書として件名(タイトル)、頭語、時候の挨拶、実際の依頼内容、条件といったある程度決まった形式で作成することが相手に失礼にならない依頼文の書き方です。
依頼文の基本構成
依頼文の基本構成としては、以下の項目を記載すればいいでしょう。
- 件名(タイトル)
- 前文
- 依頼内容
- 末文
- 条件（期限、依頼料、場所など）
特に、依頼内容については丁寧な表現で事実を簡潔にまとめることで相手に良い印象をもたれます。
依頼文を書く時の注意点
依頼文は、相手にお願いをする文書なので命令口調にならないように丁寧に作成する必要があります。
依頼文やお願い文書は、通常は書く機会が少ないので書き方を間違えてしまうと、相手に不快感を与えてしまうので注意しなければなりません。
- 文章は簡潔に
- 依頼内容は別記
- 低姿勢でお願いする
お願い文書は、お願いした経緯や理由などを書くのが一般的ですが、依頼を受けてほしいために回りくどい表現や、長々と理由を書き連ねてしまうことがあります。
相手も、そんなに長い文面を読みたくはありませんので最低限の経緯と理由にまとめ、簡潔にわかりやすく書く工夫が求められます。
依頼内容は、本文に簡潔に書きますが、期日や場所などの詳細は別記に記した方が読みやすいです。
特に不特定多数に出す場合の依頼文書は、返信方法、締め切り、問い合わせ先なども明記しておくと受け取った側が迷うことがなく応じてもらえる可能性が高まります。
依頼文書は、相手にメリットをもたらすこともありますが、相手に負担を強いるという場合もあります。
どちらにせよ、相手にお願いをするためできるだけ低姿勢で「お願いをする」という立場を崩さないことが大切です。特に社内向けの依頼文では、命令口調になってしまう場合もあるので気を付けてください。
まとめ
今回は、相手先に何かをお願いする場合の依頼文の書き方やテンプレートを紹介しました。
ビジネス文書は、総じて丁寧な文を心がけますが、依頼文は相手にお願いをするため、さらに気を配った内容にする必要があります。
それには、一方的にお願いを書くだけでなく、お願いをする理由や、その経緯をしっかりと説明するとお願いをされた側も気持ちよく受けることができます。
