ビジネスで、社外のお客様や取引先に、お願いや依頼をするときに作成する依頼文・お願い文の書き方やテンプレート(ワード文書)を紹介します。

依頼文・お願い文の書き方

依頼やお願いをする際の文書は、命令口調にならないように丁寧に作成する必要があります。

依頼文は、書きなれていない方が多いので書き方を間違えてしまうと、相手に不快感を与えてしまうことがあるので注意しなければなりません。

文章は簡潔に

お願い文書は、お願いした経緯や理由などを書くのが一般的ですが、依頼を受けてほしいがために回りくどい表現や、長々と理由を書き連ねてしまうことがあります。

相手も、そんなに長い文面を読みたくはありませんので最低限の経緯と理由にまとめ、簡潔にわかりやすく書く工夫が求められます。

依頼内容は別記

依頼内容は、本文に簡潔に書きますが、期日や場所などの詳細は別記に記した方が読みやすいです。

特に不特定多数に出す場合の依頼文書は、返信方法、締め切り、問い合わせ先なども明記しておくと受け取った側が迷うことがなく応じてもらえる可能性が高まります。

低姿勢でお願いする

依頼文書は、相手にメリットをもたらすこともありますが、一方的に相手に負担を強いるという場合もあります。

どちらにせよ、相手にお願いをするためできるだけ低姿勢で「お願いをする」という立場を崩さないことが大切です。

特に社内向けの依頼文では、命令口調になってしまう場合もあるので気を付けてください。

依頼文・お願い文の例文テンプレート

依頼文の例文を記載したテンプレートを紹介します。依頼文は、特にデザインやフォーマットは不要なので、通常のワード文書に挨拶文や内容を書いていきます。

見積り書送付のお願い

見積り書送付のお願いをする例文テンプレートです。内容は、新しく商品の購入を検討し、別記で条件を記載して見積りを依頼しています。

見積り書送付のお願いテンプレート

見本送付のお願い

新規取引時に商品サンプルを見本として送付してもうらうお願い文のテンプレートです。サンプルが有料か無料か不明なので、有料の場合は請求書を同封するように依頼します。

見本サンプル送付のお願いテンプレート

新規取引のお願い

新たに取引をお願いするための例文テンプレートです。簡単な自社の説明と、取引をしたい理由などを簡潔に記載しています。

新規取引のお願いテンプレート

取引先紹介のお願い

取引先の紹介をお願いするための例文テンプレートです。紹介してもらいたい理由として、サンプルでは、商品販売の好調につき販路拡大としています。

取引先紹介のお願いテンプレート

仕入れ価格改定のお願い

今までの仕入れ価格を値下げしてもらうようお願いする例文テンプレートです。例文では、値下げを承諾してもらうために、他社の価格や業界同動向を簡単に説明しています。

取引先紹介のお願いテンプレート

アンケートのお願い

スキンケア製品のアンケートをお願いする例文テンプレートです。アンケートは、面倒で相手の負担を強いるので、丁寧にお願いをすることが大切です。できれば、何かお礼があると回答率が高まるでしょう。

製品アンケートのお願いテンプレート

講演のお願い

社外から講師を招いて講演をお願いする例文テンプレートです。なぜ自分が依頼されたのかという点を、著書や過去の講演などを感想と伴に述べると受けてくれる可能性が高まります。

別記では、講演テーマや報酬なども書いておくと返事がしやすいでしょう。

研修会の講演のお願いテンプレート

 

まとめ

今回は、相手先に何かをお願いする場合の依頼文の書き方やテンプレートを紹介しました。

ビジネス文書は、総じて丁寧な文を心がけますが、依頼文は相手にお願いをするため、さらに気を配った内容にする必要があります。

それには、一方的にお願いを書くだけでなく、お願いをする理由や、その経緯をしっかりと説明するとお願いをされた側も気持ちよく受けることができます。

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