会社で働く人々

在職証明書(就業証明書/就労証明書/雇用証明書)は、あまり一般的な文書とはいえないため存在自体を知らないという人もいるかもしれません。

しかし、次の会社へ転職するとき、保育園への入園申請などのときに在職証明書を求められることがあるので誰にどうやって依頼すれば発行してもらえるのか知っておく必要があります。

また、会社で事務を担当している人の場合、在職証明の書き方やフォーマットを知っておくとスムーズに作成することができます。

今回は、在職証明書のテンプレートと書き方、会社へ在職証明書の発行依頼をするときの依頼文の例文サンプル、在職証明書に関する疑問について紹介します。

退職証明書については以下で紹介しています。

在職証明書テンプレート(エクセル)

以下ではエクセルで作成した在職証明書テンプレートを無料でダウンロードできます。ダウンロードページボタンをクリックし、移動先ページ下部のダウンロードボタンから入手してください。

ユーザー登録やアンケートなどの手間はありませんので是非ダウンロードして利用してください。

在職証明書のテンプレート1
収支予算書のテンプレート01

在職証明書のテンプレート2
在職証明書のエクセルテンプレート02

在職証明書とは

在職証明書とは、「会社に在職している」もしくは「過去に在職していた」ことを証明するために会社が発行する書類です。

在職証明書は、法的に決まった名称や決まった書式というのはありません。そのため、会社によっては、在籍証明書、就労証明書、勤務証明書といったさまざまな呼び方をし、記載する項目もさまざまです。

在職証明書はいつ必要?

在籍証明書を求められるのは、以下のような場合です。

保育園への入園申請時
転職先の会社から求められる
公営住宅への入居時

この他にも、外国人労働者のビザ申請、賃貸契約、住宅ローンの申請などにも在職証明書を提出する場合があります。

在職証明書の期限

在職証明書には発行後、特に有効期間というものはありません。在職の有無を確認するためには、「雇用期間」という項目があるのでそこで判断できます。

また、提出を求めている相手先が在職証明書の有効期限を定めている場合もあります。例えば、外国人の短期滞在ビザ申請では3か月以内と有効期限が設定されているので注意が必要です。

在職証明書の書き方(書式・例文)

在職証明書に法的に決まった項目はありませんが、以下のような項目を記載することが一般的です。また、提出先が提出するフォーマットや記載する項目を指定することがあります。

また、在職証明書を依頼するときに、依頼者が自分で記載して欲しい項目を指定することも可能です。

氏名
性別
生年月日
住所
採用年月日
雇用期間
雇用形態
仕事内容・役職など
勤務形態
勤務日数・就労時間
勤務地
給与総支給額・月ごとの給与
発行日
会社名
会社所在地
代表者名
会社印
電話番号

フォーマットの例

在職証明書のフォーマット例です。「在職証明書」というタイトルに各項目ごとに、在職していた時の期間や勤務形態、役職、職種などを記載します。最後に日付と、会社名、代表者名、会社印を押印します。

在職証明書のサンプルテンプレート

退職後に発行依頼するときの依頼文

在職証明書を発行してもらう場合は、総務や事務関係の仕事をしている人に発行を打診します。在職中であれば事務や総務の担当者に発行してもらえるか直接聞けばいいのですが、退職している場合に依頼したいときには電話や文書で行います。

中には前の会社には電話したくないという方もいると思いますが、その場合、何の目的で使用して、何枚必要かを文書で通知すればスムーズに発行されます。

参考までに文書で連絡する場合の例文を紹介します。

※ 退職証明書は会社に発行の義務がありますが、在職証明書は発行義務はありません。あくまでお願いする立場なので、発行を依頼するときは丁寧にお願いをした方がよいでしょう。

会社のフォーマットで発行してもう場合
○○株式会社
〇〇部 [担当者名] 様

拝啓 時下ますますご清栄のこととお慶び申し上げます。○年○月まで貴社に在籍していた○○○○です。在職中は公私にわたりお世話になりましたことを厚く御礼申し上げます。

 早速ですが、再就職のため在職証明書が必要となりました。ご多忙のところ大変恐縮ですが、以下の項目で在職証明書を発行して頂きたくお願い申し上げます。 

 なお提出期限がありますので○月○日までにご返送いただければ幸いです。
 まずは、略儀ながら書中をもちましてお願い申し上げます。

敬具  

1. 雇用期間
2. 仕事内容・役職
3. 勤務形態
4. 給与総支給額

以上  
令和○年○月○日

氏名
住所
電話番号

提出先でフォーマットが決められている場合
○○株式会社
〇〇部 [担当者名] 様

拝啓 時下ますますご清栄のこととお慶び申し上げます。○年○月まで貴社に在籍していた○○○○です。在職中は公私にわたりお世話になりましたことを厚く御礼申し上げます。

 早速ですが、再就職のため在職証明書が必要となりました。ご多忙のところ大変恐縮ですが、同封の書類にご記入ご捺印頂き、同封の返信用封筒でご返送下さいますようお願い申し上げます。

 なお提出期限がありますので○月○日までにご返送いただければ幸いです。
 まずは、略儀ながら書中をもちましてお願い申し上げます。

敬具  
令和○年○月○日

氏名
住所
電話番号

在職証明書に関するQ&A

ここでは、在職証明書に関するよくある疑問についてQ&A方式で紹介します。

在職証明書は退職後にも発行依頼できますか?

在職証明書は、現在もしくは過去に会社に所属していたことを証明する書類なので、退職後にも発行依頼をすることができます。

ただし、在職証明書は発行義務がなく、退職証明書は発行義務が2年間と決まっているので、その期間をすぎた後も発行してくれるかどうかは会社次第になります。

在職証明書の氏名が旧姓ですが、効力がありますか?

在職証明書を提出する先によりますが、一般的には現在の氏名を書き添えておけば旧姓であっても問題ありません。念のため、提出先に確認してください。

アルバイトでも在職証明書は発行されますか?

在職証明書は、会社に属していたことの証明なので正社員でも、アルバイトでも本来は発行されます。しかし、在職証明書の発行は企業の任意なため、会社の規定で正社員のみに発行するといったこともあります。

そのため、発行を断られた場合、どのような目的で使用するのかをしっかりと説明し理解を求めるか、提出先に理由を説明し在職証明書の代わりになるものを尋ねるしかないでしょう。

個人事業主やフリーランスは在職証明書を発行できますか?

在職証明書は、会社に雇われている人が在職を証明してもらう書類です。そのため、個人事業主やフリーランスには在職証明書はありません。

保育園の申請などでは、在職証明書の代わりに就労証明書や就労状況申告書など勤務の実態がわかる資料を作成して提出します。

個人事業主やフリーランスに必要な就労の書類は自治体で異なるので詳細は、提出先に問い合わせてください。

会社が在職証明書を発行する場合角印が必要ですか?

角印でも丸印でもかまいませんが、会社が発行する在職証明書では、角印を押すことが一般的です。

派遣で働いている場合は在職証明書は誰に依頼すべきですか?

派遣スタッフとして登録している派遣会社に在職証明書を発行してもらいます。ただし、派遣会社に在職証明書を発行してもらえるのは、派遣先企業で働いている期間だけです。

派遣会社に登録しているだけで実際には、派遣先で就労していない場合には在職証明を発行してもらえない場合があるので、使用目的を伝えた上で派遣会社へ相談するといいでしょう。

在職証明書を発行してもらえないときは?

通常の会社では、在職証明書を依頼すれば発行してもらえますが在職証明書の発行は義務ではないため拒否されることもあるようです。

その場合は、労働基準法で発行が義務付けられている「退職証明書」で代用できないか提出先に確認するといいでしょう。退職証明書は、在職証明書と内容はほとんど同じです。

ただし退職証明書は退職を証明する文書なので在職していることが必要な場合は当然意味がありませんので注意してください。

在職証明書と就労証明書、雇用証明書の違い

在職証明書には、就労証明書、雇用証明書などと呼ばれることがありますが、言い方が違うだけですべて在職を証明するという点で同じです。当然名称が違うだけで表記する項目も同じです。

これは、在職証明書自体が特に法律で決まった名称ではないため、企業が独自にそれぞれの名称をつけているようです。

Twitterでフォローしよう