退職証明書は、退職した労働者が在職時の契約内容について証明書の交付を希望したとき必ず発行しなくてはならない書類です。
これは労働基準法の第二十二条に記載されています。
労働者が、退職の場合において、使用期間、業務の種類、その事業における地位、賃金又は退職の事由（退職の事由が解雇の場合にあつては、その理由を含む。）について証明書を請求した場合においては、使用者は、遅滞なくこれを交付しなければならない。
e-Gov 労働基準法 第二十二条
今回は、退職証明書のテンプレートを紹介します。ワード、エクセル、PDF形式をそれぞれ無料でダウンロードできるので、ぜひ活用してください。
退職証明書テンプレート
退職証明書のひな型テンプレートを無料でダウンロードできます。それぞれ、ワード版、エクセル版、PDF版を選べるので利用しやすいものを選んでください。(令和対応版)
※ PDF版にはサンプルの書式(〇〇など)はすべて除去してあります。
テンプレート01
テンプレート02
退職証明書のフォーマット
退職証明書には、法的にきまったフォーマットはないため、一般的に使用される退職証明書の項目を紹介します。
なお。提出先によっては規定のフォーマットや書式で提出を求められる場合もあるので注意してください。
一般的に退職証明書へ記載する項目は、
業務の種類
その事業における地位
賃金(総支給額)
退職の事由(解雇の理由)
の５項目です。これらのうち、どれを記載するかは退職証明書の発行を依頼した人が選ぶことができます。
(提出先でどれを記載して欲しいと指定されることが多いです。)
会社側は、依頼者が指定した項目以外を記載してはいけないことになっています。
退職証明書を依頼するときの例文
退職証明書は、ハローワークや転職先の会社などで会社に在籍していないことを証明するために提出することがあります。
しかし、以前の会社を退職後に退職証明書を発行してもらう電話をするのはちょっと避けたいという場合は、文書で退職証明書を要求することも可能です。
以下では、退職証明書を文書で要求する場合の例文を紹介します。
※担当者がわからない場合は、宛先を「〇〇株式会社 御中」にしても大丈夫です。
〇〇部 [担当者名] 様
拝啓 時下ますますご清栄のこととお慶び申し上げます。○年○月まで貴社に在籍していた○○○○です。在職中は公私にわたりお世話になりましたことを厚く御礼申し上げます。
早速ですが、再就職のため退職証明書が必要となりました。ご多忙のところ大変恐縮ですが、以下の項目を記載の退職証明書を発行して頂きたくお願い申し上げます。
なお返信用封筒を同封いたしますので、○月○日までにご返送いただければ幸いです。
1. 雇用期間
2. 業務の種類・役職
3. 勤務形態
4. 給与総支給額
5. 退職の事由
氏名
住所
電話番号
まとめ
退職証明書は、以前に在籍していた労働者へ退職したことを証明するための書類です。 退職証明書に記載する項目は、「使用期間」「業務の種類」「その事業における地位」「賃金(総支給額)」「退職の事由(解雇の理由)」などが基本です。
ハローワークでの失業給付手続きや転職先の企業への提出などで求められることがあるため、すばやく発行する必要があります。
退職証明書の発行を拒否もしくは、理由なく遅延した場合は、罰則があるので注意してください。
