退職証明書テンプレート(無料・登録不要) | word・excel・pdfでカンタン作成

退職証明書は、退職した労働者が在職時の契約内容について証明書の交付を希望したとき事業主が必ず発行しなくてはならない書類です。退職時に発行する場合や退職後に必要になって発行を依頼することもあります。

今回は、退職証明書テンプレートを紹介します。word、excel、pdf形式のひな形をそれぞれ登録不要、無料でダウンロード可能です。

退職証明書とは？

退職証明書は、会社を退職したことを証明する書類です。転職活動や失業保険の受給など、退職後の手続きに必要となる場合があります。

退職証明書の記載事項

退職証明書には、以下の情報が記載されます。

・氏名
・生年月日
・住所
・採用年月日
・退職年月日
・退職理由
・社会保険加入期間
・給与
・賞与
・退職金
・会社名、代表取締役の氏名、発行年月日、押印も必要です。

退職証明書が必要になる場面

退職証明書は、以下のような場面で必要となります。

・転職活動
・失業保険の受給
・国民健康保険・国民年金への加入
・各種手続き

転職活動では、履歴書や職務経歴書と一緒に提出します。失業保険の受給には、ハローワークに提出します。国民健康保険・国民年金への加入には、市区町村役場に提出します。

法的根拠

退職証明書の発行は、労働基準法第22条で義務付けられています。

労働基準法第22条
使用者は、労働者が退職したときは、遅滞なく退職証明書を交付しなければならない。

https://elaws.e-gov.go.jp/document?lawid=322AC0000000049

退職証明書テンプレート

退職証明書テンプレートを無料ダウンロードできます。それぞれ、word版、excel版、pdf版の雛形を選べるので利用しやすいものを選んでください。(令和対応)

※ PDF版にはサンプルの書式(〇〇など)はすべて除去してあります。

シンプル(横書き)

事由 選択形式

縦書き

退職証明書フォーマット

退職証明書には、法的にきまったフォーマットはないため、一般的に使用される退職証明書の項目を紹介します。

なお。提出先によっては規定のフォーマットや書式で提出を求められる場合もあるので注意してください。

一般的に退職証明書へ記載する項目は、

の５項目です。これらのうち、どれを記載するかは退職証明書の発行を依頼した人が選ぶことができます。
(提出先で必要書類と共に、退職証明書のどれを記載して欲しいと指定されることが多いのでそれに従います。)

会社側は、依頼者が指定した項目以外を記載してはいけないことになっています。

退職証明書テンプレートの記入例

退職証明書テンプレートを使った書き方は、以下の見本を参考にするといいでしょう。

退職した人の氏名を記載します。

退職した人の住所を記載します。

退職した人の生年月日を記載します。

退職した人が企業に在籍していた期間(入社日～退職日)を記載します。

退職した人に役職があれば記載します。役職が無い場合は空欄にしておきます。

企業に在籍していたときに行っていた職種を記載します。

退職した理由を記載します。退職理由は雇用保険などの関係から正しく記載します。退職の理由としては「自己都合」「定年退職」「契約期間満了」「移籍出向」「退職勧奨」「解雇」などがあります。

退職証明書を発行した日付を記載します。

在籍していた住所、会社名、代表者名を記載し押印します。

退職証明書のよくある質問

退職証明書はどこで入手できますか？

退職証明書は、通常、あなたが退職した会社の人事部門や総務部門から入手できます。

退職証明書を複数回発行できますか？

退職証明書の再発行は基本的に可能ですが、会社の方針によります。再発行に関しては会社に相談してください。

退職証明書の発行にはどれくらい時間がかかりますか？

会社によりますが、退職証明書の発行は、依頼から数日から一週間程度を見ておくとよいでしょう。

電子版の退職証明書は可能ですか？

電子版の退職証明書の発行は、会社の方針とシステムによって異なります。具体的には会社へ問い合わせてください。

退職証明書は何に使いますか？

退職証明書は、次の雇用主があなたの前の雇用状況を確認するために提出を求めることがあります。また銀行のローンや信用調査の際などに使われます。

退職証明書を失くした場合、どうすればいいですか？

退職証明書を失くした場合は、再発行を依頼することができます。再発行の手続きについては各企業に直接問い合わせてください。

退職証明書の有効期限はありますか？

退職証明書の有効期限は特に設けられていませんが、最新の情報を反映しているものだと間違いがありません。

退職証明書には、退職理由も記載されますか？

退職証明書に退職理由が記載されるかどうかは、会社の方針によります。一般的には、退職理由は省略されることが多いです。

参考リンク

厚生労働省で配布している主要な様式のダウンロード一覧です。労働基準監督署に申請または届出する場合に使う様式がまとめられています。退職証明書は最下部にあります。
厚生労働省 主要様式

「退職証明書」や「解雇理由証明書」などの様式やハローワーク向けの「雇用保険被保険者資格喪失届」や「雇用保険被保険者離職証明書」などの退職手続き関係のDLページがまとめられています。
厚生労働省：労働者が離職する場合に必要な手続関係

退職証明書のサンプルフォーマットがPDF形式でダウンロードできます。
厚生労働省 岩手労働局：退職証明　-　退職証明の交付(請求)

まとめ

退職証明書は、以前に在籍していた労働者へ退職したことを証明するための書類です。 退職証明書に記載する項目は、「使用期間」「業務の種類」「その事業における地位」「賃金(総支給額)」「退職の事由(解雇の理由)」などが基本です。

ハローワークでの失業給付手続きや転職先の企業への提出などで求められることがあるため、すばやく発行する必要があります。パートやアルバイトであっても同等です。

退職証明書の発行を拒否もしくは、理由なく遅延した場合は、罰則があるので注意してください。