退職証明書テンプレート(無料・登録不要) | word・excel・pdf ダウンロード

退職証明書は、退職した労働者が在職時の契約内容について証明書の交付を希望したとき事業主が必ず発行しなくてはならない書類です。退職時に発行する場合や退職後に必要になって発行を依頼することもあります。

退職証明書の発行については労働基準法の第二十二条に記載されています。

労働者が、退職の場合において、使用期間、業務の種類、その事業における地位、賃金又は退職の事由（退職の事由が解雇の場合にあつては、その理由を含む。）について証明書を請求した場合においては、使用者は、遅滞なくこれを交付しなければならない。

e-Gov 労働基準法 第二十二条

今回は、退職証明書のテンプレートを紹介します。word、excel、pdf形式のひな形をそれぞれ登録不要、無料でダウンロード可能です。

退職証明書テンプレート

退職証明書テンプレートを無料ダウンロードできます。それぞれ、ワード版、エクセル版、PDF版の雛形を選べるので利用しやすいものを選んでください。(令和対応版)

※ PDF版にはサンプルの書式(〇〇など)はすべて除去してあります。

シンプル(横書き)

事由 選択形式

縦書き

退職証明書フォーマット

退職証明書には、法的にきまったフォーマットはないため、一般的に使用される退職証明書の項目を紹介します。

なお。提出先によっては規定のフォーマットや書式で提出を求められる場合もあるので注意してください。

一般的に退職証明書へ記載する項目は、

の５項目です。これらのうち、どれを記載するかは退職証明書の発行を依頼した人が選ぶことができます。
(提出先で必要書類と共に、退職証明書のどれを記載して欲しいと指定されることが多いのでそれに従います。)

会社側は、依頼者が指定した項目以外を記載してはいけないことになっています。

退職証明書の書き方(記入例)

退職証明書の書き方は、以下の見本を参考にするといいでしょう。

退職した人の氏名を記載します。

退職した人の住所を記載します。

退職した人の生年月日を記載します。

退職した人が企業に在籍していた期間(入社日～退職日)を記載します。

退職した人に役職があれば記載します。役職が無い場合は空欄にしておきます。

企業に在籍していたときに行っていた職種を記載します。

退職した理由を記載します。退職理由は雇用保険などの関係から正しく記載します。退職の理由としては「自己都合」「定年退職」「契約期間満了」「移籍出向」「退職勧奨」「解雇」などがあります。

退職証明書を発行した日付を記載します。

在籍していた住所、会社名、代表者名を記載し押印します。

退職証明書の依頼(例文)

退職証明書は、ハローワークや転職先の会社などで会社に在籍していないことを証明するために提出書類として指定されることがあります。

しかし、以前の会社を退職後に退職証明書を発行してもらう電話をするのはちょっと避けたいという場合は、文書で退職証明書を要求することも可能です。

以下では、退職証明書を文書で要求する場合の文例を紹介します。
※担当者がわからない場合は、宛先を「〇〇株式会社 御中」にしても大丈夫です。

参考リンク

「退職証明書」や「解雇理由証明書」などの様式やハローワーク向けの「雇用保険被保険者資格喪失届」や「雇用保険被保険者離職証明書」などの退職手続き関係のDLページがまとめられています。
厚生労働省：労働者が離職する場合に必要な手続関係

退職証明書のサンプルフォーマットがPDF形式でダウンロードできます。
厚生労働省 岩手労働局：退職証明　-　退職証明の交付(請求)

まとめ

退職証明書は、以前に在籍していた労働者へ退職したことを証明するための書類です。 退職証明書に記載する項目は、「使用期間」「業務の種類」「その事業における地位」「賃金(総支給額)」「退職の事由(解雇の理由)」などが基本です。

ハローワークでの失業給付手続きや転職先の企業への提出などで求められることがあるため、すばやく発行する必要があります。パートやアルバイトであっても同等です。

退職証明書の発行を拒否もしくは、理由なく遅延した場合は、罰則があるので注意してください。