要望書といえば、会社や自治体などに改善してほしいこと、配慮してほしい要求を文書にしたものです。
口頭や電話で要求をしてもなかなか対処してもらえないことが多いですが、文書にすることで問題として取り上げてもらえることも多いです。
今回は、ビジネスや行政への要望を伝えるための要望書の書き方やテンプレートを紹介します。
要望書のテンプレート
要望書のワードテンプレート4種を紹介します。社内2種と、社外1種、行政向けが1種です。
社内向け
社内向けの要望書は、挨拶文が不要です。提出者の詳細についても、住所や連絡先は不要なので部署と氏名だけを書けばいいでしょう。
項目は、会社によって異なりますが、要望内容に理由や添付資料などをつけるのが一般的的です。
社外向け
社外に要望書を提出するケースというのは、あまり多くはないと思いますが、もし提出する場合はあいさつ文や慎重な対応が必要になってきます。要望は、箇条書きで具体的かつ簡潔に記載するといいでしょう。
行政宛て
行政宛ての場合は、特に書式は決まっていませんが、団体での提出の際には団体名、代表氏名、連絡先などを明記する必要があります。あいさつ文はひとことと簡単な団体の活動内容と要望を簡潔に書くといいでしょう。
要望書とは
日ごろ、会社や団体に属しているとその組織についての改善案や要求などが積み重なっていくことが普通です。しかし、会社や団体もその要望にすべて対応していたら組織が混乱してしまいます。
そんなときに、同じ不満を持つ集団の代表者を決めて要望を文書にして提出します。その文書のことを要望書と呼びます。
要望書の書き方
要望書の書き方は、特に決まってはいませんが、自治体や会社では規定のフォーマットがある場合もあります。
書式や内容は自由に書けるといっても、社外に提出するときのマナーや、要望書に盛り込んでおきたい項目はあるのでそれを紹介します。
宛先
宛先は、団体名とその代表者を記載します。会社なら、会社名と代表者名、もしくは内容によっては部署名と部長名などとします。行政の場合は、〇〇区長 区長名などと書きます。
敬称は団体名なら「御中」、団体名＋個人名なら「様」をつかいます。
タイトル
タイトルは、シンプルに内容を簡潔に表すものがいいでしょう。単に「要望書」としても間違いではありません。
要望の内容
要望の内容は、簡潔かつ具体的に記載します。背景や理由を長々と書かずに問題点に対して、どうしてほしいのかを簡潔に書くことで相手に伝わりやすい内容になります。
提出日
日付は、要望書を作成して日ではなく提出した日付を書きます。
提出者の詳細
個人で要望書を出す場合は、住所や氏名、電話番号と押印します。団体の代表として提出する場合は、団体名、代表者名、連絡先(住所、電話番号)を書きます。
社内の要望書として提出する場合は、所属と氏名を書けばいいでしょう。
