事業を始めてから、なにかしらの注文をするというのは必ず発生する業務です。
注文書は取引をする際に重要な書類なので、注文書に必要な項目や注文書を作成する際、やり取りをする際のルールなど、注文書についてわからないことがある場合は確実にポイントを押さえておきましょう。
今回は、注文書の書き方やサンプルフォーマットについて紹介します。
注文書(発注書)とは
注文書とは、注文を依頼するときに発行する書類です。注文書は法的に決まっている書類ではないため、決まったフォーマットや書式はありません。
発注書も注文書と同じく取引をする際の書類ですが、厳密には使い分けをしている企業もあります。(注文書と発注書との違い)
もちろん、注文書を発行しなくとも注文の契約をすることは可能です。しかし、口頭での注文では何をいつまで、いくらで、どこに注文したのか証拠が残らないため企業間で取引をする場合には注文書(発注書)を発行するという企業が一般的です。
注文書と発注書の違い
注文書と発注書は基本的には意味は同じです。どちらも明確に定義された区分はなく、多くの会社では業界の慣例に合わせて注文書、もしくは発注書という名称を使っていることが多いようです。
しかし、企業によっては一定のルールで注文書と発注書を使い分けることもあります。
例えば、金額によって、〇〇円未満の注文をする場合は発注書。〇〇円以上の注文をする場合は注文書といった具合です。
また、形のあるものを注文する場合は注文書、サービスやコンサルなど形のないものを発注する場合は発注書にするといった使い分けをしている企業もあるようです。
注文書と注文請書
注文書を発行したときに、注文を受けた相手側が発行する書類が注文請書(ちゅうもんうけしょ)です。
注文に対して確かに受けましたという確認の書類です。
注文書を送付し受け取った時点で契約は成立するので、注文を受けた側は必ずしも注文請書を発行する必要はありません。むしろ正式な注文請書を発行する企業の方が少ないです。
しかしネットショッピングなどの注文確認メールなども一種の注文請書ではあるので、注文の確認という意味では日常的にもよく使われる文書です。
注文書の書き方・フォーマット
注文書には法的に決められたフォーマットがあるわけではありません。しかし、契約のトラブルを避けるために合った方がいい項目があります。
相手先の名称・住所
作成日
合計金額
注文詳細
以上が注文書(発注書)に最低限あった方がいい項目です。作成日、注文の詳細、合計金額など相手方と相違が無いように明記しておく方がトラブルを回避しやすくなります。
注文書は通常、エクセルやワードで作成されます。注文書に含める大まかな項目は決まっていますが、レイアウトについては好みで決めてかまいません。
当サイトでも注文書のエクセルテンプレートを無料で配布しています。
１つ１つ異なるレイアウトで作成してあるので、以下のページで自分に合ったテンプレートを探してみてください。
注文書(発注書)のエクセルテンプレート | 無料で使えるシンプルフォーマット
注文書の書き方のサンプル
注文書の実際のサンプルは以下のようなものです。このフォーマットは当サイトの別ページでも無料でダウンロードできるようになっています。
① タイトル：
この書類が何なのかを示すためにタイトルを記述します。通常は「注文書」もしくは「発注書」とすればいいでしょう。
② 注文No.：
注文Noはなくともかまいませんが、通常は似たような注文と区別するために自社でルールを作って注文Noを付けておきます。こうすると後でどのNoの注文かを後で確認しやすくなります。
③ 注文日：
書類の作成日ではなく、実際に注文を行った日付です。
④ 相手先の会社名、住所：
相手先を特定するために相手先名、担当者名、住所、電話番号などを明記しておくと間違いを防ぐことができます。
⑤ 各種条件欄：
支払条件、納入場所、納入期限など注文や納品の条件などを記入する欄を用意する場合に項目を作成します。特に必要なければ記入欄を作成しなくともかまいません。
⑥ 合計金額：
注文の合計金額を大きく明示した方が間違いが少なくなるため、合計欄を大きく設けるレイアウトも多く使われます。
⑦ 注文詳細：
具体的な注文の内容を記入していきます。通常は商品名(商品コード)、数量と単価、金額などを1行づつ記入していきます。数量の単位欄を設ける場合もあります。
⑧ 備考欄：
取引の条件や特記事項などがあれば備考欄に記入します。
