商品やサービスの注文は事業を始めたら必ず発生する業務の一つです。注文書(発注書)は商品を注文する際に必要な書類なので、注文書の項目やレイアウトの基本を押さえておきましょう。
今回は、シンプルなデザインからおしゃれやかっこいいものまで様々な注文書のテンプレートを紹介します。ビジネスはもちろん、個人でも使用できますので、ぜひ活用してください。
目次
注文書テンプレート
注文書には法的に決まったフォーマットはありませんが、相手先とスムーズに取引するためには、ある程度決まった形式の注文書を使って取引することが望ましいです。
※角印はサンプルとしての掲載で実際のテンプレートにはありません。
A4縦型
A4横型
A4横タイプの注文書テンプレートです。明細に入力する注文数は、多く取れませんが横が長いので、長い商品名や、項目の数を多く設定することができます。
発注書テンプレート
以下は発注書のエクセルテンプレート一覧です。発注書と注文書はレイアウトや項目はほぼ同じです。「注文書」テンプレートでもタイトルを「発注書」に直すだけで発注書として使用することも可能です。
以下のテンプレートは、シンプルな注文書のタイトルを発注書に変更したテンプレートです。
注文請書付テンプレート
注文書と注文請書の両方がセットになったテンプレートです。注文書と注文請書は基本的には同じですが、文言が若干異なります。表の計算は自動で行いますが、注文書から注文請書に自動でコピーはしませんのでご注意ください。
その他の注文請書に関しては以下の記事でも紹介しています。シンプルな注文請書から、デザインを加味したものもあるので是非参考にしてください。
注文書(発注書)の記入例
注文書のテンプレートの記入例を紹介します。注文書には決まったフォーマットはありませんが、発注のトラブルを無くすためにも、テンプレートに記載してある項目について覚えておきましょう。
① 相手先
注文書を送付する相手先の会社名、住所、電話番号、取引先Noなどを記載します。
取引先Noなどが無い場合は必要事項だけで構いません。会社宛には会社名＋御中、もしくは会社名＋担当者＋様、個人宛には個人名＋様 にします。
② 注文No
注文Noは、自社で管理する独自の番号です。注文Noは記載しなくとも問題ありませんが、問い合わせ時にどの注文書か特定しやすくなったり、見積書など別の書類と関連づけることで管理が簡単になるメリットもあります。
③ 注文日
注文を行った日付を記載します。西暦、和暦どちらでも構いませんが、どちらかに統一しておきましょう。
④ 支払い条件
注文の代金の支払いに関する条件です。通常は、見積書に記載の条件と同じ条件を記載します。
⑤ 納入期限
商品やサービスを納入する期限を記載します。通常は2週間～6ヶ月程度で、業種やサービスの内容で変わります。また、相手側の都合がわからない場合は、「別途相談」などと記載する場合もあります。
⑥ 発注元(作成者)
発注元の会社名、担当者名、住所、電話番号、E-mailなどの連絡先を記載します。
印鑑は必須ではありませんが、慣例として発注元欄に角印(会社の認印)を押すことが多いです。
⑦ 合計金額
発注した商品やサービスの合計を記載します。
最終的に発注した金額なので、他の文字より少し大きくして目立つようにします。
⑧ 商品名詳細
発注する商品やサービスの詳細です。
商品名や商品番号、単価と数量を商品の種類ごとに1行ずつ記載します。
⑨ 備考
特記事項があれば、備考欄に記載します。
特にサービスの発注の場合は、誤解を生みそうな箇所は備考欄に条件を記載しておくといいでしょう。
まとめ
注文書、発注書、注文請書とのセットになったテンプレートを紹介しました。
注文書は、エクセルでもワードでも作成できますが、計算が入ると自動で計算ができるのでエクセルの方が便利です。
テンプレートは、レイアウトや項目が異なる様々なタイプがありますので、自分の業種や業態にあったテンプレートを探してみてください。
