今回は、注文請書のテンプレートと作成時の注意点を紹介します。
「注文請書」は、取引先から商品の注文を受けたときの確認として発行する書類です。注文書は、一般的によく知られているビジネス用語ですが、注文請書は、なじみがないという方もいるかもしれません。
注文請書のテンプレートを活用すると、最初からレイアウトを作成する必要がないので便利です。
注文請書テンプレート
エクセル注文請書テンプレートを無料ダウンロード可能です。シンプルなものから、デザインを意識したA4縦サイズの注文請書が基本です。注文書と請書が一体になって切り離して使うテンプレートなどもあります。
注文請書とは
注文請書(もしくは受注書)とは、注文を確かに受けたという証明のために発行されるビジネス文書です。
一般的に、注文書と注文請書は対で使用され、注文書を受けた後に注文請書を発行します。企業によっては、注文書と注文請書を同時に発行して、受注業者に確認印を押してもらうといったフローになる場合もあります。
そのため、注文請書は必ずしも注文を請けた企業が発行するとは限りません。
注文書と請書の仕組み
注文書は、注文元の企業が、別の会社に仕事の依頼や商品の発注をするといった注文の意思表示をするための文書です。注文請書は、この注文に対して受注を受けたという証明のために発行する文書になります。
そのため、注文書と注文請書は同じ文書ではなく、注文する側とそれを受注する側でそれぞれ異なる文書を発行し相手に渡すという流れになります。
注文書と注文請書を使うメリット
注文書と注文請書を使うメリットは、注文と受注の意思を確実に文書として残すことです。
注文した日付や種類や数量、金額、納期や取引条件といった注文の内容を確実に文書の形に残すことでトラブルが起こらないようにするのです。
注文書から注文請書の例
身近な注文→注文請書の例としては、インターネットでの商品の注文が挙げられます。
ネットで注文(注文書)すると、ネットショップからメールで受注確認のメールが届きます。これが注文請書の役割を果たします。メールが届かなければ、ショップが確実に注文を受けたのか不安になってしまいますよね。
注文請書の書き方
注文請書の書き方は必須の項目さえそろっていれば自由です。注文請書には法的に決まった書式がないため会社によって書式やフォーマットが異なります。
一般的に注文請書に必要な項目は、以下のようなものがあります。
- 発行日
- 受注者の会社名
- 受注者の住所、電話番号
- 受注者の担当者
- 商品名
- 数量
- 単価
- 消費税
- 合計金額
- 納期
- 納品場所
- 支払条件
この他、建築や土木関連業では作業内容や工事場所、着工日などを書く場合もあります。
注文請書には収入印紙が必要
注文請書は、契約書と同様に一定額を超えた場合には収入印紙を貼付けします。
これは、印紙税法基本通達（課税文書に該当するかどうかの判断）によって、規定されています。
国税庁 印紙税法
そのため、以下のように1万円以上の取引の場合には金額による印紙が必要になります。
100万円～200万円：400円
200万円～300万円：1000円
取引金額が不明：200円
ちなみに、FAXやPDF文書をメールで送信する場合には印紙は必要ありません。相手先にもよりますが、印紙代を節約したい場合にはFAXやE-メールを使うといいでしょう。
まとめ
注文請書は、注文書を受けた企業が確実に注文を請けた証明として発行する書類です。文書を郵送する場合は金額に応じて印紙が必要になるので、注意が必要です。
注文請書の書式はある程度必要な項目が決まっているので、新しく注文請書を作成したい場合はテンプレートを活用することで効率的に作成することができます。
