督促状の書き方とテンプレート | 例文サンプル

督促状(催促状)とは、約束した注文や契約を相手が実行しないときに催促するための文書です。

今回は督促状の書き方とテンプレートをいくつかの例文パターンで紹介します。参考例文があるので簡単に督促状をつくることができます。

督促状テンプレート

ワード形式の督促状テンプレートを例文付きで紹介します。督促のパターン別になっているので、状況に近いテンプレートを探して、修正することで簡単にオリジナルの督促状が完成します。

督促状よりも少しやわらかい表現の「お願い文」は以下を参照してください。
お願い文・依頼文のテンプレート

代金支払いの催促

不定期での商品注文を受けたときに、客先から代金が振り込まれないという場合の督促状です。はじめての連絡なので、文面は優しめにしてあります。何度か連絡しても、支払いがない場合は徐々に文面を強くしていく必要があります。

 

定期的な代金の支払いへの催促

定期的に毎月商品を提供している取引先から支払いがない場合に使用する督促状の文例テンプレートです。

何月分が支払われていないのか、いつまでが期限で、いつまでに支払ってほしいのかを明記します。こちらも1回目の督促を想定しているので文面は優しめな内容になっています。

 

商品代金を再督促する

何度か連絡したのに、商品代金が不払いの相手に対する再督促状の文例です。急ぐことを文面から表現するため、挨拶文を省き「前略」～「草々」としています。内容としては、注文した日付や振り込み期限、いつまでに支払うのかを明記しています。

また、再三の督促に対して何の回答もないようなら法的な対応を行う旨を、脅迫にならないように気を付けながら記載します。感情的な文面にならないように何度か読み直して確認することが大切です。

 

注文した商品の納品の督促

商品の注文をしたが、納品期限に納品されなかった場合の督促状の文例です。

ポイントとしては、いつ発注したか、いつ納品予定だったかを明記し、納品がないとどのように困るのかを説明することで相手に行動を促します。

また、こちらが顧客ではありますが行き違いということもあるので、きつ過ぎない表現を心がけます。

 

貸付金のご返済の催促

融資を行ったが、予定の期日に返済がされなかった場合の督促状です。振込が確認できないこと、自社も困っていることを記載します。

 

見積書の発送願い

商品の見積をお願いしたが、見積書が送付されてこない場合に催促する文面です。

いつ依頼したのか、何の見積もりなのかを明記しておくと相手が調べる手間が省けるので早急に手配してもらえる可能性が高くなります。

見積りが指定の期日までに届かない場合は、別の事業者に頼むとしてもいいでしょう。

 

家賃滞納時の督促状(個人宛)

家賃を滞納した住人がいる場合の督促状です。個人宛のフォーマットになっています。初回の督促なので淡々と支払いするように促す文書になっています。

 

個人宛の入金のお願い(支払督促)

個人向けの入金のお願いワードテンプレートです。購入した商品の代金が未入金のため、催促する文例になっています。

 

メールで督促状を送る

督促状は文書で送ることが多いですが、担当者がわかっていればメールですませる場合もあります。事務的なミスの場合もあるので、初回であればメールで簡単に済ませた方が今後の取引的にもいいかもしれません。

メールでの文例

督促状とは

督促状(とくそくじょう)とは、商品やサービスの代金を期限までに支払わなかった時に返済を催促するための文書のことです。

個人の場合は、税金や携帯電話、ローンなどの借金を支払い忘れたときに受け取ったことがあるという人もいるでしょう。

督促状が来ても、１度ぐらいなら支払い期限と料金の案内だけなので、記載されている期限内に入金すれば問題はありません。

督促状と催促状の違い

督促状と催促状の違いは、支払いを促す度合いの強さです。

催促状は、督促状と同じように返済期限内に支払いを行わなかった債権者に対して、支払を催促する文書ですが、催促という言葉が一般的に使われるように、まずは一般的な言葉で支払いを促すというニュアンスで使用します。

一方、督促状では「督促」という法的な用語で、今後は訴えを起こすかもしれないという「催促」よりも少し強い意味がこめられます。

督促状と催告書の違い

督促状と似た意味で使われる催告書は、督促状よりも強く支払いを求める内容になります。

通常は、督促状を何度か送りそれでも支払われない場合に催告書が送られることが多いようです。

また、督促状が普通郵便であるのに対し、催告書は、内容証明郵便で送られることが多く確実に送付したことを郵便局が公的に証明する送付方法なので受け取っていないという言い訳ができなくなります。

督促状の書き方

ビジネスにおける督促状には決まったフォーマットや書き方はありませんが、通常のビジネス文書と同じように時候の挨拶などビジネス文書のマナーを守った文書が必要です。

督促状のフォーマット

督促状に必要な項目は以下を参照してください。

宛先

督促状を送る相手を記載します。
会社の場合は、会社名＋部署＋役職＋担当者氏名、個人の場合は、住所+氏名

送付元

督促状を送る人の連絡先を記載します。
会社の場合は、会社名＋部署＋担当者氏名、個人の場合は、住所+氏名+電話番号など

タイトル

督促状などという直接的なタイトルにはせず、「商品代金お支払いの件」「融資のご返済について」などと客観的に記載します。

督促内容

具体的な督促の内容を記載します。通常のビジネス文書のように、拝啓～敬具などで時候の挨拶を入れることが一般的です。行き違いといったこともあるので、最初から強い口調で督促するのは避けた方が無難です。

再度督促状を送る場合

督促状を出しても相手が応じてくれない場合にが、再度督促状を送ることになります。

再督促の場合は、急いでいる感を出すために前文を省略し、前略～草々という頭語と結語を使うといいでしょう。

督促内容は、1度目よりも少し厳しく、応じない場合は法的措置を取らざるを得ないなど書くようにします。

ただし、相手が応じないからといってあまりにも強い口調だと今後の関係性が悪くなったり、脅迫と取られることもあるので文書の内容には十分注意してください。

督促状を内容証明で送る

督促状を何度か送付しても相手から応じてもらえない場合は、内容証明郵便で送ることを考慮します。

内容証明郵便は、郵便局が文書を出したことを公的に証明してくれるもので、証拠能力が高い方法です。

これにより、裁判などで相手側が「督促状が届いていない」といった反論もできなくなります。

督促状に関するQ&A

督促状にまつわる注意点や自分が督促を受けた場合の対処方法などを紹介します。

自分が督促状を受けた場合

督促状が届いた場合は、すぐに支払えば問題はありません。通常は、期限(税金などでは10日ほど)が記載されているので、その期限までに支払うようにします。

お金がなくて支払えない場合は、督促状に記載の連絡先に正直に支払えない理由を相談します。相手や理由によりますが、分割払いや支払期限の延長などを検討してくれることもあります。

督促状を無視するとどうなる？

督促状を無視するのは、一番ダメな対処方法です。

1度目の督促状を無視すると、少し強めの督促状や催告書が送付される上に、延滞金なども加算される場合があります。

さらに無視を続けると内容証明や裁判にまで発展することもあります。年金や税金などの場合は、無視を続けると銀行口座の凍結や差し押さえを命じられることもあるので注意してください。

固定資産税の督促状はいつくる？

固定資産税の督促状も税金と同じように20日間支払いがないと督促状を送るようになっています。

この20日というのは地方税法で決められていますが、行政によっては30日だったり期間は異なることもあります。

※ 以前私が、固定資産税を払い忘れたときは、期限後約30日で督促状が届き、延滞金などはなく10日以内に支払ってくださいと書いてありました。

督促状の納期限

督促状の納期限は、おおむね10日～30日と発行者によって異なります。

税金の場合は、地方税法で以下のように定められています。

「督促状を発した日から起算して10日を経過した日までに完納しないとき」は「財産を差し押さえなければならない」

電気料金の場合は、検針から30日以内が振り込み期限で、督促状が届き20日以内に入金しないとその後電気を停められるようです。(あくまで例なので、詳細な期間は電力会社によって異なります。)

まとめ

今回は、督促状の書き方とテンプレートを紹介しました。

督促状は、相手の不備に対して要求を行う文書ですが、いきなり喧嘩腰で向かっていってしまうと誤解だったときや、相手に特段の事情があるときなどに関係が悪くなってしまうこともあります。

最初は相手を気遣ったりした文面で、相手の非が濃くなってきた段階で徐々に強めの文章にすることが望ましいのです。

しかし、何度か送る督促状がずっと弱い文章だと、相手に悪意がある場合に要求が満たされなくなることもあるのでバランスが非常に難しいです。

そのため、督促状の使用は相手の対応や状況を見ながら慎重に行う必要があります。