承諾書を作成する人たち

社外への承諾状といえば、取引先からの依頼事項に対して、それを承諾する場合のビジネス文書です。

注文や新規取引といったうれしいものから、納期遅延や値上げ、値下げの依頼といった考慮が必要な申し出もあります。

承諾状は、基本的には、ビジネス文書のマナーを守って敬語で記せばいいのですが、法的な拘束力もあるので返答は慎重に行う必要があります。

今回は、承諾状の書き方やフォーマットについて紹介します。ワードの例文テンプレートもダウンロードできるので参考にしてください。

承諾状の書き方

承諾状の基本的な書き方は、一般的に使用するビジネス文書と同じように作成日、宛先、発信者、タイトル、内容という書式にします。

本文の頭語は、相手からの申し込みや依頼の返答なので通常のビジネス文書で使う 「拝啓~敬具」ではなく、「拝復~敬具」を使用します。

承諾状のサンプル

承諾状で気を付けなければならないことは、承諾する点と断る点を明確にすることです。

なんでもOKにしてしまうと、支払や納期遅延を無条件で許すことになってしまうので、「今回だけ」「次回は守ってほしい」ということはきちんと伝えます。

承諾状のフォーマット(社外)

承諾状には、既定のフォーマットというのはありませんが、基本的なビジネス文書の形式で作成する必要があります。

主に承諾状に使われるフォーマットは以下のような項目です。

作成日
宛先
作成者
タイトル
承諾の内容

作成日

承諾状を作成して日付です。

宛先

承諾状を送る相手です。承諾書は返答なので、先に到着している相手の名称を使用します。

発信者

通常承諾状を作成した人ですが、承諾の内容や会社の規定によって変わるので作成時に確認してください。

タイトル

承諾の概略です。相手の申し出や依頼に合わせたタイトルにすればいいでしょう。「〇〇の承諾の件」 と結果を入れてもいいです。

承諾の内容

承諾する旨を伝えると同時に、条件をつけたり別の交渉をしたりすることもできます。こちらが承諾する立場ですが、いつ逆の立場になるかもわからないので横柄にならず丁寧な文を心がけてください。

社外への承諾状の例文とテンプレート

実際に承諾状をどのように書くのかの例文とワードテンプレートを紹介します。

新規取引の承諾をする場合

 

新規取引お申し込みについて

 
拝復 時下ますますご清栄のこととお慶び申し上げます。平素は格別のご愛顧を賜り厚く御礼申し上げます。
さて、〇月〇日貴信にて新規取引のお申し込みを頂戴し、心より御礼申し上げます。弊社には身に余るほどの光栄なお話、有難くお引き受けいたします。どうか末永くお付き合いのほど、よろしくお願いいたします。
つきましては、弊社の取引条件などについて、近々に参上の上お打合せさせていただきたいと存じますので、よろしくお願い申し上げます。
まずは、書中をもって承諾のご返事まで。

敬具

新規取引の承諾についての例文テンプレート(ワード)

商品の注文に対する承諾

 

〇〇のご注文について(承諾ご通知)

 
拝復 時下ますますご清栄のこととお慶び申し上げます。平素は格別のご愛顧を賜り厚く御礼申し上げます。
さて、〇月〇日付貴信にて、弊社商品「○○○○」をご注文いただきまして、誠にありがとうございます。早速、出荷の手配をいたしましたのでご確認ください。
今後ともお引き立て賜りますようお願い申し上げます。
まずは、お礼かたがたご通知まで。

敬具

記~ 以下略

商品の注文に対する承諾の例文テンプレート(ワード)

価格引き上げに対する承諾

 

「○○○○」価格引き上げご依頼について

 
拝復 時下ますますご清栄のこととお慶び申し上げます。平素は格別のご愛顧を賜り厚く御礼申し上げます。
さて、〇月〇日付貴信にて。お申し入れのありました「○○○○」の価格引上げのご要請の件、昨今の業界の長引く不況の状況下ではやむをえないと判断し、次回の仕入れ分より貴社のご要望の価格を承諾することといたしました。
なお、弊社といたしましても今回の値上げは非常に厳しいものであります。今後はさらなる値上げの要請がありませんよう切にお願い申し上げます。

敬具

価格引き上げに対する承諾の例文テンプレート(ワード)

支払延期に対する承諾

 

支払延期承諾の件

 
拝復 時下ますますご清栄のこととお慶び申し上げます。平素は格別のご愛顧を賜り厚く御礼申し上げます。
さて、〇月〇日付貴信にてお申し入れのありました支払期日延期の件、貴社の長年のご愛顧に報いるため今回に限りご事情を考慮して承諾することにしました。
しかしながら、弊社の事情も考慮いただき来月以降は必ずお約束どおりの期日にてお支払いいただきたいと存じます。

敬具

支払延期に対する承諾の例文テンプレート(ワード)

納期遅延に対する承諾

 

「〇〇〇〇」の納期遅延について

 
拝復 時下ますますご清栄のこととお慶び申し上げます。平素は格別のご愛顧を賜り厚く御礼申し上げます。
さて、先日注文いたしました御社商品「〇〇〇〇」〇個の納期が遅延になるとご連絡をいただきましたが、やむを得ないご事情と承諾いたします。
しかしながら、これ以上の納期の遅延は弊社の信用を損なうことにもつながりますので、貴信にてご提示の納入日〇月〇日は厳守いただくようお願い申し上げます。
まずは、取り急ぎ、納期の遅延の承諾まで。

敬具

納期遅延に対する承諾の例文テンプレート(ワード)

見積に対する承諾

 

「〇〇〇〇」お見積りの件

 
拝復 時下ますますご清栄のこととお慶び申し上げます。平素は格別のご愛顧を賜り厚く御礼申し上げます。
さて、〇月〇日貴信にて拝見いたしました「○○○○」のお見積りについてですが、社内にて慎重に検討いたしました結果、ご提示いただいた価格にてお取引をお願いいたします。どうか末永くご愛顧のほどよろしくお願い申し上げます。
つきましては、同封の注文書をご確認の上、納期までに納入いただきますよう、お願い申し上げます。
まずは、取り急ぎお見積りの承諾と注文まで。

敬具

見積に対する承諾の例文テンプレート(ワード)

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