パソコンで作成する受領書

物品を受け取った時に発行する受領書。でも意外に受領書のことって知らないですよね。

今回は、受領書の書き方やテンプレート 納品書や領収書といった似たような他の書類との違いについて紹介します。

受領書とは

受領書は、商品や金銭を受け取ったことを確認するために発行する文書のことです。

通常は、商品を受け渡す側が書類を用意し、受けとった側がサインや押印をします。

受領書を発行する義務はなく、特に決まったフォーマットもないため、会社や組織によってその様式が異なります。

受領書はなぜ必要か

受領書には法的な義務がないため、商品や金銭を受け取ったからといって必ずしも受領書を発行するとは限りません。

しかし、受領書を発行しないと「受け取っていない」と相手から言われてしまうと証明することができません。

そのため、いつ誰が商品を受け取ったのかを明確にすることで無用なトラブルを回避することができます。

受領書と領収書との違い

受領書と似た文書に領収書があります。領収書は金銭を支払った時に、受け取った側から証拠として発行される文書です。

領収書は受領書の1つですが、金銭の受け渡しに使われるというところが大きな違いです。

受領書と納品書の違い

納品書と受領書も似ている書類の1つです。しかし納品書は受領書と逆で商品を受け渡した事業者が、「確実に商品を納めました」という内容を表す書類です。

また受領書はサインや押印をして書類を返してもらうのに対し、納品書では受領者に書類を渡して完了になります。

受領書の書き方

受領書は決まった様式はありませんが、主に商品の受け渡しに使われるので、ある程度は必須の項目というのはあります。

受領書に記載される項目

・受領日
・相手先名
・発行者名
・商品名
・単価
・数量
・合計金額

上記は商品を発注して代金が発生する場合に必要な項目です。

単に物品を受け渡すといった場合(宅急便など)には、単価や合計金額は必要ありません。

サインや押印は必要

商品を受け取って受領証を返す場合には受け取りを証明するために、手書きのサインか押印が必要です。

通常は担当者レベルの認認め印でいい場合がほとんどですが、会社単位でのサービスや商品の受け取り時には社印が必要な場合もあります。

受領書に印紙は必要な場合もある

受領書が5万円以上の金銭の受け取りの場合には印紙が必要になります。これは直接的な金銭のやり取りの場合のみなので、買掛などその場で金銭のやり取りが発生しない場合には印紙は不要になります。

国税庁ホームページ
No.7105 金銭又は有価証券の受取書、領収書

受領書の保管期間は7年

法人であれば、取引の際に作成した書類をその事業年度の確定申告書の提出期限の翌日から7年間保存しなければなりません。

国税庁ホームページ
No.5930 帳簿書類等の保存期間及び保存方法

受領書のテンプレート

実際に使用される受領書のテンプレートを紹介します。シンプルなものから、物品用、金銭用、A4、A5サイズすべて無料でダウンロード可能です。

受領書テンプレート(エクセル・法人向け)

受領書エクセルテンプレート01
A4縦 エクセル 法人向け 商品+金銭

受領書エクセルテンプレート02
A4縦 エクセル 法人向け 商品+金銭

受領書エクセルテンプレート03
A4縦 エクセル 法人向け 物品

受領書エクセルテンプレート05
A4縦 エクセル 法人向け 物品

A5サイズの受領書テンプレート

受領書エクセルテンプレート04
A5縦 エクセル 法人向け 物品

受領書エクセルテンプレート06
A5縦 エクセル 法人向け 物品

ワード(簡単・シンプル・個人向け)

受領書ワードテンプレート01
A4縦 ワード 個人向け 金銭

受領書ワードテンプレート02
A4縦 ワード 個人向け 金銭

まとめ

受領書についての基本的な知識とフォーマット、最後にエクセルやワードのテンプレートを紹介しました。

受領書は必ずしも必要ではありませんが、金銭や物品を渡した証拠として確実にサインや押印をいただいて保管しておきたい書類です。

そうすることで無用なトラブルや、配送の問題を回避することが可能です。

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