出張報告書テンプレート(excel・word) ｜例文と書き方のコツ

この記事では、word・excel版の出張報告書テンプレートを紹介します。出張報告書の書き方のコツをつかんで、上司に「なかなかやるな！」と思わせる報告書を作成してください。

出張報告書とは

出張報告書とは、出張の目的、内容、成果を記録し、会社に報告するための文書です。上司や同僚、経営陣に出張での情報を共有し、今後の業務に役立てるための重要な役割を果たします。

出張報告書の目的

出張報告書には、以下のような目的があります。

1. 出張の目的を明確にする

出張の理由を明確にすることで、上司や同僚、経営陣に理解してもらうことができます。

2. 出張の内容を詳細に記録する

訪問先、会話内容、資料の内容などを記録することで、出張の詳細を把握しやすくなります。

3. 出張の成果を分かりやすく報告する

商談結果、契約内容、獲得情報などを報告することで、出張の成果を明確にできます。

4. 経費を正確に申告する

交通費、宿泊費、食費などを正確に申告することで、会社の経費を適切に管理できます。

出張報告書テンプレート

出張報告書テンプレートのエクセル・ワード版を登録なしで無料ダウンロードできます。テンプレートの項目は、出張先、目的、期間などで承認欄があるタイプとないタイプなどがあります。

年月日は、西暦の企業が多いですが和暦の場合は令和で記載するように対応しています。

出張報告書の書き方

出張報告書に記載する最低限の項目は以下の内容です。以下のテンプレートの部分を修正することで自分の会社用の出張報告書として利用できます。

報告先や出張の目的によっては独自の項目を追加して、わかりやすい出張報告書にする必要があります。

出張報告書の例文

ここで出張報告書の例文を紹介します。

今回はフランチャイズの店舗へ新商品の説明と現状の問題をヒアリングしに行くという内容の出張報告書の例文になっています。

出張報告書フォーマット

出張報告書のフォーマットや必要項目は定まっていませんが、以下のような項目で作成すれば、おおよそ必要なことが報告できます。

報告書を提出する日付を記入します。

報告者の氏名、部署を記入します。

出張先を記入します。

取引先なら〇〇会社
視察なら 〇〇県〇〇市
など

出張した期間を記入します。

例：2019年11月4日(月)～2019年11月7日(木)の３日間

出張の目的を記入します。

例：
〇〇展示会を視察、最新の技術動向を確認
顧客にサービスの要望をヒアリングする
〇〇社が開催する○○セミナー受講のため
新しいフランチャイズ店へ新商品の説明と課題の共有
商業イベントの見学会に出席

実際に出張中に行った具体的な行動を記入します。

例：
今回の出張で下記の店舗を訪問しました。
・〇〇市〇〇店
新製品の説明
販促キャンペーンのお願い
課題の共有

出張で得たこと、気づいたことなど出張の成果を記入します。

例：
新製品はどの店舗でも好評で、力を入れて販売を強化してくれるという約束をいただいた。
次回の〇〇イベントの協力は快く了承を得られた。
前回のキャンペーンでは、対応できるスタッフの人数が足りなかったことを指摘された。
次回の開催までに、キャンペーンの概要と必要な人数について打ち合わせがしたいと提案された。

まとめ

出張報告書の書き方、フォーマットやテンプレート、作り方や注意点について紹介しました。

上司に認められる出張報告書を書くには、まずは会社や部署に出張報告書の決められたフォーマットがないか確認すること、なければフォーマットをダウンロードして自社に合うように改変して使用します。

次に報告書の提出時にレビューしてもらい次回には指摘された箇所を忘れずに修正していくことです。この繰り返しで誰もがわかりやすい報告書を書けるようになります。

経験を積んで相手にわかりやすい出張報告書の書き方をマスターしてください。