備品管理台帳(備品管理表)は、社内にある備品を一覧表で管理するための書類です。
備品を管理することで、現在の社内の商品の在庫がどれぐらいあるのか、備品がリースで取得していた場合はいつ契約が終了するのかなどを台帳を見るだけで調べることができます。
また、場所や部署の管理をすることでどこに備品があるのかといった、備品を探す無駄な手間を省くというメリットもあります。
目次
備品管理とは
備品管理は、消耗品やオフィスの事務用品など主に会社の備品を管理することです。
備品を台帳に記録したり、エクセルやシステムで管理することで、どの備品がどのくらいあるのか？ 何をどのくらい発注すればいいのかを知ることができます。
そのため、備品を管理することで無駄な在庫や不正な使用がなくなり経費が削減できたり、使いたいときに備品がないといった業務の停滞を防ぐことができます。
改善できる項目
備品を管理することで以下のようなことが改善できます。
- 不正な備品の使用
- 無駄な備品の使用
- 経費管理の透明性
- 無駄な備品の購入
- 備品使用の業務効率
備品管理台帳の作り方
備品の保管場所を決め、社内の運用ルールを決めることで備品の管理を行うことができます。
備品の管理ができるようになったら、備品管理台帳を作成すると備品の状態や増減などが誰にでもわかるようになります。
備品管理台帳の作成例
備品管理台帳は必ず決まった形式はありませんが、次の項目があれば備品を管理する時に便利です。
- 管理番号
- 物品名
- 分類
- 保管場所
- 数量
- 登録日
- 更新日
さらに、備品を社員に貸与し返却してもらうといった場合には、以下の項目があるといいでしょう。
- 利用日
- 利用者名
- 返却日
- 備考(理由)
これらの項目から、会社で必要な項目を選んで備品管理台帳を作成します。
また、この記事でも備品管理台帳のテンプレートを紹介しているので、１から台帳を作るのが難しいという方は活用してください。
会社での備品管理のコツ
会社で備品管理をする場合、単に備品を整理して管理表を作成するだけではうまくいかないでしょう。
備品管理は、会社で明確なルールを作って運用します。
会社で備品管理のルールを統一する
備品管理を行う前に、物品の購入ルールや使用ルールなどを決めなければなりません。
備品管理がうまくいかない良くあるケースとして、取り決めがなくみんながバラバラに備品を使用してしまうことがあります。
そうなると、いくら備品管理を行っても数が合わなかったり、適切に返却されなかったりと管理がうまくいかなくなります。
組織内に管理ルールを周知する
備品管理を会社や部署などの組織内で実行することを決めたら、関係者全員がそのルールを守るように周知徹底してください。
備品の管理ルールが正しく守られることで、効率的に業務を行うことができるようになります。
定期的に棚卸を実施する
せっかく備品を管理しルールを守っていても、実際に備品が管理表通りかどうかはわかりません。
定期的に備品の数量や故障の有無をチェックすることで、備品がないことで業務が滞るというミスをなくすことができます。
備品管理台帳のエクセルテンプレート
備品管理台帳のエクセルテンプレートをA4横とA4縦の２種類のタイプでそれぞれ２パターンあります。備品管理台帳に必要な項目は会社によって異なるので、自社に合わせて修正してください。
A4横タイプ
A4縦タイプ
まとめ
今回は、備品管理のコツやに備品管理台帳(備品管理表)の作り方について紹介しました。
備品管理は、ルールの作成も重要ですが、なによりも使用する人たちが決められたルールを守るということが大事です。そのため、備品管理の管理ルールを作成したら、周知徹底することが必要になります。
備品管理台帳は、ある程度の作り方がありますが細かい部分は各会社のやり方や仕組みにも依存します。 無料のエクセルテンプレートもダウンロードできるので、管理台帳を１から作成するのが難しい方はぜひ活用してみてください。
