出勤簿は、会社で働く従業員の労働時間を記録するための帳簿で労働基準法で作成が義務付けられています。
従業員が少ない場合は、エクセルのテンプレートや手書きで行うといいでしょう。今回は2023年度版のエクセルやPDFの出勤簿テンプレートを登録なしで無料ダウンロードできます。一般的な企業の他、建設業などでも使用できます。
出勤簿テンプレート
1ヶ月のシンプルな出勤簿
1ヶ月間の出勤、退勤を1ヶ月の表に記載していく簡易的なタイプです。エクセルとPDF版がダウンロードできます。従業員には手書きで出退勤を記入してもらうといいでしょう。
テンプレート03は、押印欄がないパターンです。
集計欄のある出勤簿
日付のついた出勤簿に出勤日数や有給、早退、深夜残業などの集計欄を設けた出勤簿です。自動計算はしないので、月の最後に日数や時間を入力もしくは、手書きする必要があります。
カレンダー形式の出勤簿
カレンダー形式で出勤を管理する出勤簿です。月ごとのシートと6ヶ月を管理できる2種類のexcelテンプレートがあります。
12ヶ月の出勤簿(2022年版)
12ヶ月間(1年分)の出勤と退勤を記載できる出勤簿テンプレートです。A4縦の用紙に出勤時間と退勤時間を記入していきます。
出勤簿とは
出勤簿とは、従業員の労働日数や労働時間、残業や休出などを記録する帳簿のことです。
出勤簿、労働者名簿、賃金台帳の３つは「法定三帳簿」として労働基準法で定められています。ただし、出勤簿のフォーマットについては特に指定はなく、労働者の始業や終業時間を含む出勤状況がわかるならどのような形式でも自由に管理が可能です。
以前は出勤簿の記録は自己申告でよかったのですが、2019年の4月からは、出勤簿と共にタイムカードなどの客観的な時間が把握できる機器と併用することが求められています。
詳細については、厚生労働省のページで確認できます。
厚生労働省：労働時間の適正な把握のために使用者が講ずべき措置に関するガイドライン
出勤簿の書き方の例
出勤簿をエクセルで管理する場合は、その日の出勤時間、退社時間をセルに記入していきます。
残業がある場合は残業時間も記入します。 その出勤簿を上司が確認して承認するという流れです。
エクセルで出勤簿を管理する利点は、自動的に計算できるということです。計算式さえ入れておけば、出社時間と退社時間を入れておくだけ、月の労働時間、残業時間などは自動計算できる場合が多いです。
労基法による出勤簿
労働基準法によって、会社は出勤簿やタイムカードなどで労働者の労働時間を3年間保存することが義務付けられています。
参考:「働き方改革を推進するための関係法律の整備に関する法律」について
いままでは、労働者が各自で出勤簿を記入していればよかったのですが、2019年の4月からは、自己申告で出勤簿に労働時間を記入するという方法が禁止になりました。
これからは、労働時間を把握するために、タイムカードやICカード、パソコンなどの機器の使用時間の記録が必要になりました。
しかしタイムカードがシステム化されていればいいですが、単なる出勤と退勤の打刻だけのタイムカードでは自分の労働時間を一覧で見ることができません、
タイムカードのデータを元に出勤簿を作成すると毎月の労働時間を簡単に見ることができるので両方を併用するのがいいでしょう。
