この記事ではアルバイトやパートの勤務管理に使えるシンプルなシフト表テンプレートを紹介します。
シフト表テンプレートは、1ヶ月単位、1週間単位、1日単位で無料ダウンロードできエクセルの自動計算が付いたものもあります。
勤怠管理表に関しては、以下の記事で紹介しています。
勤怠管理表のエクセルテンプレート
シフト表テンプレート
1ヶ月、1週間、1日単位のエクセルで作成したシフト表テンプレートです。社員やアルバイト、パートのスタッフの勤務管理に使用できます。クリックすると大きな画像を表示することができます。
1ヶ月単位のシフト表
ページ上部の「年」」と「月」に該当月の数値を入力すると自動的に曜日が設定されます。日付は1～31で固定なので28日や30日の場合は31日を消去してください。
業務を開始する時間を「入」、終了する時間を「出」に記入するタイプです。勤務時間を自動計算しませんので注意してください。
表が細かくて見ずらい場合は、行の高さを変更してスタッフの人数を少なくしてもいいでしょう。
シフト表テンプレート03とほぼ同じ形式のテンプレートですが、こちらは下部に合計欄がついていて勤務時間を自動計算するので日ごとのA～Fの人数がわかるようになっています。
1週間単位のシフト表
1週間の日付と曜日はページ上部の「期間」の開始日の年月日を入力することで自動的に設定されます。終了日は特に計算には使っていません。
1日単位のシフト表
チャートの色は条件付き書式で設定しているので、もし色を変更したい場合は、7時の各社員のセルを選択して「ホーム」→「条件付き書式」→「ルールの管理」から変更してください。
テンプレート02とほぼ同じ形式ですが、02は1時間単位、こちらの06は30分単位で作成できます。開始時間と終了時間を入力すると勤務時間と時間ごとの人数を自動的に計算してくれます。チャートは自動では作成しませんので、自分でシフト時間を塗りつぶしてください。
飲食店向けのシフト表
「出勤時間」と「退勤時間」を手入力することで、時間別のシフトを自動的に入力しどの時間に何人入っているかわかります。
コンビニ向けのシフト表
シフト表の作り方(エクセル)
シフト表をテンプレートではなく、エクセルを使って自分で作りたいという人に作り方を紹介します。
シフト表の作り方は種類によっていろいろあるのですが、今回は下のような1日のシフトに入る人数を自動で計算してくれるシフト表を作成してみます。
自動計算させる箇所は、シフトに入っている人数とその日の勤務時間です。
1.セルのサイズを調整する
まず最初にエクセルの縦と横のセルのサイズを調整します。
デフォルトでは横が長すぎるので、シフト表の表部分のカレンダーを作成しても日付が十分にとれません。
ここでは、とりあえず横30ピクセル 縦30ピクセルで作成してみます。
2.氏名とカレンダーの表をつくる
全体のデザインは後から行うことにして、シフトに入る人と時間の表をつくります。
サンプルでは、正社員かパートかを区別する「種別」、「氏名」「担当業務」「開始時間」「終了時間」と7:00～23時までの表をつくりました。
3.人数の合計欄を作る
今回は、各担当者の勤務時間とその時間に何人出社しているかの人数を計算するので、計算結果を表示する欄を先ほど作ったエクセルの表の右端と最下部に作ります。
4.勤務時間を自動計算する
まずは、右端の勤務時間の計算からです。勤務時間は、業務の開始時間と終了時間から算出します。
終了時間 - 開始時間で勤務時間がでますので、最初の勤務時間のセルに=K3-I3と入力します。
このままだと何も担当者がいない欄にも「０」が入ってしまうので、表示されないようにします。
=IF(K3="","",K3-I3)
エクセルのIF関数を使って、K3にデータが入っていなければ、セルには何も表示しないという式にしました。
一番上に作成した計算式のセルを下にコピーしていくと勤務時間のセルにすべて計算式が入ります。
5.時間ごとの人数を自動計算する
次に特定の時間に何人の人がシフトされているかを計算します。
使うエクセルの関数は、COUNTIFSです。
COUNTIFS関数は、指定した範囲の中で複数の検索条件に一致する数を算出します。
今回は各担当者の開始時間と終了時間が該当の時間内にあるかどうかをカウントします。
=COUNTIFS(1人目の開始時間:最後の人の開始時間,"<=該当時間",1人目の終了時間:最後の人の終了時間,">該当時間")
で計算します。
例えば7時だったら、
=COUNTIFS(I4:I16,"<=7",K4:K16,">7")
で7時に入っている人の人数が計算されます。
このセルを右にコピーしていけば、各時間の人数が求められるようになります。
6.デザインを揃える
最後に見やすいようにデザインを揃えます。エクセルにタイトルや年月日欄、色を付けて完成です。セルの挿入や削除でも先ほど作成した関数は壊れないので大丈夫です。
まとめ
今回はシフト表の作り方やエクセルテンプレートを紹介しました。
手書きでシフト表を作成している店舗なども多いと思いますが、エクセルでテンプレートを作ってしまえば自動的に日付や曜日が作成できるので、毎月シフト表を印刷するのが楽になります。
修正やもっと使いやすいシフト表にしたいと思った時にもエクセルをある程度覚えれば、簡単に修正できるので是非テンプレートを活用してオリジナルのシフト表を作成してみてください。
シフト表の英語版については、以下の記事で紹介しています。
