システムメンテナンスのお知らせ例文や書式フォーマットのテンプレートを紹介します。

システムメンテナンスを行う場合は、2週間~1ヶ月前にはお知らせを送付し、直前にもリマインドのお知らせを送付すると親切です。緊急のメンテナンスを行う場合は、予定が分かり次第すぐにお知らせを送付します。

システムメンテナンスのお知らせ例文テンプレート

紹介するテンプレートは、社内用と社外用の2種類です。どちらも、ダウンロードページから無料でダウンロードすることができます。

社内向け

社内向けの場合は、メールで送付することが多いですが文書で配布する場合は時候の挨拶などは書かずに、簡潔に日時や注意事項を列挙するようにします。

社内向けシステムメンテナスのお知らせテンプレート01

社外向け

外部にサービスを提供していて、システムメンテナスを行う場合のお知らせテンプレートです。お客様向けなので、時候の挨拶を含めた簡単な挨拶文とともに期日や注意事項を列挙します。

社内向けシステムメンテナスのお知らせテンプレート02

まとめ

システムメンテナンスのお知らせは、メンテナンスを行う日時(期間)やメンテナンスでなにができなくなるのかなどの影響範囲、何か問題があったときの問い合わせ先などを明記します。

通常のメンテナンスでは、不要ですが必要に応じてメンテナンスの目的なども説明したほうがいい場合もあります。会社の方針や内容に応じて変更してください。

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