この記事では、システムメンテナンスのお知らせテンプレートを例文や書式フォーマットを踏まえて紹介いたします。
システムメンテナンスを行う場合は、2週間～1ヶ月前にはお知らせを送付し、直前にもリマインドのお知らせを送付すると親切です。緊急メンテナンスを行う場合は、予定が分かり次第すぐにお知らせを送付します。
メンテナンスのお知らせテンプレート
システムメンテナンスのお知らせテンプレートは、社内用と社外用の２種類あります。社内用と社外用では、宛先や挨拶文が多少変わってきますので、注意してください。
社内向けテンプレート(例文あり)
社内向けのメンテナンスのお知らせは、案内をメールで送付することも多いですが文書で配布する場合は時候の挨拶などは書かずに、簡潔に日時や注意事項を列挙するようにします。
社外向けテンプレート(例文あり)
社外にシステムやサービスを提供していて、メンテナスを行う場合のお知らせテンプレートです。社外のお客様向けなので、時候の挨拶を含めた簡単な挨拶文とともに期日や注意事項を列挙します。
システム変更のお知らせテンプレート
お客様に提供しているシステムやサービスを変更する場合の例文テンプレートです。
変更を行う日時や規約の更新、変更箇所の案内、問い合わせ先などを漏れなく記載するようにします。
まとめ
システムメンテナンスのお知らせは、メンテナンスを行う日時（期間）やメンテナンスでなにができなくなるのかなどの影響範囲、何か問題があったときの問い合わせ先などを明記します。
通常のメンテナンスでは、不要ですが必要に応じてメンテナンスの目的なども説明したほうがいい場合もあります。会社の方針や内容に応じて変更してください。
