このページではエクセルのスケジュール管理テンプレートを紹介します。
エクセルのスケジュール管理のテンプレートといっても、フォーマットは1日の予定を決めるタイムスケジュール、１週間の予定表、月間のスケジュールといろいろな種類があります。
そうはいっても、エクセルの関数やマクロでガチガチにテンプレートをつくってしまうと利用するときにカスタマイズが大変なので、できるだけシンプルなスケジュール管理テンプレートにしました。
ビジネスに使えるものから、色を入れてデザイン性を重視したエクセルテンプレートを登録やコメントなしで無料でダウンロードできるので、自分の好みに合ったものを探してくみてださい。
目次
スケジュール管理とは
多くの業務を抱えている、長期間のプロジェクトを行うなど、いつ、だれが、何をするのかをきちんと決めておかないと仕事がうまく進まないといった場合にスケジュール管理は役に立ちます。
スケジュール管理は、仕事の優先順位をつけて効率よく進めるために必要な管理表ということです。
スケジュール管理のメリット
スケジュールを管理することで、以下のようなメリットがあります。
優先順位がわかる
次の作業がわかる
仕事を効率的にこなせる
スケジュールを管理することで、必要のない無駄な作業をしてしまったり時間のかかる作業ばかり行ってすぐに処理しなければならない作業が滞ってしまうといった非効率なことがおきてしまいます。
スケジュールを管理することで、いつ、どの作業をすればスムーズに業務が流れるかが見えてきます。
優先順位がわかる
スケジュール管理をする際にタスクをまとめていくと、優先順位の高いタスクがわかってきます。
優先順位がわかることで、まずなにをやらなければならないのか、時間がギリギリの場合は何を後回しにできるのかといった仕事の仕訳ができるようなるので結果的に業務がスムーズになります。
次の作業がわかる
スケジュール管理をせずに頭の中で仕事を抱えていると、次にやるべき作業が思い出すのに時間がかかったり、忘れてしまうなど作業がスムーズにいきません。
仕事はできる時間は限られているので、スケジュールを管理して次やるべき作業を明確にすることが必要です。
スケジュール管理テンプレート
最近では、どの会社も人手不足で１人が行う業務は多くなっているのにもかかわらず効率を求められて１つのプロジェクトや案件に関われる時間が非常に少なくなっています。
そういったタスクやスケジュールを管理するのに、エクセルのテンプレートでタスクを管理を行うと効率よく業務が進みます。大規模なツールを使う前に手軽なエクセルでスケジュール管理をしてみてください。
1日24時間のタイムスケジュール(エクセル)
エクセルで作成されたA4縦型の1日(1時間単位)のスケジュールテンプレートです。時間が1時間単位で、7:00～18:00までとなっています。時間は固定してあるので別の時間を割り当てたい場合は自分で時間を割り振らなければなりません。
表の横軸は、場所、内容、備考と毎日のToDoを記載するタイプのエクセルテンプレートです。場所や時間などの項目は特に自動化されているわけではないので自分で項目を書き換えればどんな項目にも使えます。
エクセルで作成された1時間単位のタイムスケジュールテンプレートです。グリーンが基調でA4縦の用紙一枚に入りきる大きさです。
表の時間は、8時から翌7時の24時間のタイムスケジュールになっていますが、テンプレート上部の開始時刻を変更すると、24時間が自動的に割り振られるようになっているので便利です。
項目は、デフォルトで「項目１」「項目2」「項目3」とダミーが振ってあるので自分の好きなようにエクセルの項目を変更してオリジナルのタイムスケジュールをつくることができます。
週間のタイムスケジュール(エクセル)
横軸が1週間で縦軸が時間での1週間の予定を入れるタイムスケジュールのエクセルテンプレートです。
エクセルで作成された30分単位の週間のタイムスケジュールテンプレートです。1週間の予定を30分単位で予定を立てることができます。あまりスペースがないので細かい予定をたくさん書くのには向いていません。
開始日を入力すると日付と曜日が自動的に１週間分設定されるようになっています。
また、開始時刻を入力すると、時刻が30分単位で16時間分設定されます。そのため、簡単に次の週の日付予定表を作ることができます。
上記のタイムスケジュールテンプレートとほぼ同じですが、1時間単位で分割されているタイムスケジュールのエクセルテンプレートです。
上部の設定されているセルに開始日を入力すると日付と曜日が自動的に１週間分設定されるようになっています。開始時刻を入力すると、時刻が1時間単位で24時間分設定されます。
縦軸が日付で、横軸が時間の1週間のタイムスケジュール管理エクセルテンプレートです。
上部に設定されている開始日を入力すると日付と曜日が自動的に縦軸に１週間分設定されるようになっています。同じように上部のセルに開始時刻を入力すると、時刻が1時間単位で17時間分設定されます。
週間スケジュールのエクセルテンプレート02とほぼ同じ仕様で、カラーとサイズがA4横サイズになった点が変わっています。
週単位のスケジュール管理
1週間のスケジュールを管理するためのスケジュールのエクセルテンプレートです。1週間分のスペースがありますが、特に時間ではわけていないので大まかにスケジュールを組む人に向いています。
1日単位の週間スケジュール管理エクセルテンプレートです。上部に表示する1週間の範囲が記載されていますが、その範囲の開始日を変更すると、下部の表の日付と曜日が自動的に設定されるようになっています。
表の入力部分は罫線になっており、自由に予定を書き込むような仕様になっています。
A4横タイプのスケジュール管理エクセルテンプレートで1週間分のスケジュールを管理できます。上部にある範囲に開始日を入力すると終了日と曜日が自動的に１週間分設定されるようになっています。
縦軸に項目を設定記入して横軸の各曜日に予定を埋めていきます。グリーンが基調のおしゃれなエクセルテンプレートです。
エクセルだと自由にカスタマイズができる
スケジュール管理をエクセルで使用すると、手軽な反面、管理が難しいという問題に直面します。
例えば、急に予定が変更になったり、予定を達成できなかったときなど、変更は自由ですが、履歴が残らないため後で見返したときにどこが変わったのかわかりません。
エクセルでスケジュール管理をするメリットは、やはり自分でカスタマイズができることです。
スケジュール管理を続けて、もっと目立つようにして...ここを計算して...と表を修正するうちに自分が最も使いやす形に変更することができます。
このカスタマイズという点ではエクセルに勝るツールはないでしょう。
エクセル以外のスケジュール管理ツール
エクセルでは、難しい共有や履歴の管理をしたい場合は、クラウド型のスケジュール管理ツールを使うのがいいでしょう。
スケジュール管理のクラウドツールでおすすめなのはBackLogです。私もエンジニア時代に使いましたが直観的でわかりやすいのが特徴です。
1プロジェクト10人まではフリープランがあるので、とりあえずオンライン型のスケジュール管理を試してみたいという人にはいいでしょう。
まとめ
今回は、スケジュール管理についての基本的な知識とエクセルテンプレートを紹介しました。シンプルなスケジュール管理から、カラフルなものまでいろいろなテンプレートがダウンロードできます。
スケジュール管理は、最初はエクセルを使って１人で行ってもいいですが、徐々に複雑で時間がかかる仕事を任されるようになるとエクセルでは物足りなくなることもあります。その時には、スケジュール管理ソフトやクラウドサービスを検討すればいいでしょう。