稟議書の文例 アイキャッチ

稟議書とは、会社で承認が必要な事務機器の購入をお願いしたり、新規の取引やアルバイトの雇用を承認してもらうための文書です。

しかし、承認してほしい事項を単に列挙して稟議書を提出すればいいと思っていませんか?

単に列挙して承認してもらおうと思っても「却下」されたり、「きちんと書き方を勉強しろ!」といわれてしまうかもしれませんよ。

今回は、承認してほしいいくつかの内容別に稟議書の文例を紹介します。

稟議書の文例を入れた無料のワードテンプレートもダウンロードできるので、上司に一度で決済してもらえる稟議書を書くことができますよ。

稟議書とは

稟議書とは、決済を受けるべき案を文書にしたものです。稟議の「稟」には「命令を受ける」「申し出る」という意味があり、申し出をして承認してもらうという意味になります。

稟議書を実際に使う場面としては、業務で使う備品や消耗品などを購入する場合、アルバイトなどのスタッフを雇いたい場合、研修への参加や新規の取引先と契約を結びたい場合などがあります。

稟議を通したい案の発起者が稟議書を作成すると、上司→課長→部長→社長といったように承認をもらうという形になります。一番上の決裁者の承認が得られれば稟議書が決済されたということになります。

稟議書の保存期間

稟議書は、法律で保存期間を決められてはいませんが、社内における重要な文書であるということで、総務で保管し、「永年保存」とする企業が多いです。

稟議書の書き方

稟議書には決まったフォーマットや書式はありません。各会社や役所によって規定されているフォーマットがある場合はその文書を使用します。特に会社で決められていない場合は、テンプレートなどを利用するとスムーズです。

フォーマット

ここでは稟議書に記入すべき項目について紹介します。

・作成日
・作成者の部署・氏名
・タイトル
・目的(理由)
・詳細(使用金額、数量、添付書類など)

作成日

稟議書を作成した日付を記入します。

作成者の部署・氏名

稟議書を提出する人の部署や氏名を記入します。

タイトル

〇〇に関する稟議書といったようにある程度内容がわかるタイトルにした方が親切です。

目的(理由)

なぜこの稟議内容が必要なのかという具体的な目的や理由を簡潔に記載します。

内容詳細(使用金額、数量、添付書類など)

稟議の種類によって詳細な内容は変わってきます。物品の購入なら、商品名、金額、数量など、スタッフの雇用なら条件や人数、期間などを内容に合わせて書くようにします。

稟議書に添付される書類としては、購入の際の見積書、企画のための起案書、稟議書発行前の議事録などがあります。

稟議書のテンプレートと例文

稟議書は、稟議を通す内容によって書き方や例文が変わってきます。ここでは、稟議書のテンプレートをパターン別に紹介するので、必要な稟議書に近い内容のものを基に修正して使用してください。

パソコン購入時の稟議書

パソコンなどの物品購入時に提出する稟議書のサンプル文例です。この文例では、開発部から最新のパソコンを10台購入するように稟議を依頼する形式になっています。

物品を購入する際は、納得できる理由と購入に必要な合計価格を明記する必要があります。必要台数も数字の根拠を示しておくと稟議が通りやすくなります。。

開発用パソコン購入の件

 
開発効率を上げるために、下記についてご検討をお願いします。

品名  〇〇社製 デスクトップパソコン ABC-DDD1

価格  1台 134,000円 (別紙見積参照)

数量  10台
※ 開発部員1人に1台必要なため 10人分

理由  最新スペックのパソコンで作業することで開発効率が上がり、開発時間や残業時間を削減できるため

添付資料 作業効率に関する計測データ 1通
     見積書 1通
     ABC-DDD1カタログ 1通

以上

本の購入の稟議書

本の購入に関する稟議書はよく使われる稟議書です。金額によっては、稟議書の必要がないケースもありますが、高額の書籍になると承認が必要なケースもでてきます。

書籍などの資料購入では、書籍名、価格、購入の理由などを記載します。

開発用資料購入のお願い

 
最新の技術動向を探り、社内システムをさらに効率よくするための資料として、以下の書籍の購入の許可をお願いいたします。

 

書籍名 1. コンピュータシステムの理論と実装 ―モダンなコンピュータの作り方
    2. RとPythonで学ぶ[実践的]データサイエンス&機械学習
    3. Pythonで理解する統計解析の基礎

価格 (別紙見積参照)

理由 現在の社内システムはCOBOLで作成されていますが、COBOL技術者の育成および採用が難しくPythonに置き換えら れるか検討することになりました。そのため、社内システムに関連する上記の書籍を参考に検討したいと思います。

添付資料 見積書 1通
 

以上

新規取引に関する稟議書

新規の取引先を承認してもらうためには、その会社と取引したときのメリットと客観的な信用に値する資料が必要です。

具体的には、品質が良い、価格が安い、大量の発注ができるなど上長を納得させられればOKです。会社によっては、経営状態などの資料の添付を求める会社もあるので確認しておきましょう。

新規取引に関する稟議

 
表題につき、下記のとおり当社との新規取引を開始致したくお伺いいたします。

1. 新規取引検討先
株式会社××××

2. 主な事業内容
各種化学工業薬品及び製品の製造販売並びに輸出入

3. 推奨理由
① 当社の製品である「△△△△」の原料を調査した結果、株式会社××××で取り扱っている部材「ABCDE」が価格、性能ともに優れています。
② 株式会社××××は、売上げが伸びており、経営状況および経営体質も良好な優良会社であります。

4. 添付資料
株式会社××××の会社概要
「△△△△」に関する部材評価書
〇×△社様からの信用照会の回答書

以上

アルバイト雇用に関する稟議書

アルバイト雇用時に提出する稟議書は、人数や条件、時給、作業場所、責任者などを明記するとともに、なぜアルバイトが必要なのかという理由を説明しなくてはなりません。

アルバイト雇用のお願い

 
「○○○○」展示会に参加するにあたり、顧客対応と機材搬入に必要な人員を確保するため、アシスタントスタッフを下記の条件にて採用したく、お伺いいたします。

1.期間
 〇〇年〇月〇日(〇)~〇〇年〇月〇日(〇)

2.募集人数
 10名

3.給与
 時給1,000円

4.作業時間
 8:00~17:00(休憩1時間 実働1日8時間)

5.作業内容
 機材の搬入補助、パンフレット配布、弊社製品の簡単な案内

6.雇用条件
 20歳~30歳ぐらいまでの男女

7.責任者
 管理課長 ○○〇〇

以上

研修参加に関する稟議書

研修に参加する際に稟議書が必要な企業もあります。毎年決まっているような研修であれば、その旨を記載しておけば承認を得やすいでしょう。

初めての研修に参加する場合には、その研修の目的や研修に参加することのメリットを説明できるといいでしょう。

「○○」営業研修参加の件

 
下記のとおり○○社主催の「○○」営業研修に営業1課5名で参加を希望いたしたく、お伺いいたします。
 

 
日時 ○○年〇月〇日(〇) 〇時~〇時

場所 東京都日本橋研修センター

費用 1名につき5,000円 (計:25,000円)

受講希望者 営業1課5名(佐藤、鈴木、高橋、田中、斎藤)

目的 ① 自己流ではない組織的な営業手法を学ぶため
   ② 他社と同じ研修で学ぶことで刺激を受けるため

以上

修理に関する稟議書

パソコンなどの機材を修理する場合の稟議書です。修理する業者や修理の概算価格などを記載します。

「○○」ノートパソコン修理の件

 
情報管理部で使用しているノートパソコン1台が、電源起動時に異音がしてエラー画面が表示されます。メーカーに問い合わせたころ、ハードディスクが故障している可能性があるとのことです。そのため、下記メーカーに修理依頼を行う許可をお願いいたします。
 

 
メーカー 〇〇社

修理費用 〇〇万円

受講希望者 営業1課5名(佐藤、鈴木、高橋、田中、斎藤)

理由 今回修理を依頼するノートパソコンは、情報管理部の共有パソコンで社内の情報管理に関する資料が多く保存されている。社内ファイルサーバには保存されていない資料もあるため、早急な修理と復旧が必要。

以上

飲み会の稟議書

飲み会を開催する際の稟議書の例文です。例文サンプルは、取引先なども対象とした少し大きめの忘年会ですが、部単位の小規模な飲み会でも同じような書式で記載します。

忘年会開催の件

 
今年度の従業員を労う目的と、会社に重要な取引先と懇親を兼ねて下記の通り忘年会の開催許可をお願いいたします。
 

 
実施日 〇〇年〇〇月〇〇日(〇)

金額 〇〇万円

目的 現在我が社には、従業員が一同に会する機会および、取引先との懇親を行う機会がありません。弊社主催の忘年会を開催することで従業員の労働意欲や生産性の向上および、取引先との更なる繋がりを期待できます。

以上

メールで稟議書を送る場合

メールで稟議書を送る場合も基本は変わりませんが、メール用に内容を簡潔にする必要があります。
以下は会社で使う備品の購入時に送るメールのサンプルです。

備品購入時の稟議書(メール)

件名:【備品購入申請書】

 
〇〇部長
〇〇様

以下のとおり備品購入を申請したします。

1. 品目:xx社製 デスクトップパソコン(型番:xxxxxxx)
2. 目的:現在使用しているデスクトップパソコン(型番:○○○〇)が故障し、メーカーに問い合わせたところ古い機種で部品が調達できず修理ができないと回答されたため
2. 数量:1台
3. 金額:xxxxxx万円
4. 添付資料: 製品HP https://xxxxxx.com/xxxxx-xxxx.html
5. 備考:モニタは既存のものがあるので不要

以上よろしくお願いいたします。

 
=============================
署名

まとめ

稟議書の書き方や例文、例文が入ったワードのテンプレートについて紹介しました。稟議書とは、会議を重ねて検討するほどでもない事項について承認や決済をもらうためのビジネス文書です。

稟議書は、稟議書の内容を承認した場合、会社にとってどんなメリットが得られるかを、具体的に書くことで承認を得られやすくなります。稟議書の基本的な書き方や注意点を確認して、業務をスムーズに進めてください。

Twitterでフォローしよう