この記事では、わかりやすく作成するための提案書テンプレートを実際のサンプル例文で紹介します。
提案書は、既存の業務の改善点や意見を会社に伝えるための文書です。海外視察やセミナー、業務委託や増員、オフィス環境の改善など、社内でのさまざまな場面で利用されます。
提案書テンプレート
基本フォーマット
フォーマットだけの提案書テンプレート４種を無料ダウンロード可能です。提案書には決まったフォーマットやデザインはありません。通常のword文書のように、各項目ごとに詳細を記載していくといいでしょう。
提案書の例文テンプレート
ビジネスにおける提案書は、提案を流れにそってうまく主張することが重要です。ここでは、実際の提案書の例文テンプレートを５種紹介します。提案内容は、個々の状況によって異なるので、例文の構成を参考にし自分用に修正してください。
開発チームの新設
システム開発のチームを新しい方法で行いたいという提案書です。現状や問題点、提案内容が記載されています。タイトルは、単に「提案書」とするより具体的に何の提案書か書いた方がわかりやすいのでおすすめです。
海外工場の視察
一部の製造ラインを海外に移転するために海外の工場を視察する許可を得るための書き方例文です。
備品購入
現状の長机での作業から、一部の従業員にブース型デスクを導入して作業の効率化を図るという提案書です。
パート増員
セール期間中の人員不足を見越して、パートタイマーの増員を提案する提案書です。どのような人員を何人、どのくらいの期間必要なのかを記載すると提案が通りやすくなります。
商品増産
工場で製造している製品が販売好調のため、増産したいというシンプルな提案書です。単なる増産のお願いだけでなく、増産量や増産に必要な設備、投資額、必要な人員などがわかれば上長が提案を検討しやすくなります。
提案書を書く前に抑えるポイント
いきなり提案書を書くよりは、目的や対象者、問題点などを把握しておくことが、わかりやすい提案書につながります。以下は、提案書を書く前に抑えておくポイントです。
目的の明確化
何をどう改善したいのか、どのような目的を持っているのかを明確にすることが大切です。目的に応じて、提案書の内容やアプローチを選択しましょう。
対象者の把握
提案書の対象となる人や部門、役職などを把握することが必要です。対象者に合わせて、提案書の内容やアプローチを最適化しましょう。
問題点の洗い出し
改善したい問題点を洗い出し、その原因や影響を詳しく調査することが必要です。正確に把握し、的確な提案を行いましょう。
目的達成のための具体的な提案
目的を達成するための具体的な提案を用意することが必要です。抽象的な提案では、実現性や効果が不明瞭になることがあるため、具体的な提案を行いましょう。
提案の妥当性の検証
提案の妥当性を検証することが必要です。現実的かどうか、費用やリスクが適切かどうか、実行可能なスケジュールであるかどうかを検討しましょう。
プレゼンテーション資料の作成
提案書だけでは伝えきれない内容を補足するために、プレゼンテーション資料を作成します。資料は対象者に合わせて最適化しましょう。
わかりやすい提案書の書き方
提案書は、会社で決まったの書式がある場合はそれを使用して作成します。特に書式がない場合は、書式テンプレートを利用して作成するとわかりやすい提案書を作成できます。
社内向けの文書なので、挨拶文などは不要です。wordなどの簡潔な提案書ではデザインに凝る必要はなく、最低限のレイアウトがあればいいでしょう。業界によってはパワポでおしゃれな提案書にする場合もあります。
冒頭は「何をどうしたいか」
提案書は、既存の業務の問題点を改善することのメリットを提案することが目的です。そのため、現在何どんな問題があって、どのようにすれば改善できるかを最初に提示します。
詳細を列挙する
提案の理由や改善内容を提案書の上部に記載したあとは、提案内容を実行する際に想定される問題、実行にかかる時間や費用などの詳細を記載します。
これらの項目は、提案の内容によって変わりますが、必要があれば漏れなく記載します。提案を検討する側は、多くの情報があった方が判断をつけやすく、わかりやすいと感じます。
長い場合は別紙で
提案書は１枚にまとめた方が、受け取った側が見やすいです。しかし内容によっては、資料や比較表、見積りなどの詳しい情報が多い方が検討しやすいということもあります。
その場合は、参考資料として別紙を添付します。
まとめ
提案書テンプレートと書き方の注意点について紹介しました。提案書は、社内の既存の業務を改善したり、営業方法や作業の効率化、経費削減など日常業務を新しい方法で改革するときに作成します。社外向けにはあまり使われません。
プロジェクトチーム新設、工場視察、ブース型デスク新調、パートタイマーの増員などの例文サンプルを用意したので、自分で提案書を作成するときの参考にしてください。
