提案書は、既存の業務の改善点や意見を上司や部門長、役員などに伝えるときに作成される文書です。
提案書が使われる場面は、海外視察、セミナー、業務委託や増員、オフィス環境の改善など社内のさまざまな意見や改善です。
今回は、上司に伝わるわかりやすい提案書の書き方やワードテンプレートと実際の見本サンプルを紹介します。
提案書の書き方
提案書は、会社で決まったの書式がある場合はそれを使用して作成します。特に書式がない場合は、書式テンプレートを利用して作成するとわかりやすい提案書を作成できます。
社内向けの文書なので、挨拶文などは不要です。wordなどの簡潔な提案書ではデザインに凝る必要はなく、最低限のレイアウトがあればいいでしょう。業界によってはパワポでおしゃれな提案書にする場合もあります。
冒頭は「何をどうしたいか」
提案書は、既存の業務の問題点を改善することのメリットを提案することが目的です。そのため、現在何どんな問題があって、どのようにすれば改善できるかを最初に提示します。
詳細を列挙する
提案の理由や改善内容を提案書の上部に記載したあとは、提案内容を実行する際に想定される問題、実行にかかる時間や費用などの詳細を記載します。
これらの項目は、提案の内容によって変わりますが、必要があれば漏れなく記載します。提案を検討する側は、多くの情報があった方が判断をつけやすく、わかりやすいと感じます。
長い場合は別紙で
提案書は１枚にまとめた方が、受け取った側が見やすいです。しかし内容によっては、資料や比較表、見積りなどの詳しい情報が多い方が検討しやすいということもあります。
その場合は、参考資料として別紙を添付します。
提案書テンプレート
サンプルの無い構成だけの提案書テンプレート４種を無料ダウンロード可能です。提案書には決まった書式やデザインはありません。通常のword文書のように、各項目ごとに詳細を記載していくといいでしょう。
提案書の例文サンプル
ビジネスにおける提案書は、作成する目的と提案内容を主張することが大切です。実際の提案書のサンプルテンプレートを５種紹介します。提案事項は、状況によって異なるので、まったく同じ提案書は存在しません。サンプルの流れや構成を参考にし自分の状況に合わせて修正してください。
開発チーム新設の提案書
システム開発のチームを新しい方法で行いたいという提案書です。現状や問題点、提案内容が記載されています。タイトルは、単に「提案書」とするより具体的に何の提案書か書いた方がわかりやすいのでおすすめです。
海外工場視察の提案書
一部の製造ラインを海外に移転するために海外の工場を視察する許可を得るための書き方例文です。
備品購入の提案書
現状の長机での作業から、一部の従業員にブース型デスクを導入して作業の効率化を図るという提案書です。
パート増員の提案書
セール期間中の人員不足を見越して、パートタイマーの増員を提案する提案書です。どのような人員を何人、どのくらいの期間必要なのかを記載すると提案が通りやすくなります。
商品増産の提案書
工場で製造している製品が販売好調のため、増産したいというシンプルな提案書です。単なる増産のお願いだけでなく、増産量や増産に必要な設備、投資額、必要な人員などがわかれば上長が提案を検討しやすくなります。
提案書と企画書の違い
提案書と企画書はどちらも立案するという点で似ていますが、何を立案するかで異なります。
企画書：新しい仕事の発案、新たな仕事を実施するなどアイデアを伝える
つまり、提案書が既存の業務の改善、企画書は新たな業務の立案と覚えておけばいいでしょう。また、企画書と提案書が混ざった企画提案書という形で作成することもあります。
企画書のテンプレートや例文サンプルについては以下の記事で紹介しています。
1枚企画書テンプレート
まとめ
提案書の書き方とテンプレートについて紹介しました。提案書は、社内の既存の業務を改善したり、営業方法や作業の効率化、経費削減など日常業務を新しい方法で改革するときに作成します。社外向けにはあまり使われません。
プロジェクトチーム新設、工場視察、ブース型デスク新調、パートタイマーの増員などの例文サンプルを用意したので、自分で提案書を作成するときの参考にしてください。
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