業務でマニュアルを作成するときにゼロからレイアウトや文書を作るのは大変なのでテンプレートを活用すると便利です。

このページでは、ワードで作成した業務マニュアルテンプレートを無料ダウンロードできます。

業務マニュアルテンプレート(ワード)

表紙、目次、最初の見出しとダミー画像、注釈欄を設定したマニュアルテンプレートです。ブルー系のカラーとモノクロの2種類のテンプレートがあります。

以下の「ダウンロードページ」で移動先のページからテンプレートファイルを取得できます。

モノクロタイプ

社内マニュアルテンプレート
モノクロ

社内マニュアルテンプレート
本文ページ

ブルータイプ

社内マニュアルテンプレート
ブルー

社内マニュアルテンプレート
本文ページ

テンプレートの使用手順の例

実際にマニュアルテンプレートを使用するときの例を紹介します。以下はエクセルで散布図を作る手順を示した手順書です。

テンプレートを利用することで、このような形式のマニュアル文書を簡単につくれます。

サンプルマニュアル表紙 サンプルマニュアル ページ1 サンプルマニュアル ページ2 サンプルマニュアル ページ3 サンプルマニュアル ページ4 サンプルマニュアル ページ5

マニュアルテンプレートの使い方

テンプレートを編集する方法についてです。Microsoft wordの使い方に詳しくないがテンプレートの形式を改変して独自のビジネス用マニュアルを作成したいという方向けです。

見出しの作り方

見出しは、大項目(見出し1)、中項目(見出し2)、小項目(見出し3)の3書式が設定してあります。

見出しに使用する文字を入力後に、「ホーム」→「スタイル」の見出しをクリックしてください。作成する形式に合わせて見出し1~見出し3を選ぶことでそれぞれの見出しを作成できます。

ワードマニュアル 見出しの設定方法

※ 各項目の番号は自動では付かないようになっているので、自分で作成してください。

目次の更新の仕方

目次はワードの仕様上、自動では更新されません。目次エリアを選択すると目次を更新するボタンがあらわれるのでそれをクリックします。

ワードで目次を更新する

「ページ番号だけ」か、「目次すべてを更新するか」を選択するダイアログが出るので「目次すべてを更新する」を選んでOKを押します。

更新選択のダイアログ

表紙の削除の仕方

社内の簡易な手順書で表紙が不要な場合は表紙を削除してください。表紙の削除方法は、メニューから「挿入」→「表紙」→「現在の表紙を削除」ボタンをクリックします。

表紙の削除のやり方

改ページのやり方

画像を挿入する業務マニュアルや手順書でなかなかうまくいかないのが、ページ区切りです。途中で次のページに移ってしまったり、画像だけが移動することもあります。

改ページは、ある程度まで本文を記入したら強制的に改ページした方が、うまくレイアウトできます。

やり方は、改ページしたい文書の位置にカーソルを合わせてから、

「挿入」→「ページ区切り」をクリックします。

ページ区切りのやり方

マニュアル用のスクショを作成する

業務マニュアルを作成するときに面倒なのが手順をスクリーンショットを作成して貼り付ける作業です。

エクセルをスクリーンで解説

Windowsの画面をキャプチャするには、[Alt + PrtScreen]キーでクリップボードに画像を保存してペイントなどの画像加工ソフトで加工するのが一般的です。

しかし、「最初にこのボタンを押して、次にこのボタンを...」といった説明の文書と矢印を挿入するのが結構手間です。

そういった場合には、専用のスクリーンショットソフトを使用すると簡単に矢印付きの画像を作成できます。

マニュアルテンプレート配布サイト

テンプレートでマニュアルを作成するのは、ゼロから作るよりは時短できますが、使いやすいかは人によって異なります。以下では、エクセルやワードでマニュアルテンプレートを無料配布しているサイトです。

Microsoft

Microsft マニュアル (210 x 297、索引と目次付き)

まとめ

今回は、社内の作業や業務のやり方を記録する業務マニュアルのテンプレートを紹介しました。

単に作業手順だけを羅列した業務マニュアルをwordで作成するのは簡単ですが、デザインやレイアウトを考慮した見やすいマニュアルを作成するのは結構大変です。

マニュアル作成用のテンプレートを使用することで社内のマニュアル作成や引継ぎ資料の作成も効率よく進めることができます。

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