チェックの紙を指す手

今回は、検収書について、基本的な知識から書き方、フォーマット、すぐに使えるエクセルテンプレート4種類を紹介します。

検収書とは

検収書とは、商品やサービスが発注した通りに納品されたかを点検、確認したという証明する書類です。

そのため、検収書を発行した後には、納入された商品・サービスに関してクレームを入れることは原則不可能になります。

検収書のサンプル
検収書のサンプル
検収書のエクセルテンプレートのダウンロード

検収書が重要になる場面

単純な物品の場合は、個数と現物を見て判断すればいいですが、ソフトウェアのような仕様が複雑なものだと後から問題が見つかることも多くあります。

そのたびに修正対応をしていたら、いつまでも納品完了できません。そのため、検収期間を設けて検収書を発行してもらい、それ以後に見つかった問題は、保守契約を結んで修正対応するといった契約をする場合が多いです。

検収書は誰が発行するのか

商品やサービスが納品された後に、受注側が検収しへ検収書を発行します。

発注者(購入者)→ 受注者(販売者)

ただし、発注者が納品時に「納品書 兼 検収書」を用意する場合もあり、その場合は検収後にサインや押印をして返送することもあります。

このあたりの納品や検収のやり方というのは各企業で異なっています。初めて取引する会社の場合は、どのような流れになるのか確認しておくといいでしょう。

検収書の宛名は販売者

検収書は、発注者(購入者)から受注者(販売者)に送る書類のため、宛先は受注者(販売者)になります。

その際、会社名なら「御中」をつけ担当者宛なら「様」をつけます。
会社名+担当者なら担当者の方に「様」をつけます。

これは、請求書や納品書など他の書類でも同じです。

例:

会社宛て
株式会社〇〇 御中

担当者宛て
〇〇課 山田 太郎 様

会社+担当者名
株式会社〇〇
〇〇課 山田 太郎 様

検収書の法律

検収書は、法律上の規定はなく必ず作成しなくてはならない書類ではありません。

しかし、企業や業種によっては検収書の発行を重視していることもあるため相手に求められた場合は、トラブルを回避したり、取引をスムーズにする目的でも発行した方がいいでしょう。

検収書への押印

検収書には法律上の決まりはないため、押印は必ずしも必要ではありません。

ただし、一般的には検収担当者が検収印を押すことが多いです。押印の有無やどの印が必要かは各会社で規定が異なるので、取引時に確認するのがいいでしょう。

検収書と他の書類との違い

商品のやり取りでは、納品書や請求書、受領書などがあり検収書に似ているため、それぞれの違いについて紹介します。

検収書と受領書の違い

受領書は、「商品やサービスを受け取ったという書類」です。

あくまで受け取ったことを証明するだけなので、その商品の数量や内容が正しいかなどは考慮されません。

一方、検収書は受け取って数量や検品をして内容を確認したという証明です。

そのため、受領書では内容や数量の不備を指摘することは可能ですが、検収書の発行後は数量や内容の不備のクレームは受け付けてもらえないということになります。

検収書と請求書の違い

請求書とは、商品やサービスを納入した対価の請求金額を通知するための書類です。

サービスの提供側が、受領側に対して発行する書類です。請求書は納品物の受領や検品には関係なく、あくまで対価の請求なので検収書とはまったく意味が異なる書類になります。

検収書の書き方・フォーマット

検収書には決まった書き方やフォーマットというものはありません。各会社で必要な事項を記載すればいいのです。

とはいえ、一般的な検収書のフォーマットや項目がありますので、それを参考にして自社用の検収書を作成してください。

1.検収No(管理番号)
2.検収日(発行日)
3.取引先・相手の名前
4.発行元名
5.商品・サービス名
6.数量
7.単価・金額
8.検収者名
9.検収印

検収書のエクセルテンプレート

検収書の必要項目を記載してエクセルテンプレートを以下より無料でダウンロードできます。

一般的な書式で作成しているので、会社名や商品名を変更してそのまま活用してもいいですし、レイアウトを自分の会社に合うように変更して利用してもいいでしょう。

検収書のエクセルテンプレート01

検収書のエクセルテンプレート02

検収書のエクセルテンプレート03

検収書のエクセルテンプレート04
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