仮払申請書は、従業員が、会社に対して金銭を先に立て替えてほしいと申請する書類です。
通常の経費は、従業員が先に自費で購入してかかった金額を後で精算しますが、高額な物品の購入や、出張の旅費など個人で先に立て替えるとちょっと大変なときに利用されます。
ただし、会社によっては仮払の制度がない場合もあるので、仮払申請をしようと考える場合は先に経理課に確認するといいでしょう。
今回は、仮払申請書のひな型を、4種類のフォーマットで紹介します。
仮払申請書のエクセルテンプレート
一般的な仮払申請書のエクセルテンプレートを紹介します。仮払申請書のテンプレートに必要な項目は、カバーしてあるので特に会社に規定のフォーマットがない場合は、こちらのテンプレートを利用してください。
仮払申請書の01と02は、A4縦型の一般的なテンプレートで、03,04は領収書が下部についています。
領収書付き
仮払申請書とは
仮払経費申請書とは、会社から先に大まかな経費を支払ってもらうための申請書類です。
通常、事業に必要な経費は自分で立て替えた後に領収書やレシートを会社に提出することで、支払ってもらえます。しかし、必要な経費が高額で自分で立て替えるのが難しいこともあります。
そんな時に仮払申請書を提出して会社に大まかな金額を立て替えてもらうのです。
仮払精算書との違い
仮払精算書は、仮払申請書で先に仮払してもらったお金を、どのように使用してどのぐらい余ったかを申告するための書類です。
つまり、仮払申請書でお金を仮払してもらい、仮払精算書で不足や余剰を清算するという流れになります。
仮払申請書の書き方
仮払申請書は、経費を先に立て替えてもらうために書きます。仮払申請書をどのように書くかは、会社によって異なるので最初にどのように申請するのか上司や経理に確認しましょう。
エクセルなどで自分で書いても、フォーマットが違うと断られてしまうと無駄な作業になってしまいます。
仮払申請書のフォーマット
一般的に仮払申請書のフォーマットは、以下のようなものになります。
申請者の所属
申請者の氏名
仮払日
仮払金額
使用目的
清算予定日
申請の流れ
仮払申請書の書き方は、企業によって異なるものの大まかには以下のような流れで申請します。通常は、金銭を受け取った後に確かに受け取ったという受領書(受領印)を提出します。
2.使用目的を記入する
3.その他必要な項目を記入する
4.経理担当者に提出し金銭を受け取る
5.受領書を提出
まとめ
仮払申請書は、金額の大きな物品を購入する場合や、出張の前など自分で立て替えるのはちょっと負担だなというときに会社に仮払をしてもらうための申請書です。
実際に、目的が終了した後には仮払精算書で使った額や不足分を清算します。
今回は、一般的な仮払精算書と受領した際の領収書を兼ねた2種類のテンプレートを用意しました。自分の会社の規定に近い項目のテンプレートを選んで利用してください。