仮払いとは、出張など金額の多い経費を使うときに会社から概算の金額をあらかじめ支払ってもらうことです。
この仮払いを受けるために会社に申請する書類が仮払い申請書です。今回は、仮払い申請書の書き方やテンプレートを4種類のフォーマットで紹介します。
目次
仮払い申請とは
仮払い申請とは、従業員が経費を自分で立て替える前に会社から大まかな金額を支払ってもらう制度です。
通常の経費申請では、事業に必要な経費は自分で立て替えた後に領収書やレシートを会社に提出します。
しかし、必要な経費が高額で自分で立て替えるのが難しいこともあります。そんな時に仮払申請書を提出して会社に大まかな金額を立て替えてもらうのです。
仮払精算書との違い
仮払精算書は、仮払申請書で先に仮払してもらったお金を、どのように使用してどのぐらい余ったかを申告するための書類です。
つまり、仮払申請書でお金を仮払してもらい、仮払精算書で不足や余剰を清算するという流れになります。
仮払申請書の書き方
仮払申請書は、経費を先に立て替えてもらうために書きます。仮払申請書をどのように書くかは、会社によって異なるので最初にどのように申請するのか上司や経理に確認しましょう。
エクセルなどで自分で書いても、フォーマットが違うと断られてしまうと無駄な作業になってしまいます。
仮払申請書のフォーマット
一般的に仮払申請書のフォーマットは、以下のようなものになります。
- 申請日
- 申請者の所属
- 申請者の氏名
- 仮払日
- 仮払金額
- 使用目的
- 清算予定日
仮払い申請書の書き方の例
実際に仮払い申請書を書くときの例を紹介します。
- 所属、氏名
- 仮払日、合計金額
- 使用目的
- 使用明細
自分の所属部署、申請者の氏名を記載します。会社によっては押印が必要な場合もあります。
仮払日は、実際に仮払いを受け取った日付、合計金額は仮払いの明細の合計金額を記載します。
なぜ仮払いを受けたいのか「使用する目的」を記載します。当然ですが、業務に関係する目的が必要です。
例：出張時の旅費、携帯料金を立て替える、ソフトの購入など
支払いが発生する商品やサービスの内容などを細かく記載します。
仮払い申請の流れ
仮払申請書の書き方は、企業によって異なるものの大まかには以下のような流れで申請します。通常は、金銭を受け取った後に確かに受け取ったという受領書(受領印)を提出します。
- 必要な金額を大まかに算出する
- 使用目的を記入する
- その他必要な項目を記入する
- 経理担当者に提出し金銭を受け取る
- 受領書を提出
仮払申請書テンプレート
一般的な仮払申請書のエクセルテンプレートを紹介します。仮払申請書のテンプレートに必要な項目は、カバーしてあるので特に会社に規定のフォーマットがない場合は、こちらのテンプレートを利用してください。
仮払申請書の01と02は、A4縦型の一般的なテンプレートで、03,04は領収書が下部についています。
仮払金申請書兼受領書
まとめ
仮払申請書は、金額の大きな物品を購入する場合や、出張の前など自分で立て替えるのはちょっと負担だなというときに会社に仮払をしてもらうための申請書です。
実際に、目的が終了した後には仮払精算書で使った額や不足分を清算します。
今回は、仮払申請書の書き方と共に一般的な仮払精算書と受領した際の領収書を兼ねた4種類のテンプレートを紹介しました。自分の会社の規定に近い項目のテンプレートを選んで利用してください。
