プロジェクトで出てくる不具合や仕様違い、要望や質問などは口頭やメールだけで処理していると後から同じ間違いを繰り返したり、勘違いが起こったりしてしまいます。
そのため、通常のプロジェクトでは課題管理シートやクラウド型のツールを使って課題を管理するというのが一般的です。
最近はBackLogなのでのクラウド型のツールを使うことが多いですが、小規模なプロジェクトだったり数人のプロジェクトだとそういったツールを使うまでもないということもあります。
そこで今回は、小規模なプロジェクトで使えるエクセルの課題管理表テンプレートを紹介します。
課題管理表テンプレート
課題管理表のエクセルテンプレートです。一般的な課題管理に必要な項目をフルで設定してあるので、不要な項目を削除するなどカスタマイズして使用できます。
大きさは、A4サイズで作成してありますが、すべての項目が入りきらないので2ページになっています。デフォルトではNo順に並ぶようなっていますが、データの並べ替えで自由に課題をソートすることができます。
「分類」や「重要度」など入力する項目がある程度決まっているものは、コンボボックスなどにした方が入力の手間は省けるかもしれません。
テンプレートでは、カスタマイズしにくくなるので関数や、マクロ、コントロールは使っていません。
最小限
課題管理をするための最小限の項目を設定した課題管理表テンプレートです。A4一枚で管理できます。
課題管理表の書き方
課題管理表は、不具合、要望、質問など、なにか問題が起こったときに1行作成し、それに対して担当者(回答がわかる人、解決できる人)が回答します。
課題管理表を使用する細かいルールについては各プロジェクトで決めていいですが、一般的には問題の完了(回答の確認)は課題の作成者が行う場合が多いです。
課題管理表の設定項目
一般的に設定される課題管理表の項目とその解説は以下のとおりです。
| 項目名 | 説明 |
|---|---|
| No | 課題に対する番号 |
| 作成日 | 課題を作成した日付 |
| 分類 | 課題の発生部分(例：UI、共通機能、帳票など) |
| タイトル | 問題のタイトル、わかりやすく簡潔に書く |
| 内容 | 問題の内容を詳細に記入、発生の手順や環境など |
| 重要度 | 問題の深刻さや他の問題へのボトルネック |
| 担当者 | 問題を解決した(する)担当者 |
| ステータス | 問題の状態：「未対応」「進行中」「解決済み」といったステータスを設定 |
| 更新日 | ステータスを更新した日付 |
| 更新者 | 更新を行った人 |
| 完了理由 | 問題の対応が終了した理由 |
| 詳細 | 対応の詳細や未対応時にはその理由 |
| 備考 | 問題のその他の備考 |
| 関連No | 関連する課題のNo |
エクセルの次はツールを利用
エクセルでの課題管理は、カスタマイズのしやすさ、項目を自由に作成できるなどメリットは大きいです。
しかし、課題に対する履歴を追うのが難しい、添付ファイルを付けられない、そしてなにより複数人での共有が難しいといったデメリットもあります。
チームの人数が増えて管理が難しかったり、課題管理に慣れてエクセルではできない機能が使いたい場合はクラウド型の課題管理ツールを使うといいでしょう。
課題管理ツールでおすすめなのはBackLogです。私もSE時代に何度もお世話になったツールですが、とにかく機能が充実して使いやすいです。
エクセルではできなかった、履歴の追跡や添付ファイル、画像貼り付け、GitHubでの管理、ガントチャート機能など豊富な機能で、まず不満がありません。
当然、機能が多すぎる場合は課題管理だけにフォーカスすれば使い方は簡単です。
1プロジェクト10人まではフリープランがあるので、とりあえずオンライン型の課題管理を試してみたいという人にはいいツールです。
