課題管理表をする人たち

プロジェクトで出てくる不具合や仕様違い、要望や質問などは口頭やメールだけで処理していると後から同じ間違いを繰り返したり、勘違いが起こったりしてしまいます。

そのため、通常のプロジェクトでは課題管理シートやクラウド型のツールを使って課題を管理するというのが一般的です。

最近はBackLogなのでのクラウド型のツールを使うことが多いですが、小規模なプロジェクトだったり数人のプロジェクトだとそういったツールを使うまでもないということもあります。

そこで今回は、小規模なプロジェクトで使えるエクセルの課題管理表テンプレートを紹介します。

エクセルでの課題管理テンプレートは、自分で使いやすいようにカスタマイズしたり、エクセルは誰もが知っているので教育コストがかからないというのがメリットです。

課題管理表のエクセルテンプレート

課題管理表のエクセルテンプレートです。

一般的な課題管理に必要な項目をフルで設定してあるので、不要な項目を削除するなどカスタマイズして使用できます。

設定されている項目
No
作成日
分類
タイトル
内容
重要度
担当者
ステータス
更新日
更新者
完了理由
詳細
備考・関連No

※ 各項目は下記で解説します。

大きさは、A4サイズで作成してありますが、すべての項目が入りきらないので2ページになっています。デフォルトではNo順に並ぶようなっていますが、データの並べ替えで自由に課題をソートすることができます。

「分類」や「重要度」など入力する項目がある程度決まっているものは、コンボボックスなどにした方が入力の手間は省けるかもしれません。

テンプレートでは、カスタマイズしにくくなるので関数や、マクロ、コントロールは使っていません。

課題管理表のエクセルテンプレート

課題管理表のエクセルテンプレート

課題管理表の書き方

課題管理表は、不具合、要望、質問など、なにか問題が起こったときに1行作成し、それに対して担当者(回答がわかる人、解決できる人)が回答します。

課題管理のやり取りの仕方

課題管理表を使用する細かいルールについては各プロジェクトで決めていいですが、一般的には問題の完了(回答の確認)は課題の作成者が行う場合が多いです。

課題管理表に設定される項目

一般的に設定される課題管理表の項目とその解説は以下のとおりです。

No

課題に対する番号です。課題に番号を付けた方が課題を扱う際に便利です。

作成日

課題を作成した日付です。

分類

分類は、課題の発生部分(例:UI、共通機能、帳票など)を入力します。プロジェクトで異なりますが、プロジェクトのどの部分の問題かを分類しておくと担当の割り振りや統計の時に役に立ちます。

タイトル

問題の内容を20~30文字程度で簡潔に書きます。問題の詳細は以下の「内容」部分に書くのでここは問題がなんとなくわかる程度で十分です。

内容

問題の内容を詳細に記入します。不具合の場合は、どうやったら発生するのかの手順や発生環境などを細かく記入します。

重要度

重要度は、問題の深刻さや他の問題のボトルネックなどで分けていきます。

担当者

問題を解決した(する)担当者を記入します。課題作成時に記入するか、PMなどが問題確認後に記入にするかなどの運用ルールが必要な箇所です。

ステータス

問題がどういう状態なのか記入します。通常は、「未対応」「進行中」「解決済み」のような決まったステータスを作り運用ルールをつくります。

更新日

ステータスを更新した日付を入力します。エクセルでは、対応履歴を随時入力するのが難しいんのでステータスを変更したときに同時に更新日を記入する運用が一般的でしょう。

更新者

更新を行った人を記入します。

完了理由

問題の対応が終了したときに、その理由を記入します。「対応済み」「未対応」「再現せず」「重複」といった項目を決めておきます。

詳細

解決した場合は、どういう対応をしたのか?未対応の場合は、なぜ未対応なのか?といった詳細を記入します。

備考・関連No

問題の備考、関連する課題のNoなどを記入します。

エクセルで物足りなくなったら課題管理ツール

エクセルでの課題管理は、カスタマイズのしやすさ、項目を自由に作成できるなどメリットは大きいです。

しかし、課題に対する履歴を追うのが難しい、添付ファイルを付けられない、そしてなにより複数人での共有が難しいといったデメリットもあります。

エクセルで課題管理することのメリット・デメリット

チームの人数が増えて管理が難しかったり、課題管理に慣れてエクセルではできない機能が使いたい場合はクラウド型の課題管理ツールを使うといいでしょう。

課題管理ツールでおすすめなのはBackLogです。私もSE時代に何度もお世話になったツールですが、とにかく機能が充実して使いやすいです。

backLogの管理画面

エクセルではできなかった、履歴の追跡や添付ファイル、画像貼り付け、GitHubでの管理、ガントチャート機能など豊富な機能で、まず不満がありません。

当然、機能が多すぎる場合は課題管理だけにフォーカスすれば使い方は簡単です。

1プロジェクト10人まではフリープランがあるので、とりあえずオンライン型の課題管理を試してみたいという人にはいいツールです。

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