業務フロー図のアイキャッチ

業務フロー図といえば、仕事の手順や業務の流れを決められた図形を線で結ぶことによって表す図です。既存の業務を整理して、わかりやすい業務フロー図が書ければシステム開発をする上で非常に役に立ちます。

しかし、最初はなかなかうまく書けないという声も多いです。

そこで、この記事では業務フロー図の上手な書き方と作成に便利なテンプレートを紹介します。最後には、エクセルやパワポ以外の業務フロー図を作成する便利なツールも紹介しますので、是非わかりやすい業務フロー図を作成してみてください。

業務フロー図の書き方

業務フロー図を書くための方法については、いくつかあるので絶対にこうしなければいけないというやり方はありません。業務フロー図を書くために大事なのは

この図を誰が見るのか
どの業務の図を書くのか

という2点だけをしっかりと決めてください。

例えば、要件定義用の業務フローなら、ユーザーに確認してもらうためアイコンを使ってわかりやすい概略図を書くことが求められます。

基本設計の段階でプログラミングのために必要な業務フロー図ならアクティビティ図やUML図を使った詳細な業務フロー図の方が適しているかもしれません。

このように相手と目的によって、どのように書くのか、どの程度詳しく書くのかが定まってきます。

業務フロー図で使う記号

まず初めに業務フロー図を作るときに使う記号です。業務フロー図を作るときの記号については、いろいろな種類がありますが、この記事では一般的に使われることが多い、JIS規格の記号について紹介します。

エクセルやパワーポイントでも「図形」の中にこのフローを書くための記号が標準で入っているので便利です。

挿入→図形→フローチャート(下図)

 
エクセルにはフローチャート図形が入っている

業務フロー図を書く5ステップ

業務フロー図を書くときに以下のようなステップを踏むと書きやすくなります。

1. 業務フロー図の定義を決める
2. 業務に必要な部門を設定する
3. 業務に必要な処理をおおまかに決める
4. 処理を線でつなぐ
5. 詳細が必要な部分を増やす

1. 業務フロー図の定義を決める

業務フロー図を書くためには、まず誰に向けて、何を目的として書く決める必要があります。 ユーザーに向けてなら、詳細を簡略化した概略を、製造に使うなら製造に必要な詳細な業務フローが必要になってきます。

目的を定めると、どの部分まで業務フロー図を作成すればいいか決めることができます。目的を定めないと、不要な処理を多く書くことになるので、時間がかかったわりには、わかりにくい業務フロー図になってしまいます。

2. 業務に必要な部門を設定する

次に、その業務を行うのにかかわる部門を設定します。営業部門と製造部門だけなのか、顧客、営業、総務、配送といった複数の部門をまたぐ処理なのかで業務フロー図のフレームがかわってきます。

業務フロー図のステップ2:業務を区切る

部門をまたがない処理の場合は、この区切りは必要ありません。

3. 業務に必要な処理をおおまかに決める

いきなり処理を書いてしまうと、全体がどのようになるかわからなくなるので、最初は下書きに必要な処理を書いてどのような全体像になるか把握しておきます。

その際、初めから細かくしすると効率が悪くなるので最初はおおまかに処理を決めてA41枚に収まるようにフローを考えます。大まかな処理が決まったら、実際に処理を図に入れていきます。

4. 処理を線でつなぐ

処理を配置したら、各処理を線でつないでいきます。その際に、業務の流れとデータの流れは別の線を使用します。通常は、処理の流れを実線、データの流れを破線で表現します。

フローの処理を線でつなぐ

5. 詳細が必要な部分を増やす

これで一通りの業務フロー図ができましたが、特に説明が必要な箇所や詳細を記載した方がいい部分は処理の流れを増やします。わかりやすい図を書くことはもちろんですが、目的を達成できる図にすることはもっと大切です。

わかりやすい業務フロー図を書くコツ

業務フロー図を書くときに以下のような点に気を付けるとわかりやすい図を書くことができます。

・フローが交差しないようにする
・部門を跨いだり、顧客のやり取りが発生する場合は分ける
・最初は大まかに、必要があれば詳細を書く
・A4用紙 1枚に収めるように工夫する

フローが交差しないようにする

フローが交差すると処理の流れをつかみにくくなります。どうしても交差する部分がでるのはしかたありませんが、できるだけ配置を工夫して交差しないように心がけるだけでもわかりやすさが変わってきます。

わかりにくい交差した業務フロー図

部門を跨いだり、顧客のやり取りが発生する場合は

1部門だけで処理が簡潔する場合は不要ですが、部門間での処理や顧客とのやりとりが発生する場合は、部門別にエリアを区切るとわかりやすくなります。処理の区分については、必須ではありませんがわかりやすくなる場合は入れた方がいいでしょう。

業務フロー図では部門別に区切る

目的のために必要な処理だけを書く

結構やりがちなのが、業務フロー図をしっかりと書こうという意識が強すぎて、あまり業務に必要がない部分まで細かく書いてしまうことです。業務フロー図の主目的は全体の流れを把握することなので不要な部分を細かく書きすぎると逆にわかりづらくなってしまいます。

A4用紙 1枚に収めるように工夫する

業務フローが多くなってしまってもできるだけA4用紙1枚に収まるように処理は10前後で記述するとわかりやすい業務フロー図になります。ごちゃごちゃと多くの記号を入れた方が、なんだかすごそうに見えますが概略を把握するために、できるだけ不要な処理は省いた方がスッキリとした図になります。

業務フロー図のエクセルテンプレート

業務フロー図を作成するためのフレーム部分のエクセルテンプレートをダウンロードできるようにしました。

以下の画像では参考の記号のサンプルが表示されていますが実際には印刷されないように範囲からはずしてあります。

サンプルの業務フロー図

サンプルの業務フロー図をダウンロードできます。記号だけのシンプルな業務フロー図と記号にアイコンを混ぜた、若干プレゼンやユーザーに説明することを意識したバージョンの2種です。

業務フロー図の作成ツール

エクセル、パワーポイント以外の業務フロー図を作成できるツールを紹介します。

エクセルやパワーポイントでは、処理の線が扱いにくい、図形以外のアイコンを使用したい場合は自分で調達しなければならないという欠点もあるので、以下のツールで作成した方が効率がよくなる場合もあります。

オンライン(クラウド)で使えるツール

オンラインで業務フロー図を作成できるサービスは以下のようなものがあります。使い勝手は、ローカルのソフトの方が高いですが、チームで共有したり、テンプレートが豊富だったりと便利な機能も多いです。

Googleスライド

図形の業務フローを作成するなら、Googleスライドが無料で簡単にできます。作図ツールなので、図形描画、線を引く、図形を揃えることが非常に簡単にできます。googleアカウントを持っていればすぐに始められるのでとりあえず簡単なフローチャートを作りたいという場合に適しています。

https://www.google.com/intl/ja_jp/slides/about/

LucidCahrt

豊富なフローチャートの種類と図形、テンプレートが魅力のオンラインツールです。フローチャート専用テンプレートや、フロー図記号一覧ガイド、フローチャートの基本作成ステップ&書き方ガイドなども提供しコンテンツが豊富です。ユーザー1名までは無料で使用できます。

https://www.lucidchart.com/pages/ja

draw.io

とにかく、サンプルやテンプレートが豊富なのでどのように業務フロー図を作成すればいいのかイメージがわきやすいです。PNG、SCG、PDF、HTMLなど豊富なエクスポート機能もあるので作ったけど展開できないといった悩みも不要です。

https://draw.io/

Cacoo

Cacooも業務フロー図のテンプレートやサンプル、図形の種類も豊富です。フローチャートの他にもワイヤーフレーム、AWS構成図、マインドマップ、組織図などのテンプレートと図形が多くあり、いろいろな用途で使用できます。

https://cacoo.com/ja/home

ローカルPCインストール型

最近ではオンライン型が主流ですが、やはりローカル環境でしっかりとした業務フロー図を作成したいという場合には以下の2つのツールが簡単で効率がいいです。

もちろん、エクセルやパワーポイントでも業務フロー図は書けるのですが、以下のツールはフロー図を描くのに特化しているのでアイコンが豊富だったり、処理の流れを示す線が引きやすいといった特徴があります。

Viso

ローカルで業務フロー図を書くならMicrosoftのVisoが有名です。エクセルやパワーポイントよりも、図を書くことに特化しているので簡単に作図することができます。

https://products.office.com/ja-jp/visio/flowchart-software

Edraw

Edrawは、200種類以上のダイアグラムを作れるツールです。簡易的な業務フローから、アイコンをつかったビジュアルなものまでレベルに合わせて使用できます。特にアイコンの種類が豊富にあるので、自分でアイコンを探す手間が省けます。体験版は15日間無料で使用できます。

https://www.edrawsoft.com/jp/process-flow-tool.html

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