履歴書を企業に送る際には、送付状(送り状、添え状)を付けることがマナーとなっています。採用担当者は、応募者に一般常識があるか気にすることもあるため基本的な書き方はマスターしておきましょう。
この記事では、履歴書の送付状の書き方や注意点について紹介します。テンプレートも登録不要・無料ダウンロードできるので、ぜひ活用してください。
履歴書に付ける送付状とは
履歴書を郵送する場合、送付書を同封します。送付書は、「誰から」「誰に」「何を」「どのくらい」送付したのかをひと目でわかるようにするためです。
企業の担当者は、多くの郵送物を処理するため送付状がないと内容や宛先を確認する手間が多くなるため、企業間での書類などのやり取りには送付状を付けるのがマナーとなっています。
履歴書送付状の書き方
送付状には、決まったフォーマットはありませんが書いておくべき項目がいくつかあります。
送付状の基本構成
- 宛先
- 日付
- 署名
- 件名
- 記書き
会社名と担当者の部署と氏名を記載します。担当者名が分からない場合は「採用ご担当者様」とします部署宛の場合は敬称を「様」ではなく「御中」にします。（例：人事部御中）
履歴書を書いた日ではなく郵送(投函)する日付を記載します。西暦、和暦でもどちらで書いてもかまいませんが、履歴書や職務経歴書など他の書類と統一してください。
自分の署名は宛先よりも下の段に記載します。「郵便番号」「住所」「氏名」を記載します。また、必要に応じて、「電話番号」、「メールアドレス」などを記載しておきます。
件名はなくともかまいませんが、書いておいた方が相手にわかりやすいです。用件にあわせて「書類応募の件」「履歴書の送付について」「応募書類の送付につきまして」など記載します。
本文には、頭語(拝啓)、時候の挨拶から始めます。時候の挨拶は必ずしも必要ではありませんが、書いた方が担当者に丁寧な印象を与えます。
挨拶の後には、応募の経緯や志望動機を簡潔に書きます。熱意のあまり長い文にすると読まれないどころか悪い印象を持たれる場合もあります。目安ではシンプルに3～4行程度にします。
最後に何を送るのか、面接をお願いするのかといった用件を書いて結語(敬具)で終わります。
本文の下に書く、記～以上には実際に送付する書類について箇条書きで記載します。
履歴書送付状のテンプレート
履歴書送付状の基本知識
履歴書送付状を作成するときに、守っておくべきマナーがあります。以下では送付状の基本的なマナーについて紹介します。
誤字脱字は論外
履歴書や経歴書はしっかり確認するのに、送付状は意外に軽視されがちでうっかり誤字脱字をしてしまうことがあります。会社名、担当者名など間違えないように必ず何度か見直してください。
自己PRは不要もしくは最低限
送付状の目的は、書類を送付した挨拶と概要の説明なので自己PRは基本的には必要ありません。採用担当者も、送付状の自己PRを熱心に読んだり、合否の参考にすることはほとんどないため、
送付状の自己PRに力を入れるぐらいなら、履歴書や職務経歴書を充実させる方がはるかに意味があります。
送付状はパソコンで
送付状は、手書きでもパソコンでもどちらでもかまいませんが、パソコンで作成した方が読みやすいためパソコンで作成する人が多くなっています。
手書きの方が、目立つのは確かですが、送付状で目立つよりもしっかりと面接や履歴書の内容でアピールした方が採用の可能性は高くなります。
送付状はA4用紙1枚にする
送付状は、A4用紙1枚にまとめます。用紙が2枚になるような長い挨拶文や自己PR文はかえって失礼になります。自己PRや要望などは履歴書に書くようにしましょう。
持参する場合は送付状は不要
企業へ履歴書を持参する場合には、送付状は不要です。送付状の目的は、書類を郵送する場合に同封する書類であり、対面で渡せない場合の替わりとなるためです。
履歴書を直接渡す場合は、汚れを防ぐため封筒かクリアファイルに入れて持っていきます。
