web給与明細の選び方

給与明細は、どの会社でも発行していますが紙での給与明細を廃止してWebの給与明細に切り替える企業も増えています。

Webによる給与明細には、メリット、デメリットがあるため必ずしも必要ではありません。

では、Web給与明細は「どのような企業だと導入するメリットが大きいのか」「どのような製品が提供されているのか」を解説していきます。

Web給与明細とは

Web給与明細とは、従来は紙で配布していた給与明細をWebブラウザやPDFで作成し従業員に提供(もしくは自ら閲覧)することです。

給与明細を電子化することで、メールや企業SNSなどで給与明細を配布することができるので、業務のスリム化や簡略化が可能になります。

最近では、コロナの影響でテレワークを行う企業が増えているのでいちいち給与明細を郵送する手間や、郵送費のコスト削減ができるので注目されています。

Web給与明細システムの機能

Web給与明細は、単に給与明細をWebで表示するだけでなくいままで使っていた給与ソフトとの連携やインポート、帳票をオリジナルのデザインにする機能などが付随しています。

給与データのインポート

給与明細システムは、給与計算ソフトと一体になっているものや、給与計算ソフトからデータを取得してインポートするタイプのものなどがあります。

給与データをCSVなどのフォーマットでインポートすることでいちいち手で従業員の給与を手打ちすることなく給与明細を簡単に発行することができます。

帳票のカスタマイズ

実際に表示する給与明細のレイアウトは、ほとんどのシステムで自由にカスタマイズすることができます。手当の種類など企業によって、必要な項目や不要な項目が異なるので自社に合った明細を作成します。

賞与や源泉徴収への対応

Web給与明細システムの多くは、月次の給与だけでなく賞与や源泉徴収票の発行にも対応しています。賞与も含めた明細がすべて確認できるでの、手作業で計算することなく年間の給与額や控除額がすぐに確認できます。

セキュリティ対策

ネットに接続されている限りは、セキュリティのリスクがないといえません。Web給与明細システムでもセキュリティを重視した設計になっており、安全に運用できる機能が施されています。

拡張機能

給与明細システムでは、給与の明細を表示するだけでなく出退勤の管理機能、多言語対応

Web給与明細を導入するメリット

Web給与明細を導入することで大きなメリットが得られるため、多くの企業が導入を検討しています。

ペーパーレス化

今まで紙媒体を使用していた給与明細をWebやPDFにすることで、ペーパーレスを実現することができます。小さな会社ではさほどメリットは感じないかもしれませんが、従業員が増えれば増えるほど多くの給与明細を紙で発行しなければなりません。

コストダウン

給与明細を紙で発行すると、紙代、印刷代、それを作るための従業員、郵送費などが必要です。Web給与明細にすることで、これらの物理的なコストがなくなるので大幅なコストダウンになります。

管理のしやすさ

従業員それぞれの明細をシステムで管理できるので、税額の自動変更、従業員からの問い合わせや管理が楽になったり、給与作成時の数字の打ち間違いといった単純なミスをなくすこともできます。

対応が簡単になる

過去に発行した給与明細の再発行や、以前のデータの検索など給与明細をすべてデータ管理することで帳簿を探す手間や従業員からの依頼をスピーディにこなすことができます。

受け取る従業員にもメリットが

給与明細を電子化することで企業だけでなく、従業員側にもメリットがあります。

給与明細の管理の手間を削減
紛失等のセキュリティ向上
明細をいつでも確認できる

上記のように従業員側の圧倒的なメリットは給与明細を管理する手間が省けることです。多くの人がもらった給与明細を見て捨ててしまう、もしくはどこかに紛失してしまいます。もらった給与明細は丁寧に保管しているという人でも、何年も経てば給与明細の保管場所に困ってしまいます。

Webなどの電子化された給与明細なら、保管場所に困らず検索も容易なので過去の給与明細をいつでも確認できるようになり便利です。

Web給与明細を導入するデメリット

管理やコスタダウンなど企業にとってメリットが多いWeb給与明細ですが、当然デメリットもあります。一般的に以下のようなことがWeb給与明細のデメリットといわれています。

導入コストがかかる

給与明細システムのコストは当然かかりますが、それを運用するための経理社員の運用コスト、各従業員に仕組みが変わったことの教育コストといった会社の仕組みが変わることに対するコストがかかります。

発行の手間が増える可能性がある

給与明細は、会社の一存ですべてWeb化にすることができず、切り替えるときに従業員の同意が必要になります。そのため、Web化を受け入れず従来どおりの紙での配布を希望する人も出てくることが予想されます。その場合は、電子化の給与明細に加えて従来の紙での給与明細を発行する必要があり、逆に手間が増えてしまったということが起こるかもしれません。

セキュリティへの不安

システム化するということは、パスワードが漏れてしまって各社員の給与が漏洩する危険があります。各給与明細システムには当然セキュリティ機能がありますが、運用する人次第では簡単に盗み見られてしまうリスクは常につきまといます。

デバイスがない従業員への対応

給与明細をWebで配布するということは、それを閲覧するためのパソコンやスマホといったデバイスが必要になります。パソコンもスマホももっていないという人は少ないと思いますが、絶対にいないとも限りません。そういったデバイスがない従業員に対しても何らかの対応をしなくてはなりません。

Web電子給与明細システム

Web電子給与明細システム各サービスの特徴や提供している機能、価格などを比較します。

オフィスステーションWeb 給与明細

ジョブカン 給与計算

マネーフォワード クラウド給与

Workcloud

i-Compass

SmartHR

ペイルック

e-navi 給与明細Web

Payslip pro

Web給金帳 Cloud

Web給

Hi-Per BT モバイル給与

モバイル給与明細配信サービス

Web給与明細システム

PAY-CHECK

IEYASU給与明細

クラウド給与明細 スマ給

フォーカス給与明細クラウド

Web電子給与明細の選び方

Web給与明細のシステムは、いろいろな製品が提供されているためどのシステムを選んだらいいのか選定が難しいでしょう。どのようにシステムを選んだらいいのか選定のヒントを紹介します。

試用期間

給与システムを導入しても難しすぎて使いこなせない、使ってみないとイメージがわかないということもあります。30日程度の試用期間があれば、使用イメージや導入時の使い勝手などもわかります。

コスト

初期費用やランニングコストがどのぐらいかかるかは、選定の際の最重要ポイントです。無料のシステムもありますが、サポート費用がかかったり、有料の方が自社の要望に近かったということもあります。価格だけではなく、総合的に判断する必要があります。

連携できる給与ソフト

すでに給与システムを導入している場合は、連携できるか、データのやり取りをどうするかが選定のポイントになります。

従業員への承諾

給与明細を電子化する場合、従業員から承諾を得る必要があります。従業員が少ない場合はあまり問題になりませんが、従業員が多い企業の場合は、承諾の案内と回答の取りまとめだけで多大なコストがかかります。

システムによっては、システムに登録する際に承諾を求める仕組みがあるため選ぶ際に検討する事項かもしれません。

その他の必要な機能

各システムには、対応するデバイスや付加機能が微妙に異なる場合があります。利用できるブラウザやスマホでの利用、紙での出力、SNS機能、データのバックアップなど必要と思われる機能が搭載されているシステムを選ぶ必要があります。

給与明細を電子化する手順

では実際に給与明細を電子化するにはどのような手順で行えばいいでしょうか。単純にシステムを組み込んで、従業員に告知するだけではあまりに乱暴です。特に給与明細を電子化するためには従業員の同意が法的に決まっているので慎重に進めなければなりません。

1.給与明細を電子化するメリット・デメリットを検討

給与明細を電子化するには、少なからずコストがかかります。システム費用だけでなく、システム導入の時間的コストや仕組みややり方を学ぶ時間的なコストなどもあります。

それだけのコストを掛けてまで電子化を行うメリットがあるのかをメリット・デメリットをふまえて検討します。

2.給与明細の電子化を従業員に告知

給与明細の電子化においては、全従業員の同意が必要になります。そのため、電子化を行ったはいいが従業員の同意が得られないとなると電子化に費やしたコストが無駄になってしまいます。

電子化を行う計画の段階で従業員に電子化のメリットを記載した案内状を送付することで同意が得られるように準備をしておきます。

3.同意を得られない従業員への対応を検討

給与明細の電子化にどうしても同意が得られない場合は、従来どおり紙で給与明細を発行するのか電子化自体を中止するのかを検討します。

4.給与明細システムの検討

従業員の同意が得られ給与明細システムを導入すると決まった場合は、どのシステムを使用するのか検討します。各社から提供されている給与明細システムにはそれぞれ特徴があるので、何を重視するのかを決めて検討していきます。

5.給与明細システムへの設定・準備

どの給与明細システムを使用するか決定したら、システムの準備や自社用に設定を行います。以前から使用している給与ソフトの連携や配布の方法、過去データの扱いなど設定する項目は給与明細システムによって異なります。

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